Gestión de equipos en el almacén y personal de logística, las claves

La gestión de equipos en el almacén de por sí ya es complicada y si a eso le añadimos las necesidades operativas de los entornos logísticos, la tarea de formar un equipo competitivo y productivo se convierte en todo un reto.

En este post vamos a ver cómo se gestiona un equipo en entornos logísticos, junto con los diferentes determinantes o claves que nos ayudarán a estructurar un entorno de trabajo competitivo y a la vez cómodo para los integrantes del equipo.

En primer lugar, tenemos que decir algo que parece obvio pero que es uno de los principales motivos por los que un equipo no funciona, la motivación.

Podemos llevar a cabo cambios en la estructura del equipo del almacén, podemos intentar implantar sistemas o metodologías de gestión de equipos o de productividad, podemos idear multitud de planes y sistemas para que todo funcione mejor, pero si el equipo no está motivado, no tenemos nada.

Para que un equipo obtenga la motivación suficiente que haga que tire del carro todos los días necesitamos una estructura u organización en la que el equipo puedo trabajar de manera automática, competitiva y siendo consciente de que existe una manera concreta de trabajar, para ello es importante que analicemos las siguientes claves:

Organización del trabajo

La primera regla fundamental para que un equipo funcione: organización

La estructura organizativa del trabajo es la clave, cada integrante del equipo debe conocer cuál es su rol dentro de la organización y saber perfectamente cómo llevar a cabo su trabajo, un equipo que no tiene una estructura o una organización de trabajo es como un conjunto de pollos sin cabeza que dan vueltas por el almacén sin lograr ningún objetivo.

En primer lugar, debemos tener claro cuál es el organigrama del departamento y qué posición ocupa cada integrante del equipo en este organigrama, veamos un organigrama tipo de cualquier almacén.

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Organigrama básico de un almacén. Fuente: EP

Con este con organigrama determinaremos ante quién se responde cada cual ante la resolución de los problemas que puedan surgir, parece obvio, pero en muchas ocasiones la falta de estructura y liderazgo impide que los integrantes del equipo sepan realmente a quien dirigirse y en consecuencia trabajen bajo su propio criterio que nunca será el mismo que persigue la empresa, siempre es bueno tener una referencia.

La organización del trabajo también tiene que ver con la gestión de las diferentes tareas que se deben ejecutar de manera ordenada junto con los permisos o turnos a los que tienen acceso los trabajadores.

La gestión de los Recursos Humanos en este aspecto tiene que ser equitativa, respetuosa con la ley y alineada con los objetivos de la empresa, por lo tanto, las personas que trabajen en un almacén deben conocer la estructura jerárquica del equipo, el trabajo de cada uno, cómo está este trabajo organizado y cuál es el sistema de trabajo de la empresa, es decir, sus costumbres, protocolos, sistemas de trabajo, tareas diarias, etc.

Objetivos

Sin objetivos no se puede llegar a ningún lado y menos en el estresante mundo de la logística.

Los objetivos guían al equipo hacia una meta determinada, es necesario tener un objetivo sobre el que trabajar de la misma manera que es necesario que exista una recompensa por la consecución de ese objetivo.

Uno de los principales problemas a los que se enfrentan los trabajadores del sector logístico tiene que ver con las remuneración económica, el trabajo tiene que estar pagado en su justa medida y los incentivos tienen que responder a la consecución de los logros, cuando mayores sean estos, mayores serán los incentivos, pero no solo estamos hablando de dinero, existen muchas maneras de fijar objetivos y que la consecución de estos tenga como recompensa la felicitación por parte de la empresa u otras recompensas que no tienen que ser estrictamente económicas.

Es necesario fijar unos objetivos posibles de alcanzar y que estén alineados con los objetivos globales de la empresa y al margen de esto unos objetivos propios del trabajo que se desarrolla, la organización del almacén junto con los objetivos será el sistema de trabajo que todos los días se tiene que completar y que con la motivación adecuada y un liderazgo correcto construirán un equipo competitivo.

Liderazgo y motivación

El liderazgo siempre va acompañado de la motivación

Un líder no solo tiene que ser bueno organizando y gestionando el trabajo, también tiene que ser bueno o muy bueno logrando que el equipo esté motivado, tenga coherencia y los integrantes del equipo tengan un sentimiento de pertenencia, un equipo motivado es un equipo feliz de trabajar en la empresa, con los compañeros adecuados y con el líder.

Existen muchos tipos de líderes, pero solo existe un objetivo, lograr que el equipo trabaje en la misma dirección y consiga los objetivos marcados por la empresa.

El liderazgo sobre la gestión de equipos en el almacén se basa en lograr la coordinación y cohesión de grupo, de manera que todo el mundo trabaje en una misma dirección y con un mismo objetivo, la comunicación es fundamental para que exista una cohesión y salgan a la luz los posibles conflictos que se generan sí o sí en cualquier gestión de equipos, el líder tiene la obligación de conocer y solucionar los conflictos, procurar que el equipo trabaje de manera unida y de localizar aquellos elementos que puedan distorsionar el trabajo.

Comunicación

La comunicación bien entendida tiene siempre un camino de ida y vuelta

Si es solo la empresa o el jefe el que emite un mensaje, no nos equivoquemos, no es comunicación.

La comunicación debe fluir entre las dos partes, la empresa se comunica con los responsables para transmitirles sus objetivos y retos discutiendo la mejor manera de completarlos, los responsables se comunican y debaten con los operarios los objetivos y siempre, ante la duda, prevalece el criterio de la empresa, esto es algo que todo el mundo debe asumir, que se debatan los temas con todos los integrantes del equipo no significa que se les esté pidiendo que discutan los objetivos de la empresas, lo que se les pide es que comprendan los objetivos y debatan cómo llevarlos a cabo de la manera más eficiente para la empresa.

Existen diferentes formas para que los empleados se comuniquen con la empresa ya sea a través de los responsables de cada departamento o mediante otras fórmulas cómo buzones de sugerencias, reuniones generales, actividades fuera de la empresa, concursos de sugerencias, entrevistas personales, actividades de mejora continua, etc.

La empresa debe de entender que la comunicación con sus empleados y el conocimiento que estos pueden aportar a los procesos es simplemente importantísima.

La empresa puede hacer dos cosas, contar con sus empleados y formar un equipo de trabajo competitivo o decirles que hagan lo que tengan que hacer sin discutir, un estilo de liderazgo basado en la no comunicación, yo ordeno lo que tú tienes que hacer y tú lo haces sin rechistar, no creo que sea muy buena idea verdad.

Las formas de comunicación

La comunicación dentro de una empresa puede tener diferentes formas:

  • Comunicación verbal: a través de órdenes, reuniones, etc.
  •  Comunicación escrita: con la que se pueden diseñar sistemas para que el equipo del almacén pueda conocer los diferentes protocolos de actuación, normas de seguridad, protocolos en caso de incidencias o diferentes maneras de hacer las cosas.
  • Comunicación visual: a través de diferentes sistemas o símbolos que indiquen diferentes aspectos dentro de los procesos de trabajo, como señales de peligro, cartelería relacionada con los protocolos de trabajo, carteles informativos, paneles de anuncios, paneles Kanban, etc.

Formación

La formación da alas y herramientas a las personas y equipos

Es importante que cada miembro del equipo sepa exactamente lo que tiene que hacer y también sepa solucionar cualquier problema que pueda surgir y para ello tiene que entender o comprender lo que está haciendo y para qué sirve su trabajo, si no queremos robots, si lo que queremos son personas haciendo su trabajo de manera correcta y solucionando los problemas, que en la logística son muy numerosos y diarios, necesitamos formar de manera adecuada a cualquier persona del equipo.

Todas las personas que trabajan en logística deben estar formadas y conocer el cómo y el porqué de todos los procesos logísticos, de cuál es el sentido de su trabajo, de la repercusión y conexiones que tiene y de la manera de solucionar problemas de manera eficaz, esto solo lo da la formación.


Un equipo formado, motivado, con un sistema de trabajo y un buen líder es un equipo invencible que se enfrentará a cualquier problema logístico en el almacén en producción o donde sea y sacará su trabajo adelante sin problemas.

Pero formar un equipo competitivo no es tarea fácil ni rápida, debemos encontrar a las personas adecuadas, que sean compatibles, que sean capaces de completar objetivos y buscarles un buen líder y motivación.

Quizás pienses que no es necesario tomarse tantas molestias para llevar un almacén, pero si piensas lo contario y crees que trabajar sobre un equipo motivado y competitivo es una prioridad y merece la pena, tus clientes te lo agradecerán, no se lo digas a nadie… un equipo competitivo aporta tanto o más valor a tu producto que cualquier otro atributo y supone una ventaja competitiva en toda regla.

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Jose Carlos Gisbert

Consultor y formador en el área logística

Autor y experto en logística e ecommerce

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