El piking es el proceso pegado al cliente.

Es obligado mejorar y rediseñar el picking, uno de los procesos que más recursos consume en el almacén y que es la última frontera antes de salir de nuestro control.

Una historia sobre picking

Te quiero presentar a Jose.
Jose Gallego, es jefe de almacén en una empresa de artículos de importación. A diario recibe contenedores de china llenos de cajas que están llenas de todo tipo de artículos: desde paraguas, juguetes, platos, destornilladores, sabanas, cadenas para perro y un sin fin de artículos hasta cerrar un maestro con más de 15.000 referencias.
Los almuerzos de Jose duran 5 minutos, el tiempo que tarda en engullir un sándwich comprado en la máquina de Vendin, al igual que el café, que se lo toma de camino a los muelles, mientras contesta a una llamada tras otra, la mayoría de clientes que reclaman su pedido.
Desde las 8 de la mañana y hasta, muchos días, las 8 de la tarde el almacén que dirige Jose es un campo de batalla en el que se pelean: los transportistas, operarios del almacén, clientes, administración, el jefe y finalmente Jose que viene a ser una mezcla entre bombero, psicólogo y diana para disparos.
La empresa de distribución de Jose ha tenido la brillante idea de abrir un canal de venta online para profesionales, que pueden realizar compras a través de la web mediante registro previo y con un pedido mínimo, y digo brillante idea en el sentido irónico de la palabra ya que el almacén de la empresa está totalmente fuera de control y esto añade más leña al fuego.
Recordemos que tan importante es controlar la entrada como la salida de mercancías en un almacén y en este sentido Jose es un verdadero artesano, con el ERP de la empresa, tiene relativamente controlada la entrada de mercancías y la salida, pero donde realmente tiene problemas es en la ubicación y preparación de pedidos.
Jose lleva trabajando en la empresa más de 14 años y ha visto como su crecimiento supera el 20% anual. El crecimiento rápido de la empresa ha obligado a Jose a buscar alternativas a las necesidades de almacenaje que ha provocado este crecimiento, acudiendo al alquiler de naves cercanas para aumentar la superficie de almacenamiento, en este contexto, el crecimiento ha sido desordenado y ahora nuestro amigo está pagando las consecuencias.
El pasado mes de febrero ocurrió lo que Jose se temía.
Uno de sus jefes, bajó al almacén visiblemente enfadado y casi al borde de un ataque de nervios, increpó a nuestro protagonista:
–     ¿Qué está pasando en el almacén Jose? He recibido la llamada de Cholloshop, uno de nuestros mayores clientes, advirtiéndonos de que va a cambiar de proveedor y nos va a dejar de lado ya que está teniendo problemas muy graves con sus pedidos. No los recibe a tiempo, hay muchas equivocaciones y le falta mercancía. ¡no me lo explico! Tenemos de todo en el almacén, recibimos 4 contenedores de mercancía todos los días ¿Qué está pasando?
–     Verás Javi- replicó Jose- tengo los almacenes a tope, hemos alquilado otro la semana pasada y ya se nos ha quedado pequeño, los chicos trabajan a destajo para dar salida a todos los pedidos, pero no llegan, preparamos el 75% de los pedidos y nos faltan horas. Vamos dejando la mercancía de los contenedores donde podemos o donde hay hueco y vamos todo lo deprisa que podemos.
–     ¡Arréglalo Jose! Si perdemos a este cliente…-
Jose tenía un problema entre manos, un problema muy grave que empezaba a afectar al nivel de servicio y estaba tan bloqueado como su almacén.
La situación empezaba a afectar también a su vida personal, llegaba a casa preocupado y su mente solo podía pensar en sus problemas laborales restando espacio para su familia y para vida fuera del trabajo (que también la hay…). Amanda, su mujer, estaba preocupada también.
Una tarde en la que ambos se sentaron en el comedor, Amanda le comentó, preocupada por la deriva de la situación:
–     Te acuerdas de aquel Máster de logística que hiciste hace tiempo ¿no te podría ser de ayuda ahora?¿No estudiaste nada sobre eso del picking?
–     Si, me acuerdo -respondió Jose- pero era un Máster bastante generalista y no entraba en detalles sobre el tema del almacenaje… aunque si hubo algo que llamó mi atención, recuerdo que la asignatura de picking era de un profesor que me gustó mucho, voy a mirarlo-
Jose había cursado un Máster hace algunos años y la asignatura de picking era impartida por un profesor que particularmente llamó su atención, por su manera de enfocar la clase y sus ideas, así que decidió contactar con el, lo cual dio como fruto una reunión para hablar sobre el tema.
Jose, estaba compartiendo sus preocupaciones con el profesor mientras tomaban un café en un céntrico hotel:
–     Es difícil hacer un diagnostico desde aquí sin conocer en directo tu almacén – le comentaba el profesor a Jose- pero si te puedo dar una serie de recomendaciones básicas sobre las que puedes ir construyendo un sistema de gestión de tu almacén, con una cierta solidez o, como mínimo, con una cierta base razonable.-
Jose escuchó atentamente toda esta serie de recomendaciones:

Cómo planificar la gestión del picking

Verás Jose, todo proceso, porque el picking es un proceso, tiene un inicio y un final y todo lo que ocurre entre estos dos puntos es la cadena de acciones que forman el proceso. Muchas veces nos limitamos a ver un proceso de manera unitaria, nos centramos únicamente en lo que ocurre dentro de esos dos puntos si tener en cuenta que estos pueden tener más profundidad de la aparente, es decir, hay procesos que se pueden mejorar desde el punto de vista limitado al propio proceso y otros que es necesario ir más allá para encontrar una mejora, y el picking es uno de estos procesos.
Todo lo que ocurre durante el picking es un reflejo de cómo hemos organizado las cosas antes del proceso:
–     Cómo hemos recepcionado la mercancía.
–     Con qué criterios la hemos ubicado
–     Qué facilidades hemos buscado para hacer a la mercancía más accesible al picker.
Si empezamos a pensar en el proceso de picking como un flow que parte desde la recepción de la mercancía, estaremos empezando a resolver tu problema.
Antes incluso de que llegue la mercancía a nuestras instalaciones, debes tener claro que vas a hacer con ella y como la vas a tratar para que sea accesible, localizable y esté controlada.
Tienes que planificar por adelantado anticipándote al flujo de mercancía a diario o mejor semanalmente e incluso mensualmente. Para ello necesitas un plan y tecnología.
Pero antes de nada quiero que asumas cuatro reglas básicas para crear una base sólida sobre la que asentar tu gestión del picking:

Las 4 columnas del picking perfecto

UBEC  Concept PICKING

Segmentando el proceso: es necesario basar el diagnostico de tu picking en cuatro áreas que surgen de segmentar en función de la importancia de cada una para realizar un picking básico:

1.UBICACIÓN: Se puede hacer Picking en un almacén caótico, si somos Amazon , de lo contrario difícilmente. Con este concepto, se hace referencia a la organización de las mercancías en el almacén, a su ubicación, accesibilidad, control y estado. Si es importante mejorar los tiempos de preparación de pedidos, más lo será que las mercancías estén localizables y controladas, una cosa sin la otra no puede funcionar, de ahí la importancia de anticipar y prever la entrada de mercancías.
Por lo tanto, tener una excelente base de gestión de stocks, ubicaciones y control de mercancías es una buena manera de asegurarse un Picking rápido y fluido, sin cuellos de botella. Llevar a cabo una gestión de stocks basada en las rotaciones de los productos, puede ser una buena solución.

2. BÚSQUEDA: Cuando el operario recibe la orden de preparación y se dispone a preparar:
¿Tiene una manera concreta y estructurada de proceder?
-No exactamente-
¿Existe un sistema habitual, un SGA u otro tipo de ayuda?
-Si, usamos el ERP con código de barras para entradas y listas de pedidos-
¿Hay algún criterio para definir la creación de las rutas de recogida?
-No, cada operario sabe más o menos donde está todo y se guía por su experiencia-
¿Existe un control sobre los tiempos de preparación y algún cuadro de mando que los analice?
-No-
¿Se realizan diagnósticos con la plantilla, para evaluar y mejorar el Picking?
-No-
Como la mayoría de las respuestas que me has dado son no, este es un buen momento para iniciar cambios y mejorar el sistema. Como has observado, este punto tiene relación directa con cómo se realiza la operación y el sistema de organización que la dirige. No hay mejor bálsamo que la organización, que cada uno sepa lo que tiene que hacer, cómo hacerlo y a quién recurrir.
Cualquier plan de organización o mejora, debe conllevar la integración del grupo de trabajo y la estandarización del sistema en busca de un estándar de trabajo y calidad.

3.EXPEDICIÓN: ¿Qué pasa una vez el operario tiene toda la mercancía encima de la mesa preparada para su consolidación en un pedido? Podemos ser rápidos encontrando y recolectando la mercancía, pero si no somos cuidadosos en comprobar que las referencias, tallas, colores, etc. son las que tiene que ser, que el embalaje es adecuado, la colocación y protección de los artículos es suficiente o la consolidación, da como resultado un palet o caja seguro y etiquetado de manera correcta, tiraremos a perder toda la operación. No deseamos que al cliente le llegue una “caja sonajero” con toda la mercancía dando vueltas. Es en este apartado donde hay que cuidar el aspecto estético del pedido, la impresión que se llevará el cliente al recibir su mercancía: el Packaging, diseño, protección, etiquetado deben ser cuidados, así como la manera de realizar el embalado, proteger cada elemento o tener en cuenta las especificaciones del cliente.

4.CALIDAD: No nos podemos olvidar del seguimiento de los pedidos o mejor de las incidencias, tanto negativas como las valoraciones positivas. No basta con esperar a que ocurra un fallo y buscar al responsable para hacer caer sobre él todos los males del mundo, las personas cometen errores por que los sistemas no funcionan o no existe una manera estandarizada de hacer el trabajo.

Picking Flow, un concepto rompedor

Mira Jose, como la tuya, en muchas empresas se trabaja con el sistema “hago lo que puedo y luego voy apagando fuegos” esto es pan para hoy y hambre para mañana. Me refiero a que cada uno de los procesos que ocurren dentro de un almacén deben tener un sentidoy una estructura, el sentido se lo da el hecho de que el cliente sea el beneficiario de hacer bien ese proceso y la estructura se la da un sistema de trabajo que permite un “Flow” rápido y cómodo de las mercancías a su paso por todos los procesos.

Te dejo esta reflexión (y a ti estimado lector también):

¿Que pasaría si convirtiéramos al proceso de picking en el protagonista de la gestión?

Si construimos el trabajo a partir de este proceso que es el que está literalmente atado al cliente… Te lo dejo a tu reflexión, yo como consultor lo estoy haciendo mira con qué medios: Clic aquí

Destapando los errores en el picking

Otro de los problemas que me comentabas, Jose, era la dificultad que tenias para localizar los problemas derivados del picking, antes de conocerlos a través de las quejas de tus clientes, es decir, cómo prevenir los errores.
En este sentido quiero que tengas en cuenta que por mi experiencia debo enumerarte una serie de problemas que son comunes a este proceso y que te pueden ayudar a centrar el tema y a empezar por algún sitio:

·      Sin stock, literalmente va el operario a por mercancía y… no hay! En esa ubicación no está la mercancía ya sea por que se ha acabado y nadie lo ha reflejado o por que existe un error de introducción de datos en el sistema. Puedes revisar los protocolos (si los tienes descritos) de aprovisionamiento y de gestión de la información.
·      Producto incorrecto: El operario extrae el producto equivocado, ya sea por la falta de claridad en la identificación de la ubicación, producto o referencia, como por el sistema de recogida y clasificación. Puedes revisar la manera en la que identificas los artículos o el sistema de recogida.
·      Errores en el conteo: se extraen más o menos productos de los demandados, en este caso la claridad que ofrece la orden o pedido en cuanto a las cantidades puede ser revisada.
·      Daños en los productos, ya sea por la falta de revisión, como por la manipulación inadecuada. Vamos a revisar el producto antes de ponerlo en el carro de picking y vamos ha manipularlo con precaución.

Como verás son recomendaciones genéricas que se pueden ampliar con las especificas de tu empresa y de esta forma podemos implantar soluciones a medida de cada proceso, incluso si tu empresa está pensando en abrir un ecommerce de cara al público, que en ese caso se requiere de una gestión integral diseñada únicamente para ese tipo de logística, y para ello nada mejor que una consultoría o una buena formación.
Jose, si quieres te dejo mi web Clic aquí y se la pasas a tu jefe, seguro que si hablamos de ello saldrá algo muy positivo para todos.

Conclusiones

Si una empresa, como la de Jose, toma conciencia de que tiene que mejorar de manera continua los procesos, estará más preparada para afrontar los cambios en la logística y en el consumo que estamos viviendo y que serán más rompedores en los próximos años. Sus clientes se lo agradecerán y este será su  elemento diferenciador respecto a su competencia y un motivo estupendo para que los comerciales vayan a ver a los clientes con la cabeza bien alta y seguros de representar a una empresa que no falla.
El picking es el protagonista en esta ocasión, junto con la percepción de la empresa en cuanto a lo importante que es el cliente:

“La gestión de la empresa, es la gestión de sus clientes”

Gracias!
Jose Carlos Gisbert 

Director, consultor y formador en FPL Logística