La preparación de pedidos paso a paso

Vamos a describir cómo se planifica y ejecuta el proceso de preparación de pedidos, qué medios se pueden utilizar y cómo mejora la tecnología el picking.

Desde el punto de vista operativo el picking supone:

1
Alrededor del 70% de tiempo de trabajo en los almacenes.

2
Una media de 4 empleados trabajando exclusivamente (almacén medio en pequeñas empresas).

3
Cerca de un 75% de los errores que se producen en un almacén.

Desde el punto de vista del proceso, el picking supone el proceso más costoso en ejecución y más relevante a la hora de formalizar KPIs de desempeño tanto ante el cliente como en la propia explotación de la empresa.
Es obvio que si estamos ante un proceso tan relevante, este debe planificarse y ejecutarse de manera estructurada y con los recursos adecuados.

Veamos una descripción funcional de un proceso de picking convencional y sus posibilidades de mejora.

Fases del proceso del picking

De manera general se puede dividir la preparación de pedidos en 4 fases (Ilustración 1).

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Fase 1: Planificación y ordenes

En esta fase se pueden distinguir, por un lado la planificación y por otro las ordenes de pedido a preparar.
La planificación, que será un concepto fijo de cómo hacer el picking o con un protocolo de trabajo que requiere una organización previa y que nos va a servir para determinar cómo se realizará el proceso, de que parte se ocupa cada quien y de las directrices de comprobación, calidad y registro que serán necesarias para garantizar un picking fiable.

Por otro lado, en la 1ª fase y ya a nivel operativo, la recepción de la orden de pedido o orden de picking iniciará el proceso de preparación, que antes habremos planificado.
Una orden de picking consiste en un documento interno donde se refleja el pedido de un cliente que tenemos que preparar y que debería informar al preparador de conceptos como:

  • Tipo o referencia del articulo (nombre, número, fotografía o ilustración, etc.)
  • Ubicación exacta del articulo en el almacén (pasillo, estantería, nivel, posición, boca, cajón, portal, etc.).
  • Numero de unidades a extraer.
  • Referencia o número de pedido.
  • Datos relativos a la preparación, observaciones, etc.
  • Datos relativos al transporte o expedición.

También señalaremos que la orden se puede completar con conceptos como:

  • Número de artículos en existencia (en cada posición), de esta manera facilitamos un inventario continuo.
  • Apartado de verificación de calidad o conformidad.
  • Apartado de identificación del operario.

En función de la organización de cada almacén o de la cantidad y frecuencia en la salida de pedidos o del número de artículos en el pedido, se pueden expedir ordenes de picking para un solo pedido o para varios y pueden ser completados por un operario o varios.

En este sentido y como mejora, introduciremos el uso del SGA o ERP como facilitador de estas operaciones. Estos softwares automatizan parte del proceso de picking ayudando a ubicar la mercancía y luego a prepararla señalando al operario las instrucciones exactas para completar el pedido.
El ERP o SGA se puede aplicar en la preparación de pedidos manual o con sistemas automatizados del tipo Pick-To-Light

Fase 2 y 3: Ruta de recogida y extracción de artículos

En esta parte del proceso se consume la mayor cantidad de tiempo.
El operario tiene que ir extrayendo los artículos descritos en la orden, buscándolos a lo largo del almacén, para ello se debe definir un ruta de recogida que cumpla con las siguientes condiciones:

  • Que sea una ruta donde no se pase dos veces por el mismo sitio.
  • Que sea una ruta corta, es decir con la menos distancia posible.
  • Que sea una ruta rápida, intentando que el consumo de tiempo sea razonable.
  • Que sea una ruta que facilite el acceso a la mercancía.

Es necesario hacer constar que en esta fase es donde más errores se producen, ya sea por que el operario se confunda de artículo o de número de unidades, como que se extraigan artículos dañados, bloqueados o se dañe en el proceso.
Por otro lado, el error puede venir de la confección de la orden, que esta contenga errores respecto al pedido original, que las ubicaciones dadas no se correspondan con las físicas o existan errores en el inventario.
Finalmente, la extracción de artículos se debe realizar con los recursos adecuados y el operario debe preparar estos: carro de picking, pistola de lectura de códigos, plataformas elevadoras, carretillas o escaleras, cajones o cajas, etc.

Como mejora insistiremos en el uso de tecnología mencionada (ERP y SGA) y en especial debemos mencionar a los sistemas guiados por luces o Pick-to-light (Imagen. 2), como ejemplo del uso conjunto del ERP o SGA y este sistema que automatiza el proceso de localización y extracción de artículos, elevando la productividad a niveles entre un 40% y 200% con menos recursos.
Por medio de leds, el operario visualiza rápidamente la ubicación y por medio de un display ve el número de unidades a coger y confirma la extracción.
Cabe destacar la enorme capacidad de trabajo de estas instalaciones para absorber impactos en la actividad como los vividos con el COVID19 donde se reducen las plantillas y la demanda sufre fuertes fluctuaciones, los sistemas Pick-to-light son grandes soluciones como las que ofrecen especialistas como Electrotec y que nos describen en su web.

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Fase 4: Preparación para la expedición

En esta fase final consolidaremos el pedido conforme a las instrucciones y los sistemas de consolidación y embalaje que tengamos previstos.
En esta parte toman protagonismo las tareas de:

  • Comprobación de la mercancía: tanto de cantidades como de estado de los artículos, referencias, colores, tallas, etc. de manera que completemos el trabajo de verificación que tendríamos que haber hecho ya durante la fase anterior.
  • Consolidación para envío: protegeremos la mercancía en el interior del embalaje, cerraremos y etiquetaremos las cajas y finalmente realizaremos las operaciones complementarias como el pesado, volumen, etc.
  • Expedición: en este caso, básicamente se trata de colocar la mercancía en la playa de carga para que se la lleve el transportista que tenga programada la recogida.

A nivel de mejoras, igualmente insistimos en el uso de ERP y SGA para mejorar la gestión del almacén y del picking en general y la adopción de protocolos con las agencias de transporte para la recogida de la mercancía.

El proceso de preparación de pedidos no tiene por que ser complejo si se articula un protocolo y se revisan los KPI relativos al la calidad y desempeño.

Por otro lado, los sistemas automatizados en instalaciones de almacén y el software ponen a la empresa, a medio/largo plazo, en una posición competitiva, está demostrado.

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Jose Carlos Gisbert

Consultor y formador en el área logística

Autor y experto en logística e ecommerce

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