La digitalización ha transformado radicalmente la gestión de la cadena de suministro, almacenes, transporte y empresas en general, con sistemas como el WMS o SGA, TMS y otros softwares especializados que facilitan la eficiencia operativa y ofrecen un desarrollo rápido e integración con todo tipo de sistemas internos y externos, con estos se debe determinar el desarrollo de una ciberseguridad logística.
Sin embargo, esta dependencia tecnológica también ha incrementado los riesgos de seguridad informática, son muchas las noticias que todos los años hablan de ciberataques que afectan a los recursos tecnológicos de las empresas causando perjuicios más allá de esta, afectando a sus clientes y consumidores, la ciberseguridad logística, como parte de este entramado tecnológico, es una actividad estratégica y susceptible de ser atacada, debemos recordarlo siempre.
Los sistemas logísticos son especialmente sensibles ya que están conectados a bases de datos que contienen información sensible sobre los clientes, proveedores, transacciones y contratos, así que la ciberseguridad logística debe enfocarse en la prevención y salvaguarda de estos activos.
Desde un punto de vista práctico, debemos pensar en el daño causado, si se diese el caso de sufrir un ciberataque, una intrusión o alguien de dentro borrase accidentalmente una línea de código o dejara una puerta abierta a los hackers ¿Qué ocurriría? ¿Cómo reaccionaríamos? ¿Qué deberíamos hacer?
A medida que aumenta la digitalización, aumenta el riesgo y los ataques, y las empresas y profesionales debemos tener unos conocimientos básicos enfocados en la prevención, recordemos que un simple archivo en un email puede desencadenar la tragedia.
En este post, analizaremos la ciberseguridad logística y cómo las empresas logísticas pueden proteger estos sistemas contra ataques y fallos tanto externos como internos.
Entender las amenazas y vulnerabilidades
En la gestión de sistemas logísticos como WMS (Warehouse Management System) y TMS (Transportation Management System), es crucial tener una comprensión profunda de la ciberseguridad logística, es decir, las amenazas y vulnerabilidades que pueden comprometer la seguridad de estos sistemas.
Si entendemos cuáles son los peligros tomeremos conciencia de que existen y nos pueden afectar
Estas amenazas pueden ser tanto externas, originadas fuera de la organización, como internas, provenientes del propio personal o de fallos operativos.
Identificar y comprender estas amenazas es el primer paso para establecer un plan de seguridad robusto y efectivo.
Lo primero que debemos hacer es conocer cuáles son las amenazas más habituales y cuál es su objetivo, tanto externas como internas.
Vamos a poner cara a estas amenazas y vulnerabilidades:
Amenazas externas
Ciberataques
Los ciberataques son ataques que provienen de internet, representan una de las amenazas más graves para la ciberseguridad logística.
Los ataques de ransomware, malware y phishing son formas comunes de ciberataques que pueden afectar tanto a individuos como a grandes organizaciones.
El ransomware es un tipo de malware que restringe el acceso a los datos o sistemas hasta que se paga un rescate.
El malware es cualquier software utilizado para acceder a sistemas informáticos sin autorización con el fin de robar datos o dañar redes.
El phishing es una estafa en línea que engaña a los usuarios para que compartan información privada mediante tácticas engañosas.
Son métodos comunes utilizados por los ciberdelincuentes para obtener acceso no autorizado a los sistemas, cifrar datos importantes y exigir un rescate a cambio de la liberación de la información.
En 2017, el ataque de ransomware NotPetya afectó a varias empresas de logística, causando interrupciones significativas en las operaciones de la cadena de suministro y resultando en pérdidas económicas sustanciales.
Accesos no autorizados
Los accesos no autorizados se producen cuando los atacantes aprovechan las vulnerabilidades del sistema para acceder a información confidencial.
Esto puede implicar el uso indebido de credenciales sustraídas o la explotación de defectos de seguridad en el software.
Un atacante puede utilizar un ataque de fuerza bruta para descifrar contraseñas débiles y obtener acceso a los sistemas críticos de la empresa.
Amenazas internas
Errores humanos
Los errores humanos son una causa común de incidentes de seguridad. Estos pueden incluir la configuración incorrecta de sistemas, el uso de contraseñas débiles o la falta de atención a las políticas de ciberseguridad logística establecidas.
Por ejemplo, un empleado puede accidentalmente enviar información sensible a la persona equivocada debido a un error de correo electrónico, otro ejemplo muy común es el uso de los ordenadores de la empresa para acceder a sitios web no confiables, archivos o aplicaciones que contiene virus u otros peligros.
Insider Threats (amenazas internas)
Las amenazas internas también pueden provenir de empleados descontentos o ex empleados con acceso a sistemas críticos.
Estos individuos pueden tener motivos para causar daños deliberados o para vender información confidencial a terceros.
Un exempleado con acceso a credenciales administrativas puede intentar sabotear los sistemas antes de su salida de la empresa, también puede llevarse Información de los clientes o dejar fallos en el sistema.
Consejos prácticos para mitigar amenazas
Para ciberataques y accesos no autorizados:
Implementar autenticación multifactor (MFA): Asegurarse de que todos los accesos a los sistemas críticos requieran múltiples formas de verificación.
Actualizar y parchear regularmente: Mantener todos los sistemas y aplicaciones actualizados con los últimos parches de seguridad para minimizar vulnerabilidades explotables.
Utilizar Firewalls y sistemas de detección de intrusiones (IDS): Implementar firewalls robustos y sistemas IDS para monitorear y proteger el tráfico de red.
Para errores humanos e Insider Threats:
Capacitación y concienciación del personal: Realizar capacitaciones regulares para educar a los empleados sobre las mejores prácticas de seguridad y la importancia de seguir las políticas establecidas, establcer guias y protocolos.
Implementar Gestión de Identidades y Accesos (IAM): Controlar y monitorear quién tiene acceso a qué información, limitando el acceso basado en el principio de privilegio mínimo.
Auditorías de Seguridad: Realizar auditorías de seguridad periódicas para identificar y corregir configuraciones incorrectas y accesos no autorizados.
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El ámbito de la ciberseguridad está en constante evolución, adaptándose a nuevos desafíos y tecnologías. Para los próximos años, se vislumbran varias tendencias clave que marcarán la pauta en la protección digital, incluyendo la ciberseguridad logística.
Estas tendencias nos deben poner en alerta sobre todo si nuestra empresa está desarrollando proyectos de implementación de sistemas digitales o está adoptando servicio en la nube y, por supuesto, está actualizando sus sistemas ante la irrupción de la IA, omnipresente en todos lados.
Entre estas, destacamos:
Tendencias principales
1. Inteligencia Artificial en la ciberseguridad
La IA continúa posicionándose como una herramienta esencial en la defensa cibernética. Para los próximos años, se espera un uso más intensivo y sofisticado de la IA en diversos aspectos:
Detección de intrusiones: La IA, mediante técnicas de aprendizaje automático y procesamiento de lenguaje natural, será crucial para identificar y neutralizar amenazas en tiempo real.
Análisis de datos: La capacidad de la IA para analizar grandes volúmenes de datos permitirá detectar patrones anómalos que podrían indicar posibles riesgos.
Automatización de la seguridad: La IA facilitará la automatización de tareas repetitivas como la gestión de contraseñas y la identificación de comportamientos sospechosos.
Aunque la IA es una herramienta poderosa, también plantea riesgos. Los ciberdelincuentes están aprovechando la IA para desarrollar ataques más sofisticados, como malware autónomo y técnicas avanzadas de phishing.
Por tanto, es crucial que los profesionales de ciberseguridad estén preparados para contrarrestar estas amenazas emergentes.
2. Formación en ciberseguridad
La formación en ciberseguridad es cada vez más esencial debido al incremento en la sofisticación de los ataques.
Para 2025/26, se anticipa una mayor inversión en capacitación para dotar a los profesionales de las habilidades necesarias para enfrentar estos desafíos.
Factores que impulsan esta tendencia incluyen:
Complejidad de los ataques: La formación avanzada es fundamental para que los profesionales puedan identificar y mitigar ataques cada vez más complejos.
Necesidad empresarial: La ciberseguridad se ha convertido en una prioridad para las organizaciones, requiriendo un personal altamente capacitado para proteger activos críticos.
3. Seguridad en la nube
Con la adopción masiva de tecnologías en la nube, se ha vuelto imprescindible fortalecer las medidas de seguridad en estos entornos. Para los próximos años, se espera un enfoque renovado en:
Controles de seguridad mejorados: Implementación de medidas más estrictas para proteger datos y aplicaciones en la nube.
Protección de datos sensibles: Estrategias avanzadas para la encriptación y protección de información crítica.
Monitoreo continuo: Sistemas de vigilancia constante para detectar y prevenir actividades sospechosas en entornos cloud.
4. Prevención ante Ransomware
El ransomware sigue siendo una de las mayores amenazas para las organizaciones. La clave para mitigar este riesgo radica en una defensa multifacética que incluya:
Estrategias de respaldo de datos: Implementación de copias de seguridad regulares y seguras.
Capacitación de empleados: Formación específica para reconocer y prevenir ataques de ransomware.
Soluciones especializadas: Uso de software y herramientas diseñadas específicamente para detectar y bloquear ransomware.
Planes de respuesta y recuperación: Desarrollo de procedimientos claros para actuar rápidamente en caso de un ataque.
5. Seguridad del Internet de las Cosas (IoT)
El creciente número de dispositivos conectados al Internet de las Cosas (IoT) amplía la superficie de ataque para los ciberdelincuentes.
Las organizaciones deben:
Implementar controles de seguridad específicos: Adaptar las medidas de seguridad a la naturaleza única de los dispositivos IoT.
Mantener dispositivos actualizados: Garantizar que todos los dispositivos tengan las últimas actualizaciones y parches de seguridad.
Monitoreo constante: Utilizar sistemas de vigilancia para identificar y mitigar amenazas en tiempo real.
6. Autenticación multifactor (MFA)
La MFA se ha convertido en una medida esencial para prevenir el acceso no autorizado. Al combinar varios métodos de verificación, como contraseñas, dispositivos móviles y biometría, se refuerza significativamente la seguridad de los sistemas.
Para 2025, la MFA se integrará aún más en las estrategias de ciberseguridad empresarial.
7. Autenticación Biométrica
A pesar de ser una de las formas más seguras de autenticación, la biometría enfrenta desafíos como la posibilidad de falsificación de rasgos.
Con el avance de la inteligencia artificial, se requiere una investigación continua para mejorar estas tecnologías y protegerlas contra el uso indebido.
El conocimiento de los problemas y la adopción de medidas son las claves que debemos adoptar ante la amenaza o las malas prácticas, con el fin de garantizar la ciberseguridad logística.
Cuando tú vas, los ciberdelincuentes ya están de vuelta, así que es necesaria la prevención y formación, no lo olvides.
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Gestión de los Recalls desde un punto de vista logístico
¿Alguna vez te has preguntado qué pasa cuando se produce la retirada de productos?
¿Quieres conocer cómo debe actuar una empresa en estos casos?
¿Conoces las implicaciones de este tipo de sucesos?
A continuación, te explico qué es un recall y cómo se debe realizar su gestión.
La comprensión del problema que se asocia con estas retiradas de productos y las crisis e inconvenientes relacionados
Un recall, o retirada de un producto, es una acción correctiva que una empresa debe implementar cuando un producto ya está en el mercado y se determina que presenta un riesgo para la salud o la seguridad del consumidor, o que no cumple con las regulaciones establecidas.
La gestión logística de un recall es esencial para mitigar los daños a la reputación de la empresa, minimizar las pérdidas económicas y, sobre todo, proteger a los consumidores.
La Importancia de la identificación y aislamiento rápidos
La capacidad de identificar y aislar rápidamente los productos retirados, defectuosos o contaminados es el primer paso y uno de los más críticos en la gestión de una retirada de productos.
Esto se debe a:
Minimización del alcance: Identificando rápidamente los productos afectados, se limita el número de unidades que necesitan ser retiradas del mercado, reduciendo así los costos y la complejidad de la operación.
Protección del consumidor: Un recall rápido evita que productos peligrosos lleguen a los consumidores, protegiendo su salud y seguridad.
Preservación de la reputación: Una respuesta rápida y eficaz a un recall demuestra el compromiso de la empresa con la calidad y la seguridad de sus productos, lo que ayuda a preservar su reputación.
Elementos clave para una gestión eficiente de Recalls
Para lograr una identificación y aislamiento rápidos y eficientes de productos defectuosos, es necesario contar con los siguientes elementos:
Sistema de trazabilidad robusto: Un sistema de trazabilidad eficaz permite rastrear un producto desde su origen hasta el punto de venta. Esto facilita la identificación de todos los lotes afectados y la localización de los productos en la cadena de suministro.
Base de datos actualizada: Una base de datos precisa y actualizada de todos los productos en el mercado, incluyendo su ubicación, distribuidores y clientes, es esencial para un recall eficiente.
Procedimientos de emergencia claros: Se deben tener procedimientos de emergencia bien definidos y ensayados para responder rápidamente a un recall. Estos procedimientos deben incluir roles y responsabilidades claras, canales de comunicación efectivos y un plan de acción detallado.
Colaboración con socios: La colaboración con proveedores, distribuidores y minoristas es fundamental para un recall exitoso. Todos los actores involucrados deben trabajar juntos para retirar los productos del mercado de manera coordinada.
Tecnología de apoyo: Las tecnologías de identificación automática y captura de datos (RFID, códigos de barras), así como los sistemas de gestión de almacenes (WMS) y de planificación de recursos empresariales (ERP), pueden automatizar muchos de los procesos involucrados en un recall, mejorando la eficiencia y la precisión.
Beneficios de una gestión eficiente de Recalls
Una gestión eficiente de recalls ofrece numerosos beneficios, entre los que destacan:
Reducción de costos: Un recall rápido y bien coordinado puede reducir significativamente los costos asociados a la retirada de productos, la pérdida de ventas y los daños a la reputación.
Mejora de la imagen de marca: Una respuesta rápida y transparente a un recall puede fortalecer la confianza de los consumidores en la marca.
Cumplimiento normativo: Una gestión eficaz de recalls demuestra el cumplimiento de las regulaciones y normas de seguridad aplicables.
Aprendizaje organizacional: Los recalls pueden ser una oportunidad para identificar y corregir las causas raíz de los problemas de calidad, mejorando así los procesos y productos de la empresa.
En Conclusión
La gestión de los recalls es una parte fundamental de la gestión de la cadena de suministro. La capacidad de identificar y aislar rápidamente los productos defectuosos es esencial para minimizar los daños y proteger a los consumidores.
Al invertir en sistemas de trazabilidad robustos, procedimientos de emergencia claros y tecnología de apoyo, las empresas pueden mejorar significativamente su capacidad para responder a los recalls de manera eficaz y eficiente.
Otro de los factores importantes que tiene que ver con la gestión y retirada de productos tiene que ver, por supuesto, con los costes que se genera, veamos esta parte y también las implicaciones legales y las mejores prácticas ¡toma nota!
Costos asociados a la retirada de productos o Recalls
Los costos de un recall pueden ser significativos y variar considerablemente según la escala del problema, el tipo de producto y la complejidad de la cadena de suministro. Algunos de los costos más comunes incluyen:
Retirada de productos: Costos de transporte, mano de obra para la recolección y almacenamiento de los productos defectuosos.
Destrucción de productos: Costos asociados a la eliminación segura y ambientalmente responsable de los productos.
Pérdida de ventas: Pérdida de ingresos por las unidades retiradas y por la posible disminución de la demanda futura.
Daños a la reputación: Costos de campañas de recuperación de la imagen de marca y pérdida de clientes a largo plazo.
Costos legales y regulatorios: Multas, indemnizaciones y costos legales asociados a demandas y sanciones gubernamentales.
Costos de producción y redistribución: Costos de producción de productos de reemplazo y de su distribución a los clientes.
Implicaciones Legales
La gestión de recalls está sujeta a una amplia gama de regulaciones gubernamentales diseñadas para proteger a los consumidores, como empresario o líder debes conocer y consultar la legislación de consumo de los países donde se vendan tus productos, sobre todo si son productos que pueden afectar a la salud del consumidor.
El incumplimiento de estas regulaciones puede resultar en sanciones significativas, incluyendo multas, prohibiciones de venta y, en algunos casos, responsabilidad penal. Algunas de las principales implicaciones legales incluyen:
Responsabilidad sobre el producto: Las empresas pueden ser consideradas responsables por los daños causados por productos defectuosos, incluso si tomaron todas las precauciones razonables.
Normas de seguridad: Las empresas deben cumplir con las normas de seguridad aplicables a sus productos, que pueden variar según la industria y el país.
Notificación a las autoridades: Las empresas están obligadas a notificar a las autoridades competentes sobre cualquier recall, en los plazos establecidos por la ley.
Transparencia: Las empresas deben proporcionar información clara y completa a los consumidores sobre los recalls, incluyendo la naturaleza del defecto, los riesgos para la salud y las acciones que deben tomar los consumidores.
Cooperación internacional: Los reguladores de diferentes países deben cooperar para garantizar la seguridad de los productos que se comercializan a nivel internacional.
Adaptación a la tecnología: Los reguladores deben adaptarse a la rápida evolución de la tecnología y actualizar las normas y los procedimientos de acuerdo con ello.
Mejores prácticas en diferentes industrias
Las mejores prácticas para la gestión de recalls pueden variar según la industria, pero algunos principios generales se aplican a todas:
Prevención: Implementar sistemas de gestión de calidad robustos para prevenir defectos y contaminaciones.
Detección temprana: Establecer sistemas de monitoreo y control de calidad para detectar problemas lo antes posible.
Respuesta rápida: Tener procedimientos de emergencia bien definidos y ensayados para responder rápidamente a los recalls.
Comunicación efectiva: Comunicarse de manera clara y transparente con todos los actores involucrados, incluyendo clientes, proveedores, reguladores y empleados.
Colaboración: Trabajar en estrecha colaboración con los socios de la cadena de suministro para garantizar una respuesta coordinada.
Aprendizaje continuo: Analizar los recalls para identificar las causas raíz y mejorar los procesos.
Ejemplos de mejores prácticas en diferentes industrias:
Industria alimentaria: Implementar sistemas de trazabilidad basados en blockchain, realizar pruebas de seguridad alimentaria regulares y tener planes de contingencia para brotes de enfermedades transmitidas por alimentos.
Industria farmacéutica: Realizar estudios de estabilidad de los productos, implementar sistemas de gestión de riesgos y cumplir con las normas de Buenas Prácticas de Fabricación (BPF).
Industria automotriz: Realizar campañas de recall voluntarias, notificar a los propietarios de vehículos afectados y proporcionar reparaciones gratuitas.
Herramientas tecnológicas para la gestión de Recalls
La tecnología juega un papel cada vez más importante en la gestión de recalls. Algunas de las herramientas más útiles incluyen:
Sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP): Para gestionar la información sobre productos, clientes y proveedores.
Sistemas de gestión de almacenes (WMS): Para rastrear la ubicación de los productos en los almacenes.
Software de gestión de la calidad: Para monitorear la calidad de los productos y gestionar los procesos de control de calidad.
Plataformas de colaboración: Para facilitar la comunicación y la coordinación entre los diferentes actores involucrados en un recall.
Blockchain: Para crear registros inmutables y transparentes de la cadena de suministro, facilitando la trazabilidad de los productos.
El papel del seguro en la gestión de Recalls
El seguro puede desempeñar un papel crucial en la gestión de recalls, ayudando a las empresas a cubrir los costos asociados a la retirada de productos, las pérdidas financieras y los daños a terceros.
Existen diversos tipos de seguros especializados que pueden incluir:
Seguro de responsabilidad civil: Cubre los daños causados a terceros por productos defectuosos.
Seguro de interrupción del negocio: Cubre las pérdidas de ingresos causadas por un recall.
Seguro de transporte: Cubre los daños a los productos durante el transporte.
Aspectos a considerar:
Cobertura: ¿Qué riesgos están cubiertos por el seguro? ¿Qué cuantías están aseguradas? ¿Cuáles son las cláusulas de exclusión?
Deducibles: ¿Cuál es el tratamiento fiscal?
Proceso de reclamación: ¿Cómo se presenta y se procesa una reclamación?
La importancia de la cultura de seguridad en la prevención de recalls
Una cultura de seguridad sólida es esencial para prevenir recalls.
Esta cultura se basa en la idea de que la seguridad es una prioridad para todos los empleados y que todos tienen la responsabilidad de identificar y corregir los problemas de calidad, la conciencia de que los errores pueden tener consecuencias personales y causar daños a la empresa y a los propios trabajadores.
Elementos clave de una cultura de seguridad:
Liderazgo: Los líderes deben dar el ejemplo y demostrar su compromiso con la seguridad.
Capacitación: Todos los empleados deben recibir capacitación en seguridad y calidad.
Comunicación: Se debe fomentar una comunicación abierta y honesta sobre los problemas de seguridad.
Participación de los empleados: Los empleados deben sentirse empoderados para reportar los problemas de seguridad.
Tener un plan que establezca las medidas, acciones y protocolos para prevenir, es una herramienta necesaria, la mayoría de las retiradas de productos del mercado por fallos o contaminación se deben a fallos en alguna parte del proceso productivo, es en este donde se debe establecer un control mediante un plan estructurado y adaptado al producto, empresa, proceso productivo, legislación y mercado
Las tendencias futuras en la gestión de recalls
La gestión de recalls está evolucionando rápidamente debido a los avances tecnológicos y los cambios en las expectativas de los consumidores.
Algunas de las tendencias más importantes sobre la gestión de la retirada de productos van encaminadas a lograr:
Mayor transparencia: Los consumidores demandan cada vez más transparencia en cuanto a los productos que compran.
Mayor uso de la tecnología: Las tecnologías como el blockchain y el IoT están permitiendo una mayor trazabilidad de los productos y una detección más temprana de los problemas.
Enfoque proactivo: Las empresas están adoptando un enfoque más proactivo para la gestión de la calidad, en lugar de reaccionar solo cuando se produce un recall.
Sostenibilidad: La sostenibilidad se está convirtiendo en una preocupación cada vez mayor para los consumidores y las empresas, lo que está impulsando la necesidad de prácticas de gestión de recalls más sostenibles.
La influencia de las redes sociales en la gestión de recalls
Las redes sociales han transformado radicalmente la forma en que las empresas gestionan los recalls, la clave se llama «viralidad» que no es otra cosa que la rápida difusión de una noticia a través de internet.
Los consumidores ahora tienen una plataforma para expresar sus preocupaciones, compartir experiencias negativas y organizar boicots para y sobre la retirada de productos.
Velocidad de propagación: La información sobre un recall puede viralizarse en cuestión de minutos, lo que aumenta la presión sobre las empresas para responder rápidamente.
Gestión de la reputación: Las redes sociales pueden ser un arma de doble filo. Si una empresa maneja un recall de manera transparente y empática, puede fortalecer su reputación. Sin embargo, si la respuesta es lenta o inadecuada, puede sufrir un daño significativo.
Monitoreo de las redes sociales: Las empresas deben monitorear constantemente las redes sociales para identificar y responder a las quejas de los consumidores.
Engagement con los consumidores: Las empresas deben interactuar con los consumidores en las redes sociales para proporcionar información y resolver problemas.
Generación de conciencia: Las redes sociales pueden ayudar a generar conciencia sobre un recall y alentar a los consumidores a devolver los productos defectuosos.
Organización de consumidores: Los consumidores pueden utilizar las redes sociales para organizarse y ejercer presión sobre las empresas y los reguladores, pudiendo forzar la retirada de productos.
Fake news: La desinformación y las noticias falsas pueden propagarse rápidamente en las redes sociales, lo que dificulta la gestión de un recall.
La gestión de Recalls en las pequeñas y medianas empresas
Las pequeñas y medianas empresas (PYMEs) a menudo enfrentan desafíos únicos en la gestión de la retirada de productos forzosa debido a sus recursos limitados, motivo por el cual es necesario que aborden una serie de consideraciones particulares y establecer planes o protocolos de gestión de incidencias y contención.
Veamos estos aspectos:
Impacto desproporcionado: Un recall puede tener un impacto desproporcionadamente grande en una PYME, lo que puede poner en peligro su viabilidad.
Falta de recursos: Las PYMEs pueden no tener los recursos necesarios para implementar sistemas de gestión de calidad robustos o para responder rápidamente a un recall.
Dificultades para cumplir con la normativa: Las PYMEs pueden tener dificultades para cumplir con las complejas regulaciones que rigen los recalls.
Programas de asistencia: Los gobiernos y las organizaciones industriales pueden ofrecer programas de asistencia a las PYMEs para ayudarles a gestionar los recalls.
Asociaciones: Las PYMEs pueden unirse a asociaciones industriales para obtener asesoramiento y apoyo en materia de seguridad de productos.
Preparación: Las PYMEs deben desarrollar planes de contingencia para hacer frente a un posible recall.
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Quizás el aspecto crítico en la prevención de la retirada de productos pase por el factor de gestión y control de la calidad, la relación entre esta y el producto final y consumible es directa, así que veamos las claves de este aspecto.
La relación entre la gestión de la calidad y la gestión de Recalls
La gestión de la calidad y la gestión de recalls están intrínsecamente ligadas. Una gestión de calidad efectiva es la mejor prevención contra los recalls.
Prevención: Sistemas de gestión de calidad como ISO 9001 establecen procesos y procedimientos para garantizar que los productos cumplan con los estándares. Al identificar y corregir problemas antes de que se conviertan en crisis, se reduce significativamente el riesgo de recalls.
Detección temprana: Herramientas de control de calidad como los SPC (Statistical Process Control) permiten detectar desviaciones en los procesos de producción y tomar medidas correctivas a tiempo.
Cultura de calidad: Una cultura organizacional centrada en la calidad fomenta la proactividad y la mejora continua, lo que reduce la probabilidad de errores.
El impacto de los Recalls en la cadena de supply
Un recall o la retirada de productos, no solo afecta a la empresa que fabrica el producto, sino que impacta a toda la cadena de suministro.
Proveedores: Los proveedores pueden verse afectados si sus componentes son parte del problema. Deben colaborar en la identificación de los productos defectuosos y en su reemplazo.
Distribuidores: Los distribuidores deben retirar los productos de sus almacenes y puntos de venta, lo que implica costos logísticos y de mano de obra.
Minoristas: Los minoristas deben gestionar las devoluciones de los clientes, lo que puede generar insatisfacción y pérdida de ventas.
Transportistas: Los transportistas deben participar en la logística inversa para devolver los productos defectuosos al fabricante.
Las mejores prácticas para la comunicación durante un Recall
Una comunicación efectiva es crucial durante un recall para minimizar el daño a la reputación de la empresa y proteger a los consumidores.
Transparencia: Proporcionar información clara y completa sobre el recall, incluyendo la naturaleza del defecto, los riesgos para la salud y las acciones que deben tomar los consumidores.
Rapidez: Responder a las consultas de los consumidores de manera rápida y eficiente.
Empatía: Mostrar empatía hacia los consumidores afectados y ofrecer soluciones.
Canales de comunicación: Utilizar múltiples canales de comunicación, como el sitio web de la empresa, las redes sociales, los medios de comunicación y las líneas telefónicas.
Cuando una empresa recibe la noticia de que debe retirar un determinado producto del mercado porque representa un peligro, es una situación que afecta de manera impactante en todos los sentidos, se trata de una crisis de gestión, producto y reputación que la empresa debe afrontar, responsabilizarse y seguir adelante.
En este artículo he tratado de dar una base de gestión general y visibilizar una parte de la logística y operaciones de la que poco se habla.
Gracias por tu atención.
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Cuando la ayuda tiene que llegar en menos de 24 horas a zonas devastadas, inaccesibles o peligrosas, el proceso logístico se pone en marcha con un tremendo esfuerzo de organización interna y cooperación internacional.
Pero, qué es y cómo se organiza la logística humanitaria, a continuación te lo enseño, vamos a verlo con profundidad y detalle… Sigue leyendo.
Definiendo la logística humanitaria
La logística humanitaria se puede definir como el proceso de planificación, implementación y control eficiente del flujo y almacenamiento de bienes, servicios e información relacionados, desde el punto de origen hasta el punto de consumo, con el objetivo de mitigar el sufrimiento humano y salvar vidas en situaciones de emergencia.
Estas situaciones pueden ser causadas por desastres naturales como terremotos, inundaciones o huracanes, así como por conflictos armados y otras crisis humanas.
Diferencias entre logística humanitaria y otras
Mientras que la logística en el ámbito comercial se centra en la eficiencia y la maximización de beneficios, la logística humanitaria tiene una meta diferente: la rapidez y la eficacia en la entrega de ayuda son primordiales.
En el mundo comercial, un retraso podría significar una pérdida de ingresos, pero en el contexto humanitario, un retraso podría costar vidas.
Además, la logística humanitaria a menudo debe operar con recursos limitados y en entornos altamente inciertos y cambiantes, lo que requiere un alto nivel de flexibilidad y adaptabilidad.
Cuál es la importancia y alcance de la logística humanitaria
La eficiencia en la logística humanitaria no es solo una cuestión de buen manejo y organización; es un imperativo ético y moral.
Las operaciones logísticas constituyen una parte sustancial de los costos totales en intervenciones humanitarias, y cualquier ineficiencia se traduce directamente en menos recursos para la asistencia directa a las personas afectadas.
Bienestar y supervivencia
Una logística bien organizada es crucial para garantizar que la ayuda llegue a tiempo y a los lugares donde más se necesita.
Esto incluye la entrega de suministros vitales como alimentos, agua, medicinas y refugio, así como la logística del personal médico y de rescate.
El impacto de una logística deficiente puede ser devastador; por ejemplo, un retraso en la entrega de suministros médicos podría resultar en la pérdida de vidas que de otra manera podrían haberse salvado.
Alcance global y local
El alcance de la logística humanitaria es tanto global como local. A nivel global, implica la coordinación entre organizaciones internacionales, gobiernos y ONGs para reunir recursos y capacidades.
A nivel local, se trata de la distribución efectiva y eficiente de estos recursos en el terreno, a menudo en condiciones extremadamente difíciles, para satisfacer las necesidades básicas y preservar la dignidad humana.
Es decir, la logística humanitaria es una disciplina compleja pero fundamental que abarca una amplia gama de actividades críticas.
Su eficiencia y efectividad son esenciales para el éxito de cualquier operación humanitaria, y su importancia no puede subestimarse en el contexto más amplio de salvar vidas y aliviar el sufrimiento humano.
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Características específicas de la logística humanitaria
El panorama de la logística humanitaria está plagado de particularidades que lo distinguen notoriamente de otros ámbitos de la logística.
Algunas de las características más distintivas son la urgencia inherente a las operaciones, la complejidad y variabilidad de la demanda, y la necesidad de coordinación entre múltiples agencias.
A continuación, vamos a abordar cada una de estas características de manera extensa ¡toma nota!
Urgencia y cambio constante
La logística humanitaria opera en un entorno de extrema urgencia. Las operaciones deben ser rápidas y eficientes para salvar vidas y reducir el sufrimiento.
A menudo, se trabaja bajo la presión del tiempo, lo que limita las opciones y aumenta los riesgos. Esta urgencia se ve agravada por la naturaleza volátil de las crisis humanitarias, que pueden cambiar rápidamente debido a factores como el clima, el conflicto y la propagación de enfermedades.
La adaptabilidad es, por lo tanto, una característica esencial en la logística humanitaria. Los sistemas logísticos deben ser flexibles para adaptarse a situaciones cambiantes, como el cierre de carreteras debido a deslizamientos de tierra o la aparición de zonas de conflicto que hacen que ciertas rutas sean inseguras.
Tsunami en el Océano Índico de 2004
Tras el devastador tsunami en el Océano Índico en 2004, la urgencia de entregar ayuda fue inmediata. La escala de la tragedia fue tal que requirió una movilización rápida de recursos a nivel global.
Sin embargo, la geografía complicada y las infraestructuras destruidas o inadecuadas de la región afectada hicieron que el transporte de suministros fuese extremadamente difícil.
Se recurrió a soluciones creativas como el uso de embarcaciones de pesca locales para distribuir suministros, lo que demuestra la necesidad de adaptabilidad y rápida toma de decisiones en tales situaciones.
Complejidad y variabilidad de la demanda
En una crisis humanitaria, es difícil prever con precisión qué bienes y servicios serán necesarios, en qué cantidad y en qué ubicaciones. Además, estos parámetros pueden cambiar rápidamente en función de la evolución de la crisis.
Esto representa una gran incertidumbre y complejidad en la planificación de la cadena de suministro.
Mientras que en la logística comercial se utiliza el análisis de datos históricos para anticipar la demanda, en el contexto humanitario, los modelos predictivos son a menudo inadecuados debido a la singularidad y la volatilidad de cada crisis.
Por lo tanto, la logística humanitaria requiere un enfoque más reactivo y flexible para ajustar los planes a medida que se disponga de nueva información.
Multi-Agencia y coordinación
Las operaciones de logística humanitaria suelen implicar una amplia gama de actores, incluidos gobiernos, organizaciones internacionales, ONGs, donantes y, en ocasiones, el sector privado. Cada una de estas entidades puede tener diferentes objetivos, recursos, y niveles de experiencia en logística, lo que puede complicar aún más las operaciones.
La coordinación efectiva entre estas diversas agencias es fundamental para evitar la duplicación de esfuerzos y garantizar que los recursos se utilicen de la manera más eficiente posible.
Esto a menudo implica la creación de centros de coordinación, el uso de sistemas de información comunes y la celebración de reuniones regulares entre los distintos actores.
Crisis de los refugiados Sirios
La crisis de refugiados sirios involucró una coordinación compleja entre múltiples entidades. Organizaciones como la ONU, Médicos Sin Fronteras, y la Cruz Roja trabajaron junto a gobiernos y organizaciones locales para proporcionar ayuda.
La falta de una coordinación efectiva puede llevar a la acumulación de suministros en un lugar mientras que otros carecen de recursos esenciales.
En este caso, se han utilizado plataformas digitales y reuniones de coordinación y comunicación para compartir información y recursos de manera efectiva entre las agencias.
En definitiva, la logística humanitaria es una disciplina marcada por la urgencia, la incertidumbre y la necesidad de colaboración interinstitucional. La capacidad de adaptarse rápidamente a situaciones cambiantes, gestionar una demanda compleja y variable, y coordinar esfuerzos entre múltiples agencias son factores críticos para el éxito de cualquier operación humanitaria.
Estas características específicas plantean desafíos únicos que requieren soluciones igualmente únicas, subrayando la importancia de la innovación y la adaptabilidad en este campo.
Desafíos logísticos en operaciones humanitarias
🌪️🛠️ Superar infraestructuras dañadas y mantener cadenas de suministro bajo condiciones extremas son desafíos gigantes en #LogísticaHumanitaria. Exploramos cómo la tecnología y la colaboración abren caminos para la ayuda eficaz. #CrisisResponse #SupplyChainInnovation
La logística humanitaria enfrenta una serie de desafíos que van más allá de la simple entrega de suministros. Estos desafíos incluyen, pero no están limitados a, la infraestructura y el acceso, la gestión de la cadena de suministro y la tecnología y comunicación.
A continuación, examinaremos estos desafíos en detalle.
Infraestructura y acceso
Uno de los obstáculos más significativos en la logística humanitaria es la falta o degradación de la infraestructura.
En situaciones de desastre natural o conflicto armado, las redes de transporte como carreteras, puentes y aeropuertos a menudo están dañadas o inutilizables.
Esta situación complica el envío de suministros y personal a las áreas afectadas, lo que puede llevar a demoras que podrían ser fatales.
Además, factores como las restricciones gubernamentales, la falta de seguridad y la geografía difícil pueden limitar aún más el acceso.
Como resultado, la logística humanitaria a menudo requiere soluciones creativas y adaptativas para superar estos desafíos de infraestructura.
Gestión de la cadena de suministro
Mantener una cadena de suministro eficiente en condiciones extremas es una tarea monumental. La cadena de suministro en un contexto humanitario tiene que ser lo suficientemente flexible como para adaptarse a cambios rápidos en la demanda y las condiciones del terreno.
Al mismo tiempo, debe ser lo suficientemente robusta como para manejar grandes volúmenes de suministros y mitigar los riesgos asociados con el almacenamiento inadecuado, la falta de transporte y la pérdida o daño de los productos.
La gestión de inventario es especialmente desafiante debido a la falta de información precisa y en tiempo real.
Además, la cadena de suministro humanitaria a menudo tiene que lidiar con donaciones no solicitadas, que pueden obstruir el sistema y desviar recursos de donde más se necesitan.
Tecnología y comunicación
En la era moderna, la tecnología desempeña un papel crucial en la logística humanitaria. Sistemas de información geográfica (SIG), seguimiento en tiempo real y plataformas de comunicación mejoradas son esenciales para coordinar esfuerzos y optimizar la entrega de suministros.
Estas herramientas permiten a los responsables de la logística tomar decisiones basadas en datos, lo que puede mejorar significativamente la eficiencia y la eficacia de las operaciones.
La tecnología también puede usarse para superar desafíos específicos.
Por ejemplo, los drones están comenzando a utilizarse para transportar suministros médicos en áreas de difícil acceso, lo que podría ser un cambio de juego en la logística humanitaria.
Uso de Drones en Ruanda
En Ruanda, una iniciativa pionera ha empleado drones para el transporte de suministros médicos a zonas rurales de difícil acceso.
Los drones pueden llevar rápidamente productos como sangre y vacunas a hospitales y clínicas aisladas, lo que resulta en tiempos de respuesta más rápidos y una mayor eficiencia en la entrega de atención médica.
Este ejemplo demuestra cómo la tecnología puede ser una solución efectiva para algunos de los desafíos más apremiantes en la logística humanitaria.
Los desafíos en la logística humanitaria son múltiples y complejos, abarcando desde la infraestructura dañada y el acceso limitado hasta la gestión de cadenas de suministro en condiciones extremas y la integración de tecnologías avanzadas.
Sin embargo, cada uno de estos desafíos también presenta oportunidades para la innovación y la mejora, ya sea a través de enfoques logísticos creativos, el uso de tecnología o la colaboración entre múltiples entidades.
Reconocer y abordar estos desafíos es crucial para el éxito de cualquier operación humanitaria y tiene implicaciones directas en la capacidad para salvar vidas y mitigar el sufrimiento en situaciones de crisis.
Estrategias y soluciones en logística humanitaria
Afrontar los desafíos en la logística humanitaria requiere una variedad de estrategias y soluciones. Algunas de las más efectivas incluyen el uso de modelos de predicción y simulación, la colaboración multi-agencial y la adopción de innovaciones tecnológicas.
A continuación, se detallan estas estrategias.
Modelos de Predicción y Simulación
Dada la complejidad y variabilidad de la demanda en situaciones de crisis, las herramientas de predicción y simulación se están convirtiendo en recursos invaluables para la logística humanitaria.
Estos modelos pueden ayudar a los planificadores a anticipar diferentes escenarios, evaluar los recursos necesarios y optimizar la cadena de suministro en función de varios factores, como el tiempo, el costo y la disponibilidad de recursos.
Estas herramientas no sólo permiten una mejor preparación para las crisis, sino que también ayudan durante la fase de respuesta para adaptar las operaciones a las condiciones cambiantes del terreno.
De este modo, los modelos de predicción y simulación contribuyen a hacer que la cadena de suministro sea más ágil y resiliente.
Colaboración Multi-Agencial
La efectividad de las operaciones humanitarias depende en gran medida de la capacidad para coordinar esfuerzos entre múltiples agencias y partes interesadas.
Para ello, se necesitan estrategias sólidas de colaboración que incluyan:
Protocolos de comunicación: Definición de canales de comunicación claros y eficaces entre las partes involucradas.
Centros de coordinación: Creación de centros físicos o virtuales donde las agencias puedan compartir información y recursos.
Acuerdos de colaboración: Establecimiento de acuerdos formales entre las partes para definir roles, responsabilidades y procedimientos.
El objetivo es crear un entorno en el que la información fluya de manera eficiente y las acciones se tomen de forma colectiva, optimizando así el uso de recursos y la entrega de ayuda.
Innovaciones Tecnológicas
La tecnología está cambiando drásticamente el panorama de la logística humanitaria, ofreciendo nuevas formas de abordar desafíos tradicionales.
Algunas de las innovaciones más impactantes incluyen:
Drones: Para el transporte de suministros médicos y la evaluación de zonas afectadas.
Blockchain: Para la trazabilidad y transparencia en la distribución de suministros.
Inteligencia Artificial: Para el análisis de datos y la toma de decisiones en tiempo real.
Ejemplo Real: Sistemas de Seguimiento en Tiempo Real
Un avance significativo en este campo ha sido la implementación de sistemas de seguimiento en tiempo real.
Estas plataformas permiten a las organizaciones rastrear el movimiento de suministros, desde el punto de origen hasta el lugar de entrega, en tiempo real.
Esto no solo mejora la transparencia, sino que también permite una adaptación más rápida a las condiciones cambiantes, mejorando la eficiencia de toda la operación.
Las estrategias y soluciones en logística humanitaria son diversas y en constante evolución. Desde modelos de predicción y simulación hasta la colaboración multi-agencial y las innovaciones tecnológicas, cada estrategia ofrece diferentes ventajas que pueden ser utilizadas para abordar los complejos desafíos del campo.
Implementar una combinación de estas estrategias puede significar la diferencia entre una respuesta humanitaria eficaz y una que cae corta, con implicaciones directas en la calidad de vida y la supervivencia de las poblaciones afectadas.
¿Qué podemos sacar en claro de todo lo visto aquí sobre la logística humanitaria?
La logística humanitaria es un ámbito complejo que difiere sustancialmente de otros tipos de logística debido a sus particularidades y desafíos.
A lo largo de este post, hemos abordado temas esenciales como las características específicas de la logística humanitaria, los desafíos logísticos asociados y las estrategias y soluciones emergentes en el campo.
Los puntos clave
Características específicas: La logística humanitaria enfrenta un entorno de urgencia y cambio constante, lo que requiere una alta adaptabilidad. Además, la complejidad y variabilidad de la demanda, junto con la necesidad de colaboración entre múltiples agencias, son aspectos distintivos.
Desafíos logísticos: Estos se centran principalmente en la infraestructura y el acceso, la gestión de la cadena de suministro y la tecnología y comunicación. Cada uno de estos elementos añade una capa adicional de complejidad al ya desafiante entorno humanitario.
Estrategias y soluciones: Las tecnologías emergentes y las herramientas de modelado y simulación ofrecen nuevos caminos para optimizar la logística humanitaria. La colaboración multi-agencial es esencial para coordinar esfuerzos y recursos de manera efectiva.
Llamada a la Acción
Ante la creciente complejidad y los retos que presenta la logística humanitaria, es imperativo que los profesionales de la logística consideren incorporar estas mejores prácticas y estrategias en su trabajo.
Ya sea mediante la adopción de tecnologías avanzadas, la implementación de modelos de simulación y predicción o el fomento de una colaboración efectiva entre múltiples entidades, cada esfuerzo cuenta.
Invito a todos los profesionales y académicos en el campo de la logística a continuar investigando, compartiendo conocimientos y trabajando juntos para mejorar y optimizar la logística humanitaria.
Es un imperativo ético y profesional contribuir al bienestar y la supervivencia de las personas afectadas por crisis y desastres mediante una logística eficiente y efectiva.
El reto es grande, pero las oportunidades para marcar una diferencia positiva son aún mayores.
Gestión de equipos en el almacén y personal de logística, las claves
La gestión de equipos en el almacén de por sí ya es complicada y si a eso le añadimos las necesidades operativas de los entornos logísticos, la tarea de formar un equipo competitivo y productivo se convierte en todo un reto.
En este post vamos a ver cómo se gestiona un equipo en entornos logísticos, junto con los diferentes determinantes o claves que nos ayudarán a estructurar un entorno de trabajo competitivo y a la vez cómodo para los integrantes del equipo.
En primer lugar, tenemos que decir algo que parece obvio pero que es uno de los principales motivos por los que un equipo no funciona, la motivación.
Podemos llevar a cabo cambios en la estructura del equipo del almacén, podemos intentar implantar sistemas o metodologías de gestión de equipos o de productividad, podemos idear multitud de planes y sistemas para que todo funcione mejor, pero si el equipo no está motivado, no tenemos nada.
Para que un equipo obtenga la motivación suficiente que haga que tire del carro todos los días necesitamos una estructura u organización en la que el equipo puedo trabajar de manera automática, competitiva y siendo consciente de que existe una manera concreta de trabajar, para ello es importante que analicemos las siguientes claves:
Organización del trabajo
La primera regla fundamental para que un equipo funcione: organización
La estructura organizativa del trabajo es la clave, cada integrante del equipo debe conocer cuál es su rol dentro de la organización y saber perfectamente cómo llevar a cabo su trabajo, un equipo que no tiene una estructura o una organización de trabajo es como un conjunto de pollos sin cabeza que dan vueltas por el almacén sin lograr ningún objetivo.
En primer lugar, debemos tener claro cuál es el organigrama del departamento y qué posición ocupa cada integrante del equipo en este organigrama, veamos un organigrama tipo de cualquier almacén.
Organigrama básico de un almacén. Fuente: EP
Con este con organigrama determinaremos ante quién se responde cada cual ante la resolución de los problemas que puedan surgir, parece obvio, pero en muchas ocasiones la falta de estructura y liderazgo impide que los integrantes del equipo sepan realmente a quien dirigirse y en consecuencia trabajen bajo su propio criterio que nunca será el mismo que persigue la empresa, siempre es bueno tener una referencia.
La organización del trabajo también tiene que ver con la gestión de las diferentes tareas que se deben ejecutar de manera ordenada junto con los permisos o turnos a los que tienen acceso los trabajadores.
La gestión de los Recursos Humanos en este aspecto tiene que ser equitativa, respetuosa con la ley y alineada con los objetivos de la empresa, por lo tanto, las personas que trabajen en un almacén deben conocer la estructura jerárquica del equipo, el trabajo de cada uno, cómo está este trabajo organizado y cuál es el sistema de trabajo de la empresa, es decir, sus costumbres, protocolos, sistemas de trabajo, tareas diarias, etc.
Objetivos
Sin objetivos no se puede llegar a ningún lado y menos en el estresante mundo de la logística.
Los objetivos guían al equipo hacia una meta determinada, es necesario tener un objetivo sobre el que trabajar de la misma manera que es necesario que exista una recompensa por la consecución de ese objetivo.
Uno de los principales problemas a los que se enfrentan los trabajadores del sector logístico tiene que ver con las remuneración económica, el trabajo tiene que estar pagado en su justa medida y los incentivos tienen que responder a la consecución de los logros, cuando mayores sean estos, mayores serán los incentivos, pero no solo estamos hablando de dinero, existen muchas maneras de fijar objetivos y que la consecución de estos tenga como recompensa la felicitación por parte de la empresa u otras recompensas que no tienen que ser estrictamente económicas.
Es necesario fijar unos objetivos posibles de alcanzar y que estén alineados con los objetivos globales de la empresa y al margen de esto unos objetivos propios del trabajo que se desarrolla, la organización del almacén junto con los objetivos será el sistema de trabajo que todos los días se tiene que completar y que con la motivación adecuada y un liderazgo correcto construirán un equipo competitivo.
Liderazgo y motivación
El liderazgo siempre va acompañado de la motivación
Un líder no solo tiene que ser bueno organizando y gestionando el trabajo, también tiene que ser bueno o muy bueno logrando que el equipo esté motivado, tenga coherencia y los integrantes del equipo tengan un sentimiento de pertenencia, un equipo motivado es un equipo feliz de trabajar en la empresa, con los compañeros adecuados y con el líder.
Existen muchos tipos de líderes, pero solo existe un objetivo, lograr que el equipo trabaje en la misma dirección y consiga los objetivos marcados por la empresa.
El liderazgo sobre la gestión de equipos en el almacén se basa en lograr la coordinación y cohesión de grupo, de manera que todo el mundo trabaje en una misma dirección y con un mismo objetivo, la comunicación es fundamental para que exista una cohesión y salgan a la luz los posibles conflictos que se generan sí o sí en cualquier gestión de equipos, el líder tiene la obligación de conocer y solucionar los conflictos, procurar que el equipo trabaje de manera unida y de localizar aquellos elementos que puedan distorsionar el trabajo.
Comunicación
La comunicación bien entendida tiene siempre un camino de ida y vuelta
Si es solo la empresa o el jefe el que emite un mensaje, no nos equivoquemos, no es comunicación.
La comunicación debe fluir entre las dos partes, la empresa se comunica con los responsables para transmitirles sus objetivos y retos discutiendo la mejor manera de completarlos, los responsables se comunican y debaten con los operarios los objetivos y siempre, ante la duda, prevalece el criterio de la empresa, esto es algo que todo el mundo debe asumir, que se debatan los temas con todos los integrantes del equipo no significa que se les esté pidiendo que discutan los objetivos de la empresas, lo que se les pide es que comprendan los objetivos y debatan cómo llevarlos a cabo de la manera más eficiente para la empresa.
Existen diferentes formas para que los empleados se comuniquen con la empresa ya sea a través de los responsables de cada departamento o mediante otras fórmulas cómo buzones de sugerencias, reuniones generales, actividades fuera de la empresa, concursos de sugerencias, entrevistas personales, actividades de mejora continua, etc.
La empresa debe de entender que la comunicación con sus empleados y el conocimiento que estos pueden aportar a los procesos es simplemente importantísima.
La empresa puede hacer dos cosas, contar con sus empleados y formar un equipo de trabajo competitivo o decirles que hagan lo que tengan que hacer sin discutir, un estilo de liderazgo basado en la no comunicación, yo ordeno lo que tú tienes que hacer y tú lo haces sin rechistar, no creo que sea muy buena idea verdad.
Las formas de comunicación
La comunicación dentro de una empresa puede tener diferentes formas:
Comunicación verbal: a través de órdenes, reuniones, etc.
Comunicación escrita: con la que se pueden diseñar sistemas para que el equipo del almacén pueda conocer los diferentes protocolos de actuación, normas de seguridad, protocolos en caso de incidencias o diferentes maneras de hacer las cosas.
Comunicación visual: a través de diferentes sistemas o símbolos que indiquen diferentes aspectos dentro de los procesos de trabajo, como señales de peligro, cartelería relacionada con los protocolos de trabajo, carteles informativos, paneles de anuncios, paneles Kanban, etc.
Formación
La formación da alas y herramientas a las personas y equipos
Es importante que cada miembro del equipo sepa exactamente lo que tiene que hacer y también sepa solucionar cualquier problema que pueda surgir y para ello tiene que entender o comprender lo que está haciendo y para qué sirve su trabajo, si no queremos robots, si lo que queremos son personas haciendo su trabajo de manera correcta y solucionando los problemas, que en la logística son muy numerosos y diarios, necesitamos formar de manera adecuada a cualquier persona del equipo.
Todas las personas que trabajan en logística deben estar formadas y conocer el cómo y el porqué de todos los procesos logísticos, de cuál es el sentido de su trabajo, de la repercusión y conexiones que tiene y de la manera de solucionar problemas de manera eficaz, esto solo lo da la formación.
Un equipo formado, motivado, con un sistema de trabajo y un buen líder es un equipo invencible que se enfrentará a cualquier problema logístico en el almacén en producción o donde sea y sacará su trabajo adelante sin problemas.
Pero formar un equipo competitivo no es tarea fácil ni rápida, debemos encontrar a las personas adecuadas, que sean compatibles, que sean capaces de completar objetivos y buscarles un buen líder y motivación.
Quizás pienses que no es necesario tomarse tantas molestias para llevar un almacén, pero si piensas lo contario y crees que trabajar sobre un equipo motivado y competitivo es una prioridad y merece la pena, tus clientes te lo agradecerán, no se lo digas a nadie… un equipo competitivo aporta tanto o más valor a tu producto que cualquier otro atributo y supone una ventaja competitiva en toda regla.
Es obligado mejorar y rediseñar el picking, uno de los procesos que más recursos consume en el almacén y que es la última frontera antes de salir de nuestro control.
Una historia sobre picking
Te quiero presentar a Jose.
Jose Gallego, es jefe de almacén en una empresa de artículos de importación. A diario recibe contenedores de china llenos de cajas que están llenas de todo tipo de artículos: desde paraguas, juguetes, platos, destornilladores, sabanas, cadenas para perro y un sin fin de artículos hasta cerrar un maestro con más de 15.000 referencias.
Los almuerzos de Jose duran 5 minutos, el tiempo que tarda en engullir un sándwich comprado en la máquina de Vendin, al igual que el café, que se lo toma de camino a los muelles, mientras contesta a una llamada tras otra, la mayoría de clientes que reclaman su pedido.
Desde las 8 de la mañana y hasta, muchos días, las 8 de la tarde el almacén que dirige Jose es un campo de batalla en el que se pelean: los transportistas, operarios del almacén, clientes, administración, el jefe y finalmente Jose que viene a ser una mezcla entre bombero, psicólogo y diana para disparos.
La empresa de distribución de Jose ha tenido la brillante idea de abrir un canal de venta online para profesionales, que pueden realizar compras a través de la web mediante registro previo y con un pedido mínimo, y digo brillante idea en el sentido irónico de la palabra ya que el almacén de la empresa está totalmente fuera de control y esto añade más leña al fuego.
Recordemos que tan importante es controlar la entrada como la salida de mercancías en un almacén y en este sentido Jose es un verdadero artesano, con el ERP de la empresa, tiene relativamente controlada la entrada de mercancías y la salida, pero donde realmente tiene problemas es en la ubicación y preparación de pedidos.
Jose lleva trabajando en la empresa más de 14 años y ha visto como su crecimiento supera el 20% anual. El crecimiento rápido de la empresa ha obligado a Jose a buscar alternativas a las necesidades de almacenaje que ha provocado este crecimiento, acudiendo al alquiler de naves cercanas para aumentar la superficie de almacenamiento, en este contexto, el crecimiento ha sido desordenado y ahora nuestro amigo está pagando las consecuencias.
El pasado mes de febrero ocurrió lo que Jose se temía.
Uno de sus jefes, bajó al almacén visiblemente enfadado y casi al borde de un ataque de nervios, increpó a nuestro protagonista:
– ¿Qué está pasando en el almacén Jose? He recibido la llamada de Cholloshop, uno de nuestros mayores clientes, advirtiéndonos de que va a cambiar de proveedor y nos va a dejar de lado ya que está teniendo problemas muy graves con sus pedidos. No los recibe a tiempo, hay muchas equivocaciones y le falta mercancía. ¡no me lo explico! Tenemos de todo en el almacén, recibimos 4 contenedores de mercancía todos los días ¿Qué está pasando?
– Verás Javi- replicó Jose- tengo los almacenes a tope, hemos alquilado otro la semana pasada y ya se nos ha quedado pequeño, los chicos trabajan a destajo para dar salida a todos los pedidos, pero no llegan, preparamos el 75% de los pedidos y nos faltan horas. Vamos dejando la mercancía de los contenedores donde podemos o donde hay hueco y vamos todo lo deprisa que podemos.
– ¡Arréglalo Jose! Si perdemos a este cliente…-
Jose tenía un problema entre manos, un problema muy grave que empezaba a afectar al nivel de servicio y estaba tan bloqueado como su almacén.
La situación empezaba a afectar también a su vida personal, llegaba a casa preocupado y su mente solo podía pensar en sus problemas laborales restando espacio para su familia y para vida fuera del trabajo (que también la hay…). Amanda, su mujer, estaba preocupada también.
Una tarde en la que ambos se sentaron en el comedor, Amanda le comentó, preocupada por la deriva de la situación:
– Te acuerdas de aquel Máster de logística que hiciste hace tiempo ¿no te podría ser de ayuda ahora?¿No estudiaste nada sobre eso del picking?
– Si, me acuerdo -respondió Jose- pero era un Máster bastante generalista y no entraba en detalles sobre el tema del almacenaje… aunque si hubo algo que llamó mi atención, recuerdo que la asignatura de picking era de un profesor que me gustó mucho, voy a mirarlo-
Jose había cursado un Máster hace algunos años y la asignatura de picking era impartida por un profesor que particularmente llamó su atención, por su manera de enfocar la clase y sus ideas, así que decidió contactar con el, lo cual dio como fruto una reunión para hablar sobre el tema.
Jose, estaba compartiendo sus preocupaciones con el profesor mientras tomaban un café en un céntrico hotel:
– Es difícil hacer un diagnostico desde aquí sin conocer en directo tu almacén – le comentaba el profesor a Jose- pero si te puedo dar una serie de recomendaciones básicas sobre las que puedes ir construyendo un sistema de gestión de tu almacén, con una cierta solidez o, como mínimo, con una cierta base razonable.-
Jose escuchó atentamente toda esta serie de recomendaciones:
Cómo planificar la gestión del picking
Verás Jose, todo proceso, porque el picking es un proceso, tiene un inicio y un final y todo lo que ocurre entre estos dos puntos es la cadena de acciones que forman el proceso. Muchas veces nos limitamos a ver un proceso de manera unitaria, nos centramos únicamente en lo que ocurre dentro de esos dos puntos si tener en cuenta que estos pueden tener más profundidad de la aparente, es decir, hay procesos que se pueden mejorar desde el punto de vista limitado al propio proceso y otros que es necesario ir más allá para encontrar una mejora, y el picking es uno de estos procesos.
Todo lo que ocurre durante el picking es un reflejo de cómo hemos organizado las cosas antes del proceso:
– Cómo hemos recepcionado la mercancía.
– Con qué criterios la hemos ubicado
– Qué facilidades hemos buscado para hacer a la mercancía más accesible al picker.
Si empezamos a pensar en el proceso de picking como un flow que parte desde la recepción de la mercancía, estaremos empezando a resolver tu problema.
Antes incluso de que llegue la mercancía a nuestras instalaciones, debes tener claro que vas a hacer con ella y como la vas a tratar para que sea accesible, localizable y esté controlada.
Tienes que planificar por adelantado anticipándote al flujo de mercancía a diario o mejor semanalmente e incluso mensualmente. Para ello necesitas un plan y tecnología.
Pero antes de nada quiero que asumas cuatro reglas básicas para crear una base sólida sobre la que asentar tu gestión del picking:
Las 4 columnas del picking perfecto
UBECConcept PICKING
Segmentando el proceso: es necesario basar el diagnostico de tu picking en cuatro áreas que surgen de segmentar en función de la importancia de cada una para realizar un picking básico:
1.UBICACIÓN: Se puede hacer Picking en un almacén caótico, si somos Amazon , de lo contrario difícilmente. Con este concepto, se hace referencia a la organización de las mercancías en el almacén, a su ubicación, accesibilidad, control y estado. Si es importante mejorar los tiempos de preparación de pedidos, más lo será que las mercancías estén localizables y controladas, una cosa sin la otra no puede funcionar, de ahí la importancia de anticipar y prever la entrada de mercancías.
Por lo tanto, tener una excelente base de gestión de stocks, ubicaciones y control de mercancías es una buena manera de asegurarse un Picking rápido y fluido, sin cuellos de botella. Llevar a cabo una gestión de stocks basada en las rotaciones de los productos, puede ser una buena solución.
2. BÚSQUEDA: Cuando el operario recibe la orden de preparación y se dispone a preparar:
¿Tiene una manera concreta y estructurada de proceder?
-No exactamente-
¿Existe un sistema habitual, un SGA u otro tipo de ayuda?
-Si, usamos el ERP con código de barras para entradas y listas de pedidos-
¿Hay algún criterio para definir la creación de las rutas de recogida?
-No, cada operario sabe más o menos donde está todo y se guía por su experiencia-
¿Existe un control sobre los tiempos de preparación y algún cuadro de mando que los analice?
-No-
¿Se realizan diagnósticos con la plantilla, para evaluar y mejorar el Picking?
-No-
Como la mayoría de las respuestas que me has dado son no, este es un buen momento para iniciar cambios y mejorar el sistema. Como has observado, este punto tiene relación directa con cómo se realiza la operación y el sistema de organización que la dirige. No hay mejor bálsamo que la organización, que cada uno sepa lo que tiene que hacer, cómo hacerlo y a quién recurrir.
Cualquier plan de organización o mejora, debe conllevar la integración del grupo de trabajo y la estandarización del sistema en busca de un estándar de trabajo y calidad.
3.EXPEDICIÓN: ¿Qué pasa una vez el operario tiene toda la mercancía encima de la mesa preparada para su consolidación en un pedido? Podemos ser rápidos encontrando y recolectando la mercancía, pero si no somos cuidadosos en comprobar que las referencias, tallas, colores, etc. son las que tiene que ser, que el embalaje es adecuado, la colocación y protección de los artículos es suficiente o la consolidación, da como resultado un palet o caja seguro y etiquetado de manera correcta, tiraremos a perder toda la operación. No deseamos que al cliente le llegue una “caja sonajero” con toda la mercancía dando vueltas. Es en este apartado donde hay que cuidar el aspecto estético del pedido, la impresión que se llevará el cliente al recibir su mercancía: el Packaging, diseño, protección, etiquetado deben ser cuidados, así como la manera de realizar el embalado, proteger cada elemento o tener en cuenta las especificaciones del cliente.
4.CALIDAD: No nos podemos olvidar del seguimiento de los pedidos o mejor de las incidencias, tanto negativas como las valoraciones positivas. No basta con esperar a que ocurra un fallo y buscar al responsable para hacer caer sobre él todos los males del mundo, las personas cometen errores por que los sistemas no funcionan o no existe una manera estandarizada de hacer el trabajo.
Picking Flow, un concepto rompedor
Mira Jose, como la tuya, en muchas empresas se trabaja con el sistema “hago lo que puedo y luego voy apagando fuegos” esto es pan para hoy y hambre para mañana. Me refiero a que cada uno de los procesos que ocurren dentro de un almacén deben tener un sentidoy una estructura, el sentido se lo da el hecho de que el cliente sea el beneficiario de hacer bien ese proceso y la estructura se la da un sistema de trabajo que permite un “Flow” rápido y cómodo de las mercancías a su paso por todos los procesos.
Te dejo esta reflexión (y a ti estimado lector también):
¿Que pasaría si convirtiéramos al proceso de picking en el protagonista de la gestión?
Si construimos el trabajo a partir de este proceso que es el que está literalmente atado al cliente… Te lo dejo a tu reflexión, yo como consultor lo estoy haciendo mira con qué medios: Clic aquí
Destapando los errores en el picking
Otro de los problemas que me comentabas, Jose, era la dificultad que tenias para localizar los problemas derivados del picking, antes de conocerlos a través de las quejas de tus clientes, es decir, cómo prevenir los errores.
En este sentido quiero que tengas en cuenta que por mi experiencia debo enumerarte una serie de problemas que son comunes a este proceso y que te pueden ayudar a centrar el tema y a empezar por algún sitio:
· Sin stock, literalmente va el operario a por mercancía y… no hay! En esa ubicación no está la mercancía ya sea por que se ha acabado y nadie lo ha reflejado o por que existe un error de introducción de datos en el sistema. Puedes revisar los protocolos (si los tienes descritos) de aprovisionamiento y de gestión de la información.
· Producto incorrecto: El operario extrae el producto equivocado, ya sea por la falta de claridad en la identificación de la ubicación, producto o referencia, como por el sistema de recogida y clasificación. Puedes revisar la manera en la que identificas los artículos o el sistema de recogida.
· Errores en el conteo: se extraen más o menos productos de los demandados, en este caso la claridad que ofrece la orden o pedido en cuanto a las cantidades puede ser revisada.
· Daños en los productos, ya sea por la falta de revisión, como por la manipulación inadecuada. Vamos a revisar el producto antes de ponerlo en el carro de picking y vamos ha manipularlo con precaución.
Como verás son recomendaciones genéricas que se pueden ampliar con las especificas de tu empresa y de esta forma podemos implantar soluciones a medida de cada proceso, incluso si tu empresa está pensando en abrir un ecommerce de cara al público, que en ese caso se requiere de una gestión integral diseñada únicamente para ese tipo de logística, y para ello nada mejor que una consultoría o una buena formación.
Jose, si quieres te dejo mi web Clic aquí y se la pasas a tu jefe, seguro que si hablamos de ello saldrá algo muy positivo para todos.
Conclusiones
Si una empresa, como la de Jose, toma conciencia de que tiene que mejorar de manera continua los procesos, estará más preparada para afrontar los cambios en la logística y en el consumo que estamos viviendo y que serán más rompedores en los próximos años. Sus clientes se lo agradecerán y este será su elemento diferenciador respecto a su competencia y un motivo estupendo para que los comerciales vayan a ver a los clientes con la cabeza bien alta y seguros de representar a una empresa que no falla.
El picking es el protagonista en esta ocasión, junto con la percepción de la empresa en cuanto a lo importante que es el cliente:
“La gestión de la empresa, es la gestión de sus clientes”
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