El Picking perfecto, cómo mejorar el proceso de picking en tu empresa.

El Picking perfecto, cómo mejorar el proceso de picking en tu empresa.

El piking es el proceso pegado al cliente.

Es obligado mejorar y rediseñar el picking, uno de los procesos que más recursos consume en el almacén y que es la última frontera antes de salir de nuestro control.

Una historia sobre picking

Te quiero presentar a Jose.
Jose Gallego, es jefe de almacén en una empresa de artículos de importación. A diario recibe contenedores de china llenos de cajas que están llenas de todo tipo de artículos: desde paraguas, juguetes, platos, destornilladores, sabanas, cadenas para perro y un sin fin de artículos hasta cerrar un maestro con más de 15.000 referencias.
Los almuerzos de Jose duran 5 minutos, el tiempo que tarda en engullir un sándwich comprado en la máquina de Vendin, al igual que el café, que se lo toma de camino a los muelles, mientras contesta a una llamada tras otra, la mayoría de clientes que reclaman su pedido.
Desde las 8 de la mañana y hasta, muchos días, las 8 de la tarde el almacén que dirige Jose es un campo de batalla en el que se pelean: los transportistas, operarios del almacén, clientes, administración, el jefe y finalmente Jose que viene a ser una mezcla entre bombero, psicólogo y diana para disparos.
La empresa de distribución de Jose ha tenido la brillante idea de abrir un canal de venta online para profesionales, que pueden realizar compras a través de la web mediante registro previo y con un pedido mínimo, y digo brillante idea en el sentido irónico de la palabra ya que el almacén de la empresa está totalmente fuera de control y esto añade más leña al fuego.
Recordemos que tan importante es controlar la entrada como la salida de mercancías en un almacén y en este sentido Jose es un verdadero artesano, con el ERP de la empresa, tiene relativamente controlada la entrada de mercancías y la salida, pero donde realmente tiene problemas es en la ubicación y preparación de pedidos.
Jose lleva trabajando en la empresa más de 14 años y ha visto como su crecimiento supera el 20% anual. El crecimiento rápido de la empresa ha obligado a Jose a buscar alternativas a las necesidades de almacenaje que ha provocado este crecimiento, acudiendo al alquiler de naves cercanas para aumentar la superficie de almacenamiento, en este contexto, el crecimiento ha sido desordenado y ahora nuestro amigo está pagando las consecuencias.
El pasado mes de febrero ocurrió lo que Jose se temía.
Uno de sus jefes, bajó al almacén visiblemente enfadado y casi al borde de un ataque de nervios, increpó a nuestro protagonista:
–     ¿Qué está pasando en el almacén Jose? He recibido la llamada de Cholloshop, uno de nuestros mayores clientes, advirtiéndonos de que va a cambiar de proveedor y nos va a dejar de lado ya que está teniendo problemas muy graves con sus pedidos. No los recibe a tiempo, hay muchas equivocaciones y le falta mercancía. ¡no me lo explico! Tenemos de todo en el almacén, recibimos 4 contenedores de mercancía todos los días ¿Qué está pasando?
–     Verás Javi- replicó Jose- tengo los almacenes a tope, hemos alquilado otro la semana pasada y ya se nos ha quedado pequeño, los chicos trabajan a destajo para dar salida a todos los pedidos, pero no llegan, preparamos el 75% de los pedidos y nos faltan horas. Vamos dejando la mercancía de los contenedores donde podemos o donde hay hueco y vamos todo lo deprisa que podemos.
–     ¡Arréglalo Jose! Si perdemos a este cliente…-
Jose tenía un problema entre manos, un problema muy grave que empezaba a afectar al nivel de servicio y estaba tan bloqueado como su almacén.
La situación empezaba a afectar también a su vida personal, llegaba a casa preocupado y su mente solo podía pensar en sus problemas laborales restando espacio para su familia y para vida fuera del trabajo (que también la hay…). Amanda, su mujer, estaba preocupada también.
Una tarde en la que ambos se sentaron en el comedor, Amanda le comentó, preocupada por la deriva de la situación:
–     Te acuerdas de aquel Máster de logística que hiciste hace tiempo ¿no te podría ser de ayuda ahora?¿No estudiaste nada sobre eso del picking?
–     Si, me acuerdo -respondió Jose- pero era un Máster bastante generalista y no entraba en detalles sobre el tema del almacenaje… aunque si hubo algo que llamó mi atención, recuerdo que la asignatura de picking era de un profesor que me gustó mucho, voy a mirarlo-
Jose había cursado un Máster hace algunos años y la asignatura de picking era impartida por un profesor que particularmente llamó su atención, por su manera de enfocar la clase y sus ideas, así que decidió contactar con el, lo cual dio como fruto una reunión para hablar sobre el tema.
Jose, estaba compartiendo sus preocupaciones con el profesor mientras tomaban un café en un céntrico hotel:
–     Es difícil hacer un diagnostico desde aquí sin conocer en directo tu almacén – le comentaba el profesor a Jose- pero si te puedo dar una serie de recomendaciones básicas sobre las que puedes ir construyendo un sistema de gestión de tu almacén, con una cierta solidez o, como mínimo, con una cierta base razonable.-
Jose escuchó atentamente toda esta serie de recomendaciones:

Cómo planificar la gestión del picking

Verás Jose, todo proceso, porque el picking es un proceso, tiene un inicio y un final y todo lo que ocurre entre estos dos puntos es la cadena de acciones que forman el proceso. Muchas veces nos limitamos a ver un proceso de manera unitaria, nos centramos únicamente en lo que ocurre dentro de esos dos puntos si tener en cuenta que estos pueden tener más profundidad de la aparente, es decir, hay procesos que se pueden mejorar desde el punto de vista limitado al propio proceso y otros que es necesario ir más allá para encontrar una mejora, y el picking es uno de estos procesos.
Todo lo que ocurre durante el picking es un reflejo de cómo hemos organizado las cosas antes del proceso:
–     Cómo hemos recepcionado la mercancía.
–     Con qué criterios la hemos ubicado
–     Qué facilidades hemos buscado para hacer a la mercancía más accesible al picker.
Si empezamos a pensar en el proceso de picking como un flow que parte desde la recepción de la mercancía, estaremos empezando a resolver tu problema.
Antes incluso de que llegue la mercancía a nuestras instalaciones, debes tener claro que vas a hacer con ella y como la vas a tratar para que sea accesible, localizable y esté controlada.
Tienes que planificar por adelantado anticipándote al flujo de mercancía a diario o mejor semanalmente e incluso mensualmente. Para ello necesitas un plan y tecnología.
Pero antes de nada quiero que asumas cuatro reglas básicas para crear una base sólida sobre la que asentar tu gestión del picking:

Las 4 columnas del picking perfecto

UBEC  Concept PICKING

PICKING MEJORA, JOSE CARLOS GISBERT

Segmentando el proceso: es necesario basar el diagnostico de tu picking en cuatro áreas que surgen de segmentar en función de la importancia de cada una para realizar un picking básico:

1.UBICACIÓN: Se puede hacer Picking en un almacén caótico, si somos Amazon , de lo contrario difícilmente. Con este concepto, se hace referencia a la organización de las mercancías en el almacén, a su ubicación, accesibilidad, control y estado. Si es importante mejorar los tiempos de preparación de pedidos, más lo será que las mercancías estén localizables y controladas, una cosa sin la otra no puede funcionar, de ahí la importancia de anticipar y prever la entrada de mercancías.
Por lo tanto, tener una excelente base de gestión de stocks, ubicaciones y control de mercancías es una buena manera de asegurarse un Picking rápido y fluido, sin cuellos de botella. Llevar a cabo una gestión de stocks basada en las rotaciones de los productos, puede ser una buena solución.

2. BÚSQUEDA: Cuando el operario recibe la orden de preparación y se dispone a preparar:
¿Tiene una manera concreta y estructurada de proceder?
-No exactamente-
¿Existe un sistema habitual, un SGA u otro tipo de ayuda?
-Si, usamos el ERP con código de barras para entradas y listas de pedidos-
¿Hay algún criterio para definir la creación de las rutas de recogida?
-No, cada operario sabe más o menos donde está todo y se guía por su experiencia-
¿Existe un control sobre los tiempos de preparación y algún cuadro de mando que los analice?
-No-
¿Se realizan diagnósticos con la plantilla, para evaluar y mejorar el Picking?
-No-
Como la mayoría de las respuestas que me has dado son no, este es un buen momento para iniciar cambios y mejorar el sistema. Como has observado, este punto tiene relación directa con cómo se realiza la operación y el sistema de organización que la dirige. No hay mejor bálsamo que la organización, que cada uno sepa lo que tiene que hacer, cómo hacerlo y a quién recurrir.
Cualquier plan de organización o mejora, debe conllevar la integración del grupo de trabajo y la estandarización del sistema en busca de un estándar de trabajo y calidad.

3.EXPEDICIÓN: ¿Qué pasa una vez el operario tiene toda la mercancía encima de la mesa preparada para su consolidación en un pedido? Podemos ser rápidos encontrando y recolectando la mercancía, pero si no somos cuidadosos en comprobar que las referencias, tallas, colores, etc. son las que tiene que ser, que el embalaje es adecuado, la colocación y protección de los artículos es suficiente o la consolidación, da como resultado un palet o caja seguro y etiquetado de manera correcta, tiraremos a perder toda la operación. No deseamos que al cliente le llegue una “caja sonajero” con toda la mercancía dando vueltas. Es en este apartado donde hay que cuidar el aspecto estético del pedido, la impresión que se llevará el cliente al recibir su mercancía: el Packaging, diseño, protección, etiquetado deben ser cuidados, así como la manera de realizar el embalado, proteger cada elemento o tener en cuenta las especificaciones del cliente.

4.CALIDAD: No nos podemos olvidar del seguimiento de los pedidos o mejor de las incidencias, tanto negativas como las valoraciones positivas. No basta con esperar a que ocurra un fallo y buscar al responsable para hacer caer sobre él todos los males del mundo, las personas cometen errores por que los sistemas no funcionan o no existe una manera estandarizada de hacer el trabajo.

Picking Flow, un concepto rompedor

Mira Jose, como la tuya, en muchas empresas se trabaja con el sistema “hago lo que puedo y luego voy apagando fuegos” esto es pan para hoy y hambre para mañana. Me refiero a que cada uno de los procesos que ocurren dentro de un almacén deben tener un sentidoy una estructura, el sentido se lo da el hecho de que el cliente sea el beneficiario de hacer bien ese proceso y la estructura se la da un sistema de trabajo que permite un “Flow” rápido y cómodo de las mercancías a su paso por todos los procesos.

Te dejo esta reflexión (y a ti estimado lector también):

¿Que pasaría si convirtiéramos al proceso de picking en el protagonista de la gestión?

Si construimos el trabajo a partir de este proceso que es el que está literalmente atado al cliente… Te lo dejo a tu reflexión, yo como consultor lo estoy haciendo mira con qué medios: Clic aquí

Destapando los errores en el picking

Otro de los problemas que me comentabas, Jose, era la dificultad que tenias para localizar los problemas derivados del picking, antes de conocerlos a través de las quejas de tus clientes, es decir, cómo prevenir los errores.
En este sentido quiero que tengas en cuenta que por mi experiencia debo enumerarte una serie de problemas que son comunes a este proceso y que te pueden ayudar a centrar el tema y a empezar por algún sitio:

·      Sin stock, literalmente va el operario a por mercancía y… no hay! En esa ubicación no está la mercancía ya sea por que se ha acabado y nadie lo ha reflejado o por que existe un error de introducción de datos en el sistema. Puedes revisar los protocolos (si los tienes descritos) de aprovisionamiento y de gestión de la información.
·      Producto incorrecto: El operario extrae el producto equivocado, ya sea por la falta de claridad en la identificación de la ubicación, producto o referencia, como por el sistema de recogida y clasificación. Puedes revisar la manera en la que identificas los artículos o el sistema de recogida.
·      Errores en el conteo: se extraen más o menos productos de los demandados, en este caso la claridad que ofrece la orden o pedido en cuanto a las cantidades puede ser revisada.
·      Daños en los productos, ya sea por la falta de revisión, como por la manipulación inadecuada. Vamos a revisar el producto antes de ponerlo en el carro de picking y vamos ha manipularlo con precaución.

Como verás son recomendaciones genéricas que se pueden ampliar con las especificas de tu empresa y de esta forma podemos implantar soluciones a medida de cada proceso, incluso si tu empresa está pensando en abrir un ecommerce de cara al público, que en ese caso se requiere de una gestión integral diseñada únicamente para ese tipo de logística, y para ello nada mejor que una consultoría o una buena formación.
Jose, si quieres te dejo mi web Clic aquí y se la pasas a tu jefe, seguro que si hablamos de ello saldrá algo muy positivo para todos.

Conclusiones

Si una empresa, como la de Jose, toma conciencia de que tiene que mejorar de manera continua los procesos, estará más preparada para afrontar los cambios en la logística y en el consumo que estamos viviendo y que serán más rompedores en los próximos años. Sus clientes se lo agradecerán y este será su  elemento diferenciador respecto a su competencia y un motivo estupendo para que los comerciales vayan a ver a los clientes con la cabeza bien alta y seguros de representar a una empresa que no falla.
El picking es el protagonista en esta ocasión, junto con la percepción de la empresa en cuanto a lo importante que es el cliente:

“La gestión de la empresa, es la gestión de sus clientes”

 

Gracias!
linkedin, jose carlos gisbert, blog de logística ecommerceJose Carlos Gisbert 

Director, consultor y formador en FPL Logística

Drones: Tecnología al servicio de la logística.

Drones: Tecnología al servicio de la logística.

ARTÍCULO PROMOCIONADO

¿Has pasado hoy suficiente tiempo con tu hijo? ¿Te has tomado esa caña que tenías pendiente con tus amigos? ¿Has podido ir a correr por el parque?

Diariamente elegimos qué hacer con nuestro tiempo libre. Llegamos siempre a la misma conclusión: tenemos muchas cosas por hacer y muy poco tiempo para hacerlas.

En entornos laborales ocurre lo mismo. Una serie de tareas que deben ser encadenadas de la mejor forma para optimizar el proceso y ser productivos. El tiempo corre y la actividad no puede parar. Las prisas no son buenas consejeras…

En el almacén se llevan a cabo numerosas actividades: recepción de mercancía, registro, almacenamiento, mantenimiento, seguridad, preparación de pedidos, coordinación con departamentos,… Sin embargo, no todas las acciones que se llevan a cabo en un almacén incorporan valor al producto, por lo que debemos minimizar ese impacto.

Quizás estemos hablando de uno de los eslabones más importantes de la cadena logística. El almacén tiene un papel fundamental ya que es clave con respecto a calidad y costes. Con respecto a la calidad porque asegurar la recepción en tiempo y forma de la mercancía es clave para que demos un servicio correcto a nuestros clientes y podamos comprometernos con ellos y generar confianza. Y con respecto a los costes, porque optimizar y gestionar correctamente las compras y las operaciones de recepción y almacenaje es fundamental para no desperdiciar recursos. Una de las tareas que más recursos requiere es el inventario de almacén. La realización del inventario es una tarea ordinaria, peligrosa y gran consumidora de tiempo. Es una operativa compleja, que requiere de grandes números de personas y equipamiento necesario para trabajar en altura. Además, requiere de una correcta planificación, de formación adecuada, de coordinar la prevención de riesgos laborales… El inventario de almacén es sin duda una tarea tediosa, pero gestionar correctamente el stock es sinónimo de garantía.

Drones airvant, innovación logística

Los drones se pueden utilizar en la gestión de inventario de las empresas. La realización de las evaluaciones de inventario con el dron permite a las empresas reducir costos y acelerar todo el proceso, al tiempo que proporciona una información más detallada de la operativa. También aumenta la seguridad en el trabajo, al poder llegar a zonas de difícil acceso y no someter a personas a trabajos en altura.

Considerados como una de las cinco tecnologías disruptivas en almacenes (conjuntamente con la robótica, AVS, IoT y AR/VR), los drones pueden modificar procesos que duran horas, por otros que duran minutos. El objetivo final es aumentar la productividad, la seguridad y ahorrar tiempo en la realización de los inventarios.

Pero, ¿cómo se hace un inventario de almacén con un dron?

Lo vemos con un caso real: almacén con mercancía paletizada en estanterías convencionales. Cada pallet lleva su propia codificación (normalmente un código de barras). En este caso Code128. Capacidad de 18000 m2 y con 8000 posiciones activas. La altura máxima de 12 metros y con la particularidad de que en determinadas ubicaciones se colocan varios productos/mercancía, siempre identificados con código de barras. En esa posición tendríamos que realizar varios picajes, por lo que tendríamos que sumar a las 8000 posiciones (con mercancía o sin ella) aproximadamente 1000 picajes adicionales. En total 9000 picajes.

La realización del inventario y auditoría de la mercancía se realiza con un equipo formado por un piloto y por un operador que verifica el proceso en tiempo real y gestiona el software del sistema.

Mediante el dron, con un dispositivo que contabiliza todo tipo de códigos de barra (QR, lineales, Matrix…), se realiza el picaje de la mercancía, y el operador verifica que la contabilización de la mercancía se está realizando correctamente.

El dron lleva incorporado un dispositivo capaz de leer cualquier tipo de código de barras y la información la integra en un software que genera en tiempo real el mapa de almacén. De esta forma se va imputando para cada localización, la correspondiente mercancía asociada.

El resultado final es un mapa de almacén que se integra en el SGA del almacenista.

El proceso permite también ir contrastando la mercancía que se va picando con la información con la que dispone en el SGA y se chequea, uno a uno, el estado de las localizaciones.

Se realizan aproximadamente 1400 picajes por hora, y es necesario contabilizar los cambios de batería del dron, por lo que hablamos de la realización de un inventario de aproximadamente unas 7 horas para 9000 items, empleando para ello tan sólo a dos personas.

Los buenos resultados se obtienen con las estrategias correctas. En este sentido los drones facilitan información de valor, en muy poco tiempo, para dirigir las acciones hacia los objetivos. Sin duda, los drones son una herramienta poderosa para optimizar el almacén.

Míralo tu mismo !

Cuando vuelvas a pensar en drones, después de ver las aplicaciones industriales que pueden tener, te cambiará el concepto.

 Guillermo Valero 

Guillermo Valero ha estado siempre vinculado al mundo de la innovación. Es fundador de Airvant, empresa que aporta soluciones de almacén mediante el uso de drones . Airvant realiza operaciones que abarcan la planificación, el vuelo, la captura de datos, su tratamiento y análisis para convertirlos en información válida para la gestión del almacén.

www.airvant.com


Cómo innovar en la última milla.Distribución e Innovación

Cómo innovar en la última milla.Distribución e Innovación

LAS SOLUCIONES DE LA ÚLTIMA MILLA AL DESCUBIERTO

Hace unos meses publiqué en Meetlogistics este artículo relacionado con la última milla. Quedó como finalista del concurso de artículos que esta plataforma organizó.

Me gustaría volver a compartirlo con vosotros y además ampliarlo, para que os sea de ayuda e inspiración.

Nada permanece igual, todo se desarrolla y cambia.

En los años 90, cuando empece a formar parte de este mundo logístico. Se estaba terminando de moldear y fraguar la distribución física en España. La estructura era un bloque de servicios entre empresas y transporte, solido y enfocado en el negocio B2B, era evidente que en aquellos años difícilmente se podían prever los cambios de modelo que está experimentando la logística actual.

El cliente particular lo tenia difícil para realizar envíos; podía optar por la compañía Correos y esperar a que el paquete llegase a su destino sin novedad o podía enviar el paquete a través de alguna de las empresas de mensajería de la época lo cual era costoso tanto a nivel operativo, como en tarifas, hasta el punto de ser imposible realizar el envío con estas empresas en la mayoría de las ocasiones. 

Y no digamos la distribución de última milla, en esa época era todo un reto cuadrar las rutas para que los transportistas se metieran dentro de la ciudad y realizaran la entrega domiciliaria, que por otro lado era considerada como un estorbo para el repartidor.

Paquete pequeño, problema grande.

Así era hasta hace algunos años, incluso si hablamos de grupaje, las dificultades para realizar envíos pequeños con unas ciertas garantías y un coste razonable sobre todo cuando se incluía a particulares en la ecuación, era evidente. Las propias empresas de transporte rechazaban determinados envíos y denegaban el servicio por problemas operativos, costes, responsabilidad, y códigos y costumbres empresariales difícilmente razonables.

¡Como han cambiado las cosas!

En este sentido, la irrupción del ecommerce y su transformación en sector estratégico han propiciado que la logística vea la última milla como una oportunidad de negocio, pero a veces, sin renunciar a los viejos modelos.

Los cambios requieren nuevas políticas para su absorción.

A día de hoy, a nadie se le escapa que las cosas están cambiando, de hecho llevan unos años cambiando. Los modelos de distribución han sido cuestionados por el máximo juez y autoridad en el tema: el cliente.

Cuando el cliente te dice que no funcionas puedes hacer dos cosas: ponerte de perfil y esperar a que alguna suerte de milagro te salve o puedes preguntarle al cliente:

¿Cómo puedo hacerte feliz? Y actuar.

Absorber los cambios implica cambiar uno mismo y eso es lo más difícil, el reto más complicado al que se puede enfrentar una empresa, ya sea fabricante o distribuidor.

Muchas veces el problema no está tanto en dar el paso, si no en que estos cambios suceden a una velocidad vertiginosa y cuando quieres iniciar el cambio ya es tarde y tienes que replantearte otra vez cual será tu política ahora, entonces amigo… ahora es tarde.

Son muchos los retos a los que la logística y cadena de suministro se debe enfrentar, cambios y revisiones de sus políticas, sistemas, operaciones y objetivos. Todos ellos motivados por el empuje real del ecommerce, desde el transporte nacional e internacional al transporte urbano y este último se lleva el premio al más estudiado.

La última milla o el último castillo por conquistar

Como si de una gesta medieval se tratara, los operadores logísticos se han lanzado a conquistar el último castillo de la distribución, La última milla. De momento han conseguido ponerle sitio y esperan a las puestas para lanzar sus estrategias contra las murallas.

Esto es una manera de describir lo que anteriormente estábamos observando, la evolución logística y más concretamente el enfoque B2C de la distribución.

Si al principio hablábamos del B2B como bloque consolidado de modelo logístico, el cambio que todos conocemos y que se llama ecommerce, ha provocado la reacción de las empresas más importantes y de las que no lo son tanto, con el objetivo de diseñar y buscar soluciones que den respuesta a la demanda del cliente particular y la empresa online. En el terreno de la distribución se ha mejorado en aspectos como la tecnología, operaciones, software aplicado, manipulación y almacenaje, transporte y grupaje, cross docking, etc.

Pero sin duda, donde se ha producido el choque más traumático entre los dos modelos de negocio es en la distribución urbana. Podemos encontrar soluciones de muchos tipos que buscan mejorar la eficacia de la entrega: taquillas, puntos de recogida o conveniencia, click & collet, etc. Pero ninguno de ellos ha servido para solucionar el complicado problema de la entrega domiciliaria, es posible que estas soluciones sean el reflejo de la incapacidad de los operadores logísticos para dar soluciones razonables a sus clientes y por lo tanto para optimizar este tipo de distribución.

Nuevos retos, nuevas empresas y nuevas soluciones para la última milla.

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Para empezar, no creo que sean los grandes operadores los que puedan dar solución al problema de la última milla, sería como intentar meter un buque de carga en un rio para trasladar los paquetes de un lado a otro.

Estos últimos años están siendo muy prolíferos en la creación de empresas Startups cuya especialidad es, lo adivinas… La distribución urbana. Y lo están haciendo muy bien.

Quizás la solución venga de la parte de creatividad y nuevas ideas, que solo este tipo de empresas pueden aportar. Nacen desde cero, sin pesadas cargas estructurales y con todo un mundo de posibilidades por delante, un nicho de negocio que solo puede hacerse viable a nivel de costes y sistemas, si quien lo diseña es alguien que no tiene tras de si una pesada corporación con pesadas cargas, es el emprendedor que decide construir una canoa a medida y meterla en ese rio, donde el buque de mercancías simplemente no puede llegar, es obvio.

La logística urbana vendrá de la mano de la subcontratación de estos micro operadores, especializados y adaptados al terreno. Por lo tanto, sería interesante ver las sinergías entre estas Startup y los operadores, distribuidoras y empresas.

Quieres saber más, bueno, hablemos de AMAZON

Amazon Logistics

Este es un concepto que tiene dos variables. La primera ya la conocemos, se trata de ofrecer servicios de almacenaje y logística a las tiendas que vendan sus productos a través de Amazon, esta parte no es la que buscamos analizar.

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Imagen de Amazon Logistics

Lo interesante está en la segunda parte de Amazon Logístics, se trata de ofrecer al cliente una experiencia logística con la marca Amazon.

Donde reside la diferencia, básicamente en la distribución urbana y última milla. Amazon está creando una red de pequeñas empresas de transporte fuera de la onda de los grandes operadores, con las que trabajar en el ámbito de la última milla, buscando precisamente lo que te he comentado: la especialización y las soluciones flexibles

No puedo negar que soy un fan declarado de Amazon, se que tiene muchos detractores, pero lo que realmente me apasiona de esta empresa es su capacidad para leer el mercado, anticiparse y ser creativo y este es un claro ejemplo de ello, viene a reforzar mi teoría de que la solución a la última milla pasa por la Pyme innovadora y especializada, relegando a los grandes a la distribución del grupaje y a la manutención pre-entrega.

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Imagen de Amazon logistics web

Conclusiones

Con todo esto podemos adelantar que parte de los espacios vacíos que quedan por rellenar en la logística del ecommerce pasarán por el emprendedor y la startup, ahora tenemos que buscar los hilos adecuados para relacionarnos con estos nuevos sistemas de manera eficaz y crear las redes y partenariados que nos permitan crear relaciones estables y un Know-Know positivo.

Por otro lado, la innovación en todas las áreas de la empresa, será el vehículo que genere la entrada a nuevas oportunidades de negocio y a definir cuales serán los líderes o las referencias en los futuros mercados. La innovación puede venir desde dentro de la misma empresa o colaborando con innovadores, Amazon está en ello.

Prepárate para el futuro, desde aquí te lo contaremos.

 

Jose Carlos Gisbert 

Formador y consultor, especialista en logística ecommerce

Director de FPL Logistica.

 

Cómo integrar las distintas áreas de la empresa 1. Gestión de proyecto.

Cómo integrar las distintas áreas de la empresa 1. Gestión de proyecto.

Integra los recursos de la empresa en la gestión y procesos logísticos, y como refuerzo en la implantación de un proyecto y de los cambios.

Primera parte

No hace mucho asistí a una conferencia en una feria de muestras, en la que se hablaba de gestión de proyectos, previsiones, demanda, gestión de procesos logísticos, etc. Entre los asistentes estaban directores de logística, operaciones, proyecto, etc.

Me llamó la atención que la mayoría ponía el foco en sus departamentos, como únicos eslabones de la cadena, con una misión dificilísima de cumplir y un montón de procesos por mejorar, saqué esta conclusión en virtud de las preguntas que le hacían al ponente, del enfoque de las mismas y de los problemas que se dejaban ver entre lineas.

Esta circunstancia no me resulta desconocida, en muchas empresas que he tenido la suerte de visitar, conocer o ayudar, le separación física y operativa de los departamentos es un hecho común y no digamos ya, el divorcio entre la dirección de los mismos y el personal laboral de base.

Las células independientes

Como si de un organismo vivo se tratase, la empresa, está compuesta de células y cada una de estas realiza un trabajo en concreto, para el cual está especializado, y que contribuye con el mismo al funcionamiento correcto de la empresa. Un organismo vivo al que le fallan las células o estas funcionan en su propio beneficio, es un organismo condenado al fallo continuo y a la imposibilidad de sobrevivir o crecer.

Entonces, por qué nos seguimos empeñando en funcionar de manera independiente, en enfocarnos en nuestros resultados particulares o en pensar que por el hecho de ser un cargo directivo tenemos garantizada la colaboración o la capacidad de trabajo de todos a los que impliquemos en un proyecto. Aveces es la propia empresa la que fomenta este aislamiento con determinadas políticas, otras veces son los propios departamentos que buscan solucionar sus propios problemas o mantener el poder dentro de la toma de decisiones.

En cualquier caso, coincidirás conmigo, en que la coordinación entre departamentos es más beneficiosa que lo contrario. Pero vayamos aún más allá, no hablemos de departamentos o áreas, hablemos de las personas que en ellos trabajan: directivos, auxiliares, jefes, encargados, operarios, ayudantes, etc.

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Cómo evitar el aislamiento e influir en las personas de distintas áreas

La primera tarea que podríamos realizar antes de lanzarnos a un nuevo proyecto, es medir el impacto del mismo en las personas y departamentos, así como testear su capacidad operativa. ¿Correrías en una carrera de coches sin haber revisado, preparado y probado el coche? Muchas veces nos lanzamos a emprender proyectos o cambios en la organización y procesos de la empresa, sin medir antes la capacidad real de las personas y recursos disponibles. Los recursos tienen fácil solución, se optimizan o se adquieren más, pero qué pasa con las personas, si estas no están preparadas o dispuestas a desarrollar el proyecto, no será mejor saberlo antes de iniciarlo; y eso cómo se sabe: preguntando, comentando, haciendo rondas Gemba, etc.Para ello y antes que nada te propongo contestar a una serie de preguntas:

Test de las preguntas incomodas

  • ¿Antes de iniciar un proyecto o mejora, te preguntas si todo el mundo está preparado para realizarlo con eficacia?
  • ¿Antes de iniciar ese proyecto, te preguntas si todo el mundo estará dispuesto a seguirte?
  • ¿Bajas a la arena, donde están los operarios, encargados, conductores, etc. para preguntar, pedir consejo u obtener feedback?
  • ¿Compartes con el resto de departamentos tus intenciones, pero antes de iniciar los cambios, no después?
  • ¿Has diseñado o ideado algún plan de comunicación para comunicarte con el resto del mundo implicado de cualquier manera en tu proyecto?
  • ¿Mides los recursos necesarios en función de su capacidad de adaptación al proyecto?
  • ¿Haces un recuento de las necesidades del personal implicado en cuanto a capacitación, formación, experiencia, disponibilidad, etc.?
  • ¿Crees que las personas deben cumplir con las exigencias del proyecto o les preguntas si pueden o están preparadas, antes de iniciarlo?
  • ¿Te coordinas con el resto de departamentos de manera fluida y continua?

Como verás, son preguntas incomodas porque te hacen pensar más de la cuenta y además, te hacen pensar en cosas que no están aparentemente relacionadas con lo que vas a iniciar. Son preguntas que te hacen salir de tu zona de confort y te obligan a bajar al barro para comprobar de primera mano como a veces hay personas que con menos preparación tienen más conocimientos y aportan más soluciones en un momento de lo que tu eres capaz de pensar y crear en meses de trabajo. Es la experiencia, que en muchas ocasiones se deja de lado, pero que tiene un valor incalculable a la hora de planificar la parte más operativa de un proyecto. No solo la experiencia, el trabajo diario es realizado por personas que en ocasiones nos pueden sorprender por su talento, creatividad, conocimientos, ideas o puntos de vistas distintos. Vamos… una fuente nada despreciable de energía para tu proyecto.

Todo el mundo es importante en un proyecto, desde el director, hasta el operario. Si el operario no saca adelante la parte del proyecto que le toca, el director del mismo tiene un problema y de los grandes, pensar que por proyectar, planificar y ordenar la realización de unos trabajos, estos saldrán correctamente por que los empleados los tiene que cumplir por que es una orden, es ser demasiado generosos con nosotros mismos.

La respuesta a las preguntas

Cuando en el entorno empresarial surge la necesidad de renovar, cambiar o realizar un proyecto nuevo, el primer impulso es crear el diseño del mismo, el planteamiento, la organización, planificación, informes, estudios, indicadores, etc. En este caso, estamos empezando a construir sobre la base de… [    ], pues eso, nada. La base de nuestro proyecto se construye comprobando antes una serie de aspectos y su proyección futura; por eso, preguntarnos si el personal está preparado, formado, motivado, si nos seguirá, si realiza bien su trabajo actual o algo tan simple como: ¿ tenemos suficiente personal para sacar el proyecto y este, está capacitado?

Como he comentado antes, la experiencia es un grado en cualquier empresa, tato la experiencia de gestión como la experiencia operativa o mano de obra, son herramientas que tenemos al alcance de nuestra mano y además son gratis, lo que te puede decir un consultor sobre un proceso, perfectamente te lo puede trasladar un operario que lleva 10 años trabajando en el mismo y sospecho que hasta te lo solucionará bastante mejor. Por lo tanto: consulta, conversa, págate unos cuantos cafés, pregunta antes durante y después del proyecto.

Y que pasa con el resto de la empresa, presupones que te van a seguir sin preguntar o que no van a ser una oposición a tu proyecto, no lo presupongas porque no lo van a hacer, salvo que los impliques, los lleves a donde está la acción, los hagas participes y se sientan valorados e implicados en un proyecto que va a mejorar la vida y el trabajo de todos. Sácalos de su zona de confort, rétalos y convierte al resto de departamentos en tus colaboradores directos.

Ya sabemos donde estamos, y ahora…

Bueno, parece que hemos conseguido un feedback positivo y nuestros departamentos son favorables a colaborar y las personas implicadas están preparadas, motivadas y les gusta la idea de crear un proyecto o realizar cambios. Hemos comprobado que antes de iniciar ese proyecto o cambio tenemos unas ciertas garantías de implantación exitosa a todos los niveles, ahora a trabajar!!

Tenemos que comunicar nuestras ideas, intenciones y el proyecto en sí: ¿Por qué este proyecto? ¿Cómo lo vamos a realizar? ¿Quién hará qué? ¿Cuándo y Donde?

Todas estas y más preguntas se deben responder después de haber trazado un plan de comunicación. Este plan estará dirigido a que todo el mundo conozca cual es el proyecto y sus objetivos, cómo se está desarrollando y lo que supone para cada uno de los implicados el proyecto en el que colaboran, que progreso se está experimentando y como s pueden aportar ideas o discutir las existentes.

La comunicación es básica en todos los niveles y más cuando se trata de poner de acuerdo a distintos departamentos y personas, categorías profesionales, etc. Es necesario comentar que el sentido de la comunicación es ofrecer información que razone el por qué de lo que estamos haciendo y explique a las personas las razones y beneficios de los cambios en el proyecto, que de la oportunidad de debatir y recoger otros puntos de vista o soluciones alternativas y de mantener la motivación usando la comunicación como hilo conductor del proyecto a largo plazo.

El plan de comunicación debe ser orientado en dos direcciones: una comunicación abierta con las partes, departamentos y personas, y una comunicación conjunta en formato reunión general con el fin de promover la participación. Estas dos estrategias de comunicación son el aperitivo a muchas más acciones que se deben planificar en virtud los diferentes objetivos, avances o necesidades concretas así como de la propia gestión del proyecto.

En definitiva para sacar adelante un proyecto o para iniciar la gestión del cambio, antes de iniciar el proceso debemos conocer si es posible realizarlo, si tenemos los medios o si las personas están cualificadas. Tras lo cual iremos al planteamiento del proyecto a nivel organización, usando como herramienta fundamental la comunicación “con todos los participantes”.

En la próxima entrega hablaremos de la integración práctica de los departamentos, la visión del Lean Office al respecto y el valor añadido de la comunicación abierta.

No te lo pierdas, te espero!

Jose carlos Gisbert 

Director, formador y consultor FPL Logística

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¿Tienes socios o proveedores? Logística colaborativa – Outsourcing

¿Tienes socios o proveedores? Logística colaborativa – Outsourcing

Logística colaborativa - Outsourcing, jose carlos gisbert

Lean outsourcing como ejemplo de una colaboración que mueve montañas.

 

Hace tiempo se hablaba de la conveniencia o no de subcontratar procesos, en este caso, Outsourcing para logísticos. Hoy en día la conveniencia se ha convertido en necesidad y en estrategia empresarial.

Quizás la crisis nos ha puesto en el camino del outsourcing, y cosas que hace años ni remotamente consideraríamos en subcontratar, hoy es una estrategia habitual y en esto tiene mucho que ver los propios outsourcers, que se han puesto las pilas y han entendido que la confianza es la base de la subcontratación.

 

Contratar a alguien para que nos haga el trabajo está bien, pero:

¿Nos quedamos ahí?

Nuestros clientes son cada vez más exigentes, tienen más información y más alternativas y todas ellas estupendas y competitivas. Si nuestra idea de la competitividad pasa por ofrecer una experiencia insuperable a nuestro cliente, ¿seremos capaces de transmitir esta necesidad a nuestro partner?

Alineando objetivos.

El lean management es enfoque al cliente y mejora continua, entre otras cosas no menos importantes, y es precisamente esta filosofía la que nos impulsa a mejorar nuestros procesos y, porque no, los procesos de nuestros partners. Dentro de la filosofía Lean son muchos los ejemplos o recomendaciones a cerca de los beneficios del Outsourcing y de su aplicación para mejorar las operaciones sin renunciar al servicio y la calidad

Las políticas de nuestro partener deben estar alineadas con las nuestras para poder ofrecer al cliente una experiencia positiva.

Para ello debemos preguntarnos:

¿Tenemos socios o proveedores?

Un proveedor es una herramienta para conseguir varios objetivos. Un socio es un proveedor que se involucra junto a nosotros para realizar los cambios necesarios con el objeto de mejorar la respuesta ante el cliente, es más que una herramienta, es un compañero de viaje que crece con nosotros y que nosotros debemos apoyar y enseñar a mejorar para que ganemos todos.

La confianza mutua, el trabajo en equipo; el riesgo y las recompensas deben ser compartidas para construir una relación sólida y beneficiosa para todos.

Logística colaborativa - Outsourcing, jose carlos gisbert

Cómo lo hacemos.

Autocrítica y autoconocimiento

Para enfrentarnos al reto de conseguir una colaboración abierta y sólida primero tenemos que saber cómo estamos funcionando nosotros mismos, si nuestros procesos funcionan y si estamos haciendo las cosas de manera adecuada o por lo menos si nuestra manera de funcionar está alineada con lo que espera nuestro cliente de nosotros, antes de enseñar hay que aprender.

Enseñar a nuestro socio, darle el conocimiento.

Y de eso se tratará en ocasiones, de que enseñemos a nuestro socio a hacer las cosas como nosotros las queremos o más bien como las espera el cliente, desarrollar e innovar en este sentido.

Desafiar la organización del socio.

Debemos retar o desafiar a nuestros socios, dejarles que sean parte de la solución y que se impliquen en mejorar ayudándoles y motivándoles, cogiéndolos del brazo y saltando juntos hacia el nuevo reto.

Estamos en un sector muy competitivo y la flexibilidad es vital y todos lo sabemos, pero esto no es aplicable a las empresas rígidas, con organizaciones basadas en su propia satisfacción, con procesos que obligan a que nosotros, sus clientes, debamos contratarlos bajo unas condiciones que solo les benefician a ellos, todo ello totalmente alejado de la flexibilidad y la posibilidad de hacer cambios o negociar. ¿Este es el tipo de subcontratación o de proveedor que te interesa? Creo que la pregunta se contesta por si sola, pero no, definitivamente no.

Elimina o descarta a la organización rígida y egoísta que no te ofrezca un mínimo de colaboración o que sencillamente no se implique contigo o sea inflexible.

Los socios trabajan para el beneficio mutuo, comparten sus ideas y se desarrollan juntos.

Objetivos del Lean Outsourcing

Debemos de enfocar, desde el punto de vista de la previsión y la demanda, la relación con nuestros socios outsourcers  y clientes como alianzas en busca de la optimización de la demanda de los productos en la cadena de suministro, buscando la mejora continua y la eliminación de barreras que nos impidan dar un nivel de servicio excelente y eliminar sobre-stocks, procesos poco flexibles, trabajos que no aportan valor, tiempos excesivos o las faltas de organización, formación o automatización que quepan.

Es un trabajo a medio-largo plazo de colaboración y desarrollo que sin duda ofrece excelentes resultados.

Ponte en la piel de tu cliente e imagina cómo se beneficiaría de la colaboración entre nuestros socios de la cadena de suministro.

En definitiva se trata de forjar alianzas más que contratos comerciales al uso, de tener socios estratégicos que compartan tu afán por ofrecer al cliente un servicio excelente y todo ello con la visión de crecer e innovar; logística colaborativa.

 

jose carlos gisbertJose Carlos Gisbert linkedin jose carlos gisbert

Director de FPL Logística

www.fpl-logistica.com formación in company y consultoría

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