EMPRESA: VOLVER A LA NORMALIDAD TRAS EL COVID19

EMPRESA: VOLVER A LA NORMALIDAD TRAS EL COVID19

TE AYUDO A REANUDAR LAS OPERACIONES EN LA EMPRESA TRAS LA PARALIZACIÓN DE LAS ACTIVIDADES

La crisis sanitaria del Covid19 que vivimos actualmente se convertirá en una crisis económica sin precedentes y distinta a la que tuvimos en 2008.

Te propongo un plan de contingencia para retomas las actividades y sacar a flote a la empresa con tus propios medios.

(Artículo publicado en ADL)

A diferencia de la crisis anterior o de otra que hayamos vivido en la historia reciente, la crisis del COVID19, ha traído como principal factor diferenciador la paralización de la actividad empresarial, las tiendas, almacenes y fabricas no esenciales han parado y esto no había ocurrido nunca.

Por ello nos vemos en la necesidad de planificar el arranque de las actividades tras un parón casi total y gestionar la mejor manera de volver a dar el servicio a nuestros clientes que quedó interrumpido.

El objetivo de este artículo es presentar una serie de ideas y enfoques que ayuden precisamente a afrontar de manera optimizada la vuelta a la normalidad empresarial y el servicio al los clientes.

Consideraciones previas

Antes de trabajar en cómo retomar la actividad debemos plantearnos unas consideraciones generales que conforman dos factores sobre los que reflexionar:

Factor común

Lo primero que debemos analizar, desde el punto de vista global, es que todos estamos sufriendo esta crisis: tus proveedores, clientes, tu sector, patronal, tu área, el país, UE, en definitiva todo el mundo.

Desde este punto de vista, todos tenemos que reordenar nuestra actividad y ello da pie a que analicemos con calma nuestra situación con respecto a nuestro entorno, las necesidades y carencias de nuestro entorno, los clientes y proveedores, la competencia y la sociedad.

Ahora más que nunca nos tocará comunicarnos de manera muy activa con nuestro entorno y ser proactivos.

Revisar las opciones, ayudas y cambios legislativos que están generando las administraciones y el propio tejido empresarial.

Nosotros solos no saldremos con éxito de la crisis, es una cuestión colaborativa sin lugar a dudas.

Factor interno

Este factor tiene relación directa con la situación en la que queda nuestra empresa desde el punto de vista interno.

Dónde estábamos antes de la paralización de la actividad, que quedó pendiente, qué situación tendremos al volver y con qué medios contaremos.

Cómo, con qué y cuándo  daremos servicio a nuestros clientes, mantendremos la viabilidad de la empresa y afrontaremos los próximos 8 meses.

Cómo afectara el factor común, anteriormente citado, a la viabilidad de la empresa, los procesos y la eficacia de la cadena de suministro a la que pertenezcamos.

Igualmente, será tiempo de hablar, hacer comunicación y tener iniciativa interna.

La gestión de la crisis covid109

Los momentos iniciales son los más importantes ya que marcarán cómo se realizarán todas las operaciones a corto y medio plazo.

Para arrancar de la manera más eficaz y viable posible y mantenerse una vez hayamos empezado garantizando la continuidad de la empresa podemos optar por el siguiente enfoque:

1 El conocimiento de la información

Si no sabemos dónde estamos, no podemos comenzar a trabajar sin correr el riesgo de colapsar nuestras operaciones en pocos días.

Para saber dónde estamos debemos conocer con detalle cuáles son nuestros recursos, nuestra capacidad real de responder al mercado en el corto, medio y largo plazo y cual es nuestra situación económica.

Para ello la creación de una estrategia de crisis marcará el inicio:

  • Células de crisis: formadas por todos los departamentos por separado e integradas por todos y cada uno de los miembros de cada departamento, desde el responsable pasando por todos los trabajadores, que unidos evaluarán su situación como departamento, sus necesidades y problemas para arrancar y trabajar en los próximos días, semanas y meses, su capacidad de trabajo y aportarán generando ideas para mejorar los procesos.
  • Comité de crisis: integrado por los responsables de cada departamento y la dirección. Estos reportarán a la dirección el estado operativo de cada departamento y junto con la dirección evaluarán las medidas a tomar para hacer frente a los primeros días, semanas y meses, generando acciones concretas y con objetivos claros y explícitos, ideas de mejora e información para toda la empresa.

En el gráfico siguiente podemos ver la retroalimentación de la gestión de la crisis por medio de equipos o células de acción. Las células reportan al comité, que al estar formado por la dirección y los responsables de cada departamento, establece un plan de crisis que posteriormente transmite a la totalidad de la plantilla de cada departamento.

Una vez iniciado el plan, debe de existir una comunicación fluida y continua entre las células y el comité para reportar el cumplimiento de los objetivos y poner en la mesa problemas o ideas que surgirán en todo el proceso.

Es un círculo que se retroalimenta constantemente.

Si algo tiene que quedar claro en esta fase es que debemos tener una comunicación continua basada en la exposición de las cuestiones de manera realista, constructiva y abierta.

Si había algún momento para dejar las cuestiones personales fuera, sin duda es este. Todos pueden aportar algo para sacar a la empresa a flote y la empresa debe tener en cuenta y valorar cada gesto o idea.

2 El plan de crisis

Las previsiones de los expertos se concentran en lograr una recuperación sensible hacia principios de 2021, por lo tanto tenemos 8 meses mínimo por delante de crisis y de funcionamiento de la estrategia de crisis y el del plan que se derive a 8 meses vista, de entrada.

Este plan debe contener las medias a adoptar en el espacio comprendido:

  • Los primeros días o el plazo más inmediato (velocidad en la toma de decisiones)
  • El corto plazo, hasta estabilizar la situación inicial (adaptación)
  • Medio plazo, los siguientes meses (estrategia)
  • Largo plazo a 8 meses vista (visión)

3 Evaluación y decisiones en la parte financiera

La empresa sufre por realizar la actividad diaria y muere por el fallo de su economía.

Esta situación nos obliga a ser especialmente cuidadosos con la situación económica tras el parón para ello es recomendable generar liquidez:

  • Establecer un plan de economía de crisis, con especial atención a la reducción de costes en todas la áreas.
  • Establecer unas políticas de gestión de costes directos e indirectos para redefinir plazos, utilidades, aplazamientos, eliminaciones o volver a negociar determinadas partidas.
  • Estudiar la rentabilidad de los procesos y los productos e intentar redefinir sus costes e inversiones.
  • Estudiar las dimensiones de la plantilla, la aplicación de un ERTE y su reversión y la posible reestructuración de los flujos de trabajo y los recursos humanos.
  • Vigilar los cobros pendientes y mantenerse alerta ante posibles problemas que seguro surgirán, estableciendo políticas de gestión de cobros.
  • Actualizar  compras e inversiones y reconducirlas hacia la austeridad.
  • Tener un plan de contingencia ante la anulación de pedidos.
  • Vigilar el endeudamiento

4 El control de toda la estrategia

Poner en marcha un plan y realizar los cambios acordados solo es el principio.

Ante un escenario nuevo la única manera de tener éxito es ejercer el control sobre el cumplimiento de los objetivos, las cifras y los problemas de manera constante y rápida.

El cuadro de mando

Centralizar el control de los KPI acordados para monitorizar los procesos  es complicado inicialmente por lo que se aconseja el diseño de un cuadro de mando, herramientas como Microsoft Power BI, ayudan a centralizar los datos de los diferentes departamentos y transformarlos en una serie de indicadores con alertas para la consecución de objetivos, desviaciones o errores.

Parálisis por análisis

La eficacia del plan de crisis depende de la capacidad para ser flexibles y controlar los indicadores.

El control de la marcha del proceso no debe convertirse en una obsesión por los números si no en un seguimiento crítico y constructivo.

Las señales de buena gestión las darán los mismos clientes, los equipos de trabajo en los distintos departamentos, el estado de las cuentas y las cifras de actividad.

Si que podemos aprovechar esta crisis para explorar terrenos, sobre todo en el área de comunicación y planificación, que quizás antes habíamos dejado de lado.

La crisis debe suponer una oportunidad de mejora.

Los resultados llegarán y la empresa saldrá fortalecida

Las personas son el patrimonio más importante que tienen las empresas, si en estos momentos no somos capaces de sacar lo mejor de todos lo tendremos más difícil.

Debemos fomentar la participación de las personas y valorar sus iniciativas, esfuerzos y gestionar un entorno de trabajo que permita trabajar con flexibilidad aunando la experiencia de los seniors con el empuje de los juniors.

Van a cambiar muchas cosas y es momento de replantearse otras, mirar hacia la digitalización, hacia el retorno de localización de la producción y hacia el logro de flexibilidad empresarial y responsabilidad social.

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Jose Carlos Gisbert

Consultor y formador en el área logística

Autor y experto en logística e ecommerce

Consultoría y formación logística

Jose Carlos Gisbert

Ayudo a empresas a mejorar y crecer desde el enfoque al cliente, la innovación en la logística y la mejora en los costes.

GESTIÓN LOGÍSTICA Y OPTIMIZACIÓN. GUIA DE LOGÍSTICA BÁSICA 5

GESTIÓN LOGÍSTICA Y OPTIMIZACIÓN. GUIA DE LOGÍSTICA BÁSICA 5

GESTIÓN LOGÍSTICA,guía básica de logística 5, JOSE CARLOS GISBERT

En busca del Trade-off 

GESTIÓN LOGÍSTICA Y OPTIMIZACIÓN

Empezamos el post de la optimización, que es una parte imprescindible a conocer en esta andadura formativa, con un término inglés que viene a nombrar a todo aquel esfuerzo y compromiso que adoptan las distintas partes que forman la gestión logística, para optimizar la cadena logística en favor de un trabajo en equipo, por encima de un trabajo individual de cada departamento por separado.

Habitualmente dentro de la empresa, cada departamento tiene sus propios objetivos, dejando de lado los intereses globales de la empresa, cuando esto ocurre se dice que se está sub-optimizando la gestión. Esto se debe a la generación de distintas tensiones entre los departamentos, cada uno busca que las operaciones se realicen bajo su criterio: administración aprieta exigiendo bajos stocks, bajada de inversiones; producción, por ejemplo, prefiere planificar y fabricar stocks para no ir de cabeza  y por parte de distribución se busca regular tiempos para entrar en las ventanas de los operadores y buscar la carga completa.

GESTIÓN LOGÍSTICAEn definitiva, esto es un barco y cada departamento tiene en sus manos un remo, si cada cual rema a la velocidad que le interesa y en el sentido que prefiere, coincidirás que el barco no se moverá. Buscaremos el Trade-off o el plan que integre a todos los departamentos y que les lleva a remar a la misma velocidad y en el mismo sentido.

Te acuerdas que en los primeros post, hablamos de la cadena de suministro y de su funcionamiento global.

¿Cómo engrasar la máquina logística?

Entremos a optimizar. Si ya tenemos un Trade-off con todos lo departamentos, ahora toca llevar a cabo acciones concretas que mejoren la gestión logística, entre las muchas cosas que se pueden mejorar vamos a ver una muestra de ellas; son puntos estratégicos de la gestión logística y pertenecen a la dinámica de diferentes departamentos, recuerda: visión global.

  • PRONÓSTICO Y LA DEMANDA. Fabricación necesita anticipar un mínimo guión de trabajo, sobre el cual planificar su actividad coordinándose con el resto de departamentos.
  • COMPRAS. Comprar es necesario, al igual que tener un plan de compras, presupuestos y unas prioridades.
  • SELECCIÓN Y CERTIFICACIÓN DE PROVEEDORES. Estos tendrían que estar alineados con nuestra estrategia y ofrecernos unos estándares de calidad.
  • GESTIÓN DE INVENTARIOS. Saber lo que tenemos, dónde en qué cantidad y condiciones, es básico.
  • CÁLCULO DE ÁREAS DE ALMACENAMIENTO E INDICADORES ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCIÓN. Los indicadores necesarios que nos ayuden a comprobar la marcha del almacén y el uso que se hace del mismo.
  • COSTOS INTEGRALES DE LOGÍSTICA. Unificar criterios no solo sirve para remar en la misma dirección, también sirve para racionalizar los costes.
  • TARIFAS DE ALMACENAMIENTO. Cuánto nos cuesta almacenar o nos costaría si lo hicieran otros.
  • SELECCIÓN DE TRANSPORTISTAS. Estar vigilantes con la subcontratación del transporte y la cesión de marca que implica.
  • TARIFAS DE OPERACIÓN LOGÍSTICA. Qué nos cuesta lo que estamos haciendo y cómo se pueden mejorar los procesos para generar ahorro y eficacia.
  •  COSTOS DE IMPORTACIONES. Si vendes fuera, conoce exactamente los costes que se derivan de la actividad.
  • SABES ALGUNO MÁS, COMPÁRTELO CON NOSOTROS ?

Hemos visto que el coste de no hacer piña en lo que a gestión logística se refiere, es mucho mayor que el intento de ponerse de acuerdo todos los departamentos implicados y remar en la misma dirección, parece que esto sea algo de sentido común, pero creeme que es más habitual de lo que pensamos, me refiero a que muchas empresas se preguntan por qué no avanzan, cuando deberían preguntarse, estamos todos en esto.

Y como a una buena organización le sigue, una buena evaluación de costes y procesos, hemos repasado brevemente los más significativos. Con esto te pùedes hacer una idea de cómo debe funcionar la gestión logística y lo que implica. No me cansaré de repetirlo, la logística es algo tan importante para una empresa y un país que todo lo que se pueda mejorar será poco.

La próxima nos pondremos a trabajar con el aprovisionamiento y su logística.

Si te ha gustado y crees que le puede ser útil a un conocido tuyo, por favor comparte este post, te lo agradeceremos todos.

Jose Carlos Gisbert

Consultoría y formación FPL Logística

 

DESARROLLO PERSONAL. ¡ GRUPO SALVAJE !

DESARROLLO PERSONAL. ¡ GRUPO SALVAJE !

Lo que no consigues tu solo, lo puedes lograr en equipo, fomenta tu desarrollo personal y el de los demás.

Esta semana abro una colaboración con el blog del Club Almacenalia.

Se trata de un post muy especial para mí. Lo escribo por que es un pasaje que me toco vivir en primera persona, estar sin trabajo hoy en día es por desgracia más habitual de lo que quisiéramos y todo lo que a una persona útil y deseosa de trabajar se le pasa por la cabeza, lo conozco en propia mano.

La impotencia y tristeza que se genera en una situación así, acaba por hacer mella en los pensamientos y acciones, en el día a día de la búsqueda de trabajo y en nuestra vida social y familiar.

Pero antes de que esto se convierta en un problema añadido, por que ya tenemos bastante con no tener trabajo como para traer más dolores de cabeza,os invito a que leáis el artículo y saquéis vuestras propias conclusiones.

Está claro que cuando uno no puede solo con la situación tiene que buscar ayuda y si además de buscarla puede contribuir a dar soluciones a otros… no creéis que merece la pena intentarlo ?

Pues de eso va el artículo, de intentar las cosas de otra manera y desde otro punto de vista, de servirnos de las cosas y personas que tenemos a nuestro alrededor , de ser útiles y explorar nuevos territorios, de abrir nuestro mundo a todo un universo de posibilidades.

Cambiar las cosas y más si estas dependen de lo que decidan otros es complicado,pero que no sea por nuestra parte, hagamos lo posible por mejorar y ofrecer nuestra mejor versión de nosotros mismos; que esos a quien nos dirigimos sean conscientes de la persona que tienen ante sí, y que si no entramos dentro de sus planes pasemos pagina con ánimo y dignidad.

Aquí os dejo mi reflexión, espero que os sea de ayuda :

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Jose Carlos Gisbert

Club Almacenalia

 

¿ HABLAMOS DE VALORES Y DE PSICOLOGÍA PRODUCTIVA ? Logística y Transporte para emocionar.

¿ HABLAMOS DE VALORES Y DE PSICOLOGÍA PRODUCTIVA ? Logística y Transporte para emocionar.

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¿ Hablamos de valores y de Psicología productiva ?

En el trabajo, como en la vida diaria, crear y dar valor a lo que creamos, son evidencias de tener un comportamiento consecuente con nosotros mismos, nuestra empresa y la sociedad. Cada vez que decidimos o intervenimos en algo, hacerlo de manera honesta y consecuente con nuestros valores retrata quienes somos, como llevamos nuestra vida y trabajo.

Da igual que uno sea un simple trabajador, un mando, directivo o jefe. Que la empresa sea nuestra o de otro. Que se trate de un grupo de trabajo, un equipo de fútbol o una colla de amigos que quedan para divertirse, en todo está el trabajo en equipo, la empatía, la relación sana y equilibrada… Todo lo que hace que las cosas funcionen.

¿ Me acompañas al principio, cuando empezó todo ?

Voy a remitirte a las dos primeras entradas publicadas en este blog, ambas se crearon en la dirección a la que apunta la introducción, valores. Como crear valor de empresa y ¿ Palmadita en la espalda o 50€ ? son un reflejo de la filosofía que entiende por hacer buenos negocios el hecho de empezar a mejorar desde dentro, para poder ofrecer un producto sin competencia : nuestros valores.

Síguelos aquí >>>>>> :

 Como crear valor de empresa.

¿ Palmadita en la espalda o 50€ ?

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Si lo deseas, puedes participar de forma activa en el blog, colaborando y compartiendo contenido de interés para todos, los valores de la colaboración son una de las señas de identidad de este blog y mi intención permanente es mejorar para ofrecer un contenido con valores y ayudas .

Gracias y un saludo.

Jose Carlos Gisbert

club almacenalia

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El secreto del éxito  ¿ POR QUÉ UNOS CRECEN Y OTROS NO?

El secreto del éxito ¿ POR QUÉ UNOS CRECEN Y OTROS NO?

El secreto del éxito ¿ POR QUÉ UNOS CRECEN Y OTROS NO?

el secreto del éxitoEn muchas ocasiones seguro que nos hemos preguntado como trabajan o que sistema tienen determinadas empresas, en el mundo de la Logística y el Transporte, empresas que podríamos considerar como modelos de gestión, que salen en las noticias, no por EREs o suspensión de pagos, si no por invertir, contratar, ampliar, innovar. Estas empresas están en el mismo país que el nuestro, por lo tanto sufren la crisis y tienen que hacer sacrificios igual que todos, son vulnerables a la falta de crédito y a los impagos, como lo son la mayoría de las empresas en este país, pero sin embargo son capaces de ofrecer cuentas saneadas, crear empleo e invertir en nuevos proyectos, cuando todos se están apretando el cinturón o lo que es peor apretándoselo a sus empleados, clientes y proveedores. Donde está el secreto del éxito.

¿ Que tienen ellos en común ?

⇒Si algo tienen en común estas empresas es el valor que le dan a su mayor activo: el trabajador, y a su mayor beneficiario: el cliente.

No descubro ningún secreto, ni desvelo nada nuevo si me remito a la importancia de crear un ambiente de trabajo donde la creatividad, autonomía, compañerismo y trabajo en equipo, sean condiciones esenciales para desarrollar un frente común con el fin de afrontar los retos diarios y hacerlo de manera efectiva. Es obvio que una plantilla motivada, que se siente parte de un proyecto y no meros ejecutores de ordenes, que entiende su relación con los mandos como trabajo en equipo y se responsabiliza de que todo funcione, no por el hecho de que se lo hayan ordenado, si no por que así lo sienten, es una plantilla que está en unas condiciones de trabajo totalmente distintas al resto de empresas y esa es una de las características que marca la diferencia.

⇒Otro factor de diferencia es el que marca de manera definitiva el triangulo : empresa – trabajador – cliente.

Estas empresas tienen, también, en común la generación de una marca empresarial que es definida por unos valores y estos valores marcan la relación de la empresa con sus empleados, haciéndolos sentirse parte de un todo con valores y orgullo, y a su vez esta comunión se transmite al cliente con cada relación comercial que se realiza, el cliente nota que está trabajando con una empresa seria, con principios, donde cada parte de la cadena está comprometida y funciona al unisono en favor del cliente.

¿ Como conseguir esta sinergia ? sin duda contando con un profesional experimentado, con años de experiencia laboral y vital a sus espaldas, que sepa reconocer lo que se puede cambiar, que sepa diagnosticar el estado actual de la empresa y que fusione los intereses del negocio con las posibilidades y cambios.

⇒Ante todo el mensaje a transmitir es : por el cliente y para el cliente.

Toda acción que se lleve a cabo para fidelizar y ganar clientes satisfechos ¿ no merece la pena replantearse muchas cosas ? Esto es otra cosa que tienen en común estas grandes empresas, grandes no en tamaño si no en resultados, el hecho de considerar al cliente por encima de todo; no se trata de contentarlo o  “hacerle la pelota” a todas horas o de concederle todos sus deseos, se trata de anticiparse a sus necesidades para que no tenga que ir detrás de nosotros reclamando servicio o hacer tan bueno el sistema de trabajo de la empresa que el cliente no tenga razones para estar descontento y a la vez perdone los fallos que se puedan cometer, solo por el hecho de que somos nosotros.

Este es el espíritu, y desde luego pasa por las relaciones empresa – empleado y estas con el cliente. Es un todo, que se retroalimenta, depende de si mismo y se transmite a todos : empleados, directivos, clientes, proveedores, agentes externos, competencia, y a un sin fin de actuantes más.

La próxima vez que vean una noticia relacionada con alguna de estas empresas, por qué no plantearse lo que se puede cambiar en la suya para acercarse a ellas.

Jose Carlos Gisbert

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