El proceso del picking paso a paso

El proceso del picking paso a paso

La preparación de pedidos paso a paso

Vamos a describir cómo se planifica y ejecuta el proceso de preparación de pedidos, qué medios se pueden utilizar y cómo mejora la tecnología el picking.

Desde el punto de vista operativo el picking supone:

1
Alrededor del 70% de tiempo de trabajo en los almacenes.

2
Una media de 4 empleados trabajando exclusivamente (almacén medio en pequeñas empresas).

3
Cerca de un 75% de los errores que se producen en un almacén.

Desde el punto de vista del proceso, el picking supone el proceso más costoso en ejecución y más relevante a la hora de formalizar KPIs de desempeño tanto ante el cliente como en la propia explotación de la empresa.
Es obvio que si estamos ante un proceso tan relevante, este debe planificarse y ejecutarse de manera estructurada y con los recursos adecuados.

Veamos una descripción funcional de un proceso de picking convencional y sus posibilidades de mejora.

Fases del proceso del picking

De manera general se puede dividir la preparación de pedidos en 4 fases (Ilustración 1).

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Fase 1: Planificación y ordenes

En esta fase se pueden distinguir, por un lado la planificación y por otro las ordenes de pedido a preparar.
La planificación, que será un concepto fijo de cómo hacer el picking o con un protocolo de trabajo que requiere una organización previa y que nos va a servir para determinar cómo se realizará el proceso, de que parte se ocupa cada quien y de las directrices de comprobación, calidad y registro que serán necesarias para garantizar un picking fiable.

Por otro lado, en la 1ª fase y ya a nivel operativo, la recepción de la orden de pedido o orden de picking iniciará el proceso de preparación, que antes habremos planificado.
Una orden de picking consiste en un documento interno donde se refleja el pedido de un cliente que tenemos que preparar y que debería informar al preparador de conceptos como:

  • Tipo o referencia del articulo (nombre, número, fotografía o ilustración, etc.)
  • Ubicación exacta del articulo en el almacén (pasillo, estantería, nivel, posición, boca, cajón, portal, etc.).
  • Numero de unidades a extraer.
  • Referencia o número de pedido.
  • Datos relativos a la preparación, observaciones, etc.
  • Datos relativos al transporte o expedición.

También señalaremos que la orden se puede completar con conceptos como:

  • Número de artículos en existencia (en cada posición), de esta manera facilitamos un inventario continuo.
  • Apartado de verificación de calidad o conformidad.
  • Apartado de identificación del operario.

En función de la organización de cada almacén o de la cantidad y frecuencia en la salida de pedidos o del número de artículos en el pedido, se pueden expedir ordenes de picking para un solo pedido o para varios y pueden ser completados por un operario o varios.

En este sentido y como mejora, introduciremos el uso del SGA o ERP como facilitador de estas operaciones. Estos softwares automatizan parte del proceso de picking ayudando a ubicar la mercancía y luego a prepararla señalando al operario las instrucciones exactas para completar el pedido.
El ERP o SGA se puede aplicar en la preparación de pedidos manual o con sistemas automatizados del tipo Pick-To-Light

Fase 2 y 3: Ruta de recogida y extracción de artículos

En esta parte del proceso se consume la mayor cantidad de tiempo.
El operario tiene que ir extrayendo los artículos descritos en la orden, buscándolos a lo largo del almacén, para ello se debe definir un ruta de recogida que cumpla con las siguientes condiciones:

  • Que sea una ruta donde no se pase dos veces por el mismo sitio.
  • Que sea una ruta corta, es decir con la menos distancia posible.
  • Que sea una ruta rápida, intentando que el consumo de tiempo sea razonable.
  • Que sea una ruta que facilite el acceso a la mercancía.

Es necesario hacer constar que en esta fase es donde más errores se producen, ya sea por que el operario se confunda de artículo o de número de unidades, como que se extraigan artículos dañados, bloqueados o se dañe en el proceso.
Por otro lado, el error puede venir de la confección de la orden, que esta contenga errores respecto al pedido original, que las ubicaciones dadas no se correspondan con las físicas o existan errores en el inventario.
Finalmente, la extracción de artículos se debe realizar con los recursos adecuados y el operario debe preparar estos: carro de picking, pistola de lectura de códigos, plataformas elevadoras, carretillas o escaleras, cajones o cajas, etc.

Como mejora insistiremos en el uso de tecnología mencionada (ERP y SGA) y en especial debemos mencionar a los sistemas guiados por luces o Pick-to-light (Imagen. 2), como ejemplo del uso conjunto del ERP o SGA y este sistema que automatiza el proceso de localización y extracción de artículos, elevando la productividad a niveles entre un 40% y 200% con menos recursos.
Por medio de leds, el operario visualiza rápidamente la ubicación y por medio de un display ve el número de unidades a coger y confirma la extracción.
Cabe destacar la enorme capacidad de trabajo de estas instalaciones para absorber impactos en la actividad como los vividos con el COVID19 donde se reducen las plantillas y la demanda sufre fuertes fluctuaciones, los sistemas Pick-to-light son grandes soluciones como las que ofrecen especialistas como Electrotec y que nos describen en su web.

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Fase 4: Preparación para la expedición

En esta fase final consolidaremos el pedido conforme a las instrucciones y los sistemas de consolidación y embalaje que tengamos previstos.
En esta parte toman protagonismo las tareas de:

  • Comprobación de la mercancía: tanto de cantidades como de estado de los artículos, referencias, colores, tallas, etc. de manera que completemos el trabajo de verificación que tendríamos que haber hecho ya durante la fase anterior.
  • Consolidación para envío: protegeremos la mercancía en el interior del embalaje, cerraremos y etiquetaremos las cajas y finalmente realizaremos las operaciones complementarias como el pesado, volumen, etc.
  • Expedición: en este caso, básicamente se trata de colocar la mercancía en la playa de carga para que se la lleve el transportista que tenga programada la recogida.

A nivel de mejoras, igualmente insistimos en el uso de ERP y SGA para mejorar la gestión del almacén y del picking en general y la adopción de protocolos con las agencias de transporte para la recogida de la mercancía.

El proceso de preparación de pedidos no tiene por que ser complejo si se articula un protocolo y se revisan los KPI relativos al la calidad y desempeño.

Por otro lado, los sistemas automatizados en instalaciones de almacén y el software ponen a la empresa, a medio/largo plazo, en una posición competitiva, está demostrado.

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Jose Carlos Gisbert

Consultor y formador en el área logística

Autor y experto en logística e ecommerce

Tipos de palet y recomendaciones de uso

Tipos de palet y recomendaciones de uso

El palet, una herramienta universal y polivalente: todo lo que necesitas saber sobre el.

ARTÍCULO PROMOCIONADO Te invito a hacer un breve pero intenso recorrido por el uso del palet, con una serie de recomendaciones y consejos.

Unas consideraciones previas sobre el palet

Si tuviéramos que elegir un medio de manutención y transporte universal, seguramente elegiríamos al palet como protagonista. Pocos sistemas son tan versátiles y ampliamente utilizados a lo largo de todo el planeta y en todo topo de industrias. Los diseños y tipos de palet son tan variados como lo son el tipo de empresas que los utilizan. Los materiales de construcción son igualmente variados, desde la clásica madera, pasando por el metal, plástico, DM o las fibras. El transporte por casi cualquier tipo de medio, se beneficia de la consolidación de cargas que permite el palet y de su posterior cadena de manutención el almacenes, operadores, puntos de venta, etc. El diseño del palet se ha ido adaptando al tipo de mercancía y sector y a las necesidades de transporte y almacenaje propias de cada industria. Palets con diferentes formas, sistemas de seguridad o manipulación, tamaños o pesos, todo en función del tipo de industria y mercancía a manejar. Por ello el palet en si mismo constituye una categoría única entre los sistemas de manutención y transporte, que merece ser tratada con la importancia que en la práctica tiene.

“El palet unifica lo diverso y simplifica el transporte”

¿Que tipo de palet puede interesarme?

El palet más común es el europeo (Europalet), se utiliza tanto en el transporte como en el almacenaje de forma masiva en nuestro continente. Está construido en madera y tiene alternativas de otros materiales, como el palet de plástico que ofrece similares características en cuanto a tamaño y uso, a la vez que los pesos son inferiores y su capacidad de almacenamiento en vacío (apilados) es mayor que su hermano Europalet. La otra opción más utilizada es el palet Americano, con unas dimensiones mayores y que es ampliamente utilizado en el continente americano y asiático. Este palet ofrece ventajas a la hora de apilar cajas, ya que su capacidad es mayor dada su mayor superficie útil, y es una herramienta  ideal para trabajar a nivel interno, mover mercancías entre almacenes o apilarlas en espera de tratamiento, no es recomendable utilizarlos para el transporte fuera de la empresa o en circuitos abiertos, también tiene sus versiones muy interesantes en plástico.
Recomendación: Un sitio para cada cosa y cada cosa en su sitio. Si vas a almacenar palets en tu empresa te recomiendo que elijas un espacio concreto en el cual guardar los palets de forma limpia y ordenada, sitio que todo el mudo debe conocer y respetar a la hora de recoger o dejar los palets vacíos, es decir el sitio de los palets. No permitas que se dejen palets por cualquier lugar. De este modo tendrás controlados e inventariados los palets de manera más accesible y ordenada (más sobre gestión del almacén).

¿Qué otras opciones de palet o contenedor pueden ser interesantes?

Al margen de los palets clásicos, podemos ver con interés el uso de alternativas que nos pueden convenir por sus especiales características. Ya sea porqué son sistemas de manutención de materiales más ligeros: Palets de plástico o fibra, o porqué  su diseño permite consolidar y transportar mercancías de tamaños o pesos reducidos o con especiales características. Veamos algunos de ellos: Palets de plástico Este tipo de palet es más ligero que su hermano de madera, puede rondar los 6kg y en muchos casos es encajable permitiendo ganar espacio de almacenamiento. Al ser de un material plástico  es higiénico y recomendado para la manutención de mercancías con regulación fitosanitaria. Se puede utilizar en cualquier condición climática o de uso con líquidos u otros materiales que ensucien el palet ya que su limpieza es fácil. Resisten los detergentes y pueden ser tratados con químicos y bactericidas.
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Imagen cortesía de Schoellerallibert

Contenedores de plástico Este tipo de sistema puede sernos útil para almacenar y transportar piezas o artículos a granel, cajas o paquetes de pequeño tamaño o unidades sueltas de difícil ordenación. Estos contenedores están provistos de patines para poder ser manipulados con transpalets o carretillas. Por otro lado, algunos modelos son plegables, lo que hace que sean fáciles de apilar y manipular ahorrando mucho espacio.  Como hemos viste en la descripción de las ventajas del palet de plástico, estos contenedores comparten esas ventajas de higiene, ligereza y versatilidad, constituyen un interesante alternativa.
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Imagen cortesía de Schoellerallibert

Recomendación: Los contenedores de plástico, pueden ser muy útiles a la hora de hacer picking de fracciones (más sobre el picking de fracciones) cuando se da el caso en el que tenemos que tomar mercancía situada en diferentes almacenes y se requiere un sistema de transporte que contenga la mercancía aislada y a buen recaudo hasta su consolidación en un pedido. Los contenedores se pueden dividir mediante separadores y preparar varios pedidos a la vez en los casos en los que se necesite recorrer diferentes almacenes transportando la mercancía por una ruta determinada.

El palet perfecto

Ya tenemos seleccionado el sistema que nos interesa, en esta ocasión, el palet de madera o el de plástico. Ahora cabe observar una serie de recomendaciones a cerca de la preparación y seguridad de un pedido paletizado. El envío de mercancía paletizada supone que esta tenga que ser manipulada por personal ajeno a la empresa. Terceros como el transportista, los operarios en otros almacenes, etc. Manipularán el palet en todo su recorrido hasta el cliente. Por este motivo es fundamental observar las siguientes recomendaciones, que os ofrecemos desde nuestra experiencia como consultores en empresas de muy variados sectores:
  • Preparación previa: Antes os dejaba la recomendación de apilar los palets vacíos en un lugar predeterminado, esto permite tener contabilizados los palets, tenerlos localizados y al alcance  de todos, y muy importante tener los palets controlados para poder ser revisados antes de su uso y proceder a reparaciones, sustituciones o aprovisionar más palets. Por otro lado debemos revisar también la mercancía que vayamos a paletizar, que esta esté en condiciones de ser paletizada.
  • El peso y la carga: Cuando consolidamos la carga en palet no debemos olvidar dos consideraciones. La primera tiene relación con el peso de la propia mercancía y si este puede afectar a las especificaciones del palet. La segunda tiene que ver con el peso total, es decir lo que pesa la mercancía más lo que pesa el palet y cómo este peso puede afectar a su transporte en función del vehículo o contenedor que se vaya a utilizar. Recordemos la normativa relativa al transporte marítimo y el Peso Bruto Verificado VGM, más acerca del VGM.
  • Construcción del palet: De cómo apilemos las cajas en el palet dependerá su estabilidad. En este sentido es necesario colocar las mercancías más pesadas en la parte de abajo para evitar el colapso del palet. Por otro lado debemos evitar en la medida de lo posible que la mercancía sobresalga de la linea del palet, que la mercancía este recta y que su altura no sobrepase la máxima del vehículo o contenedor al que va a ser cargado.
  • Retactilado y protecciones: En función de la mercancía, el cliente y del transporte, deberemos  emplear una serie de capas de protección de la mercancía. Los flejes, y las esquineras nos ayudan a estabilizar la carga, evitar que se mueva o protegerla de golpes. Tras la protección viene el retractilado, que termina de fijar la carga y hace las funciones de protección externa y superficie de etiquetados.
En la logística actual donde los costes penalizan más que nunca y el servicio al cliente tiene mucha más profundidad, es necesario replantearse si operaciones comunes y diarias como la preparación de pedidos y la paletización se están llevando a cabo de la manera más óptima posible. Me refiero a esto porqué muchas de las operaciones diarias pasan desapercibidas a los ojos del que las debe controlar, se piensa que por el hecho de ser operaciones básicas o de “batalla” se deben realizar sin perder en ellas más tiempo de control que el mínimo o ninguno y esto es un error común que lleva a construir palets que no ofrecen garantías de solidez y durante el transporte o manutención acaban colapsando, dañados u ofrecen una imagen pésima de la empresa que los ha preparado. Tengamos mucho cuidado en cuidar estos aspectos operativos y estéticos. Gracias por vuestro tiempo y os invito a comentar y compartir este post. linkedin, jose carlos gisbert, blog de logística ecommerceJose Carlos Gisbert Director, consultor y formador de FPL Logística
El Picking perfecto, cómo mejorar el proceso de picking en tu empresa.

El Picking perfecto, cómo mejorar el proceso de picking en tu empresa.

El piking es el proceso pegado al cliente.

Es obligado mejorar y rediseñar el picking, uno de los procesos que más recursos consume en el almacén y que es la última frontera antes de salir de nuestro control.

Una historia sobre picking

Te quiero presentar a Jose.
Jose Gallego, es jefe de almacén en una empresa de artículos de importación. A diario recibe contenedores de china llenos de cajas que están llenas de todo tipo de artículos: desde paraguas, juguetes, platos, destornilladores, sabanas, cadenas para perro y un sin fin de artículos hasta cerrar un maestro con más de 15.000 referencias.
Los almuerzos de Jose duran 5 minutos, el tiempo que tarda en engullir un sándwich comprado en la máquina de Vendin, al igual que el café, que se lo toma de camino a los muelles, mientras contesta a una llamada tras otra, la mayoría de clientes que reclaman su pedido.
Desde las 8 de la mañana y hasta, muchos días, las 8 de la tarde el almacén que dirige Jose es un campo de batalla en el que se pelean: los transportistas, operarios del almacén, clientes, administración, el jefe y finalmente Jose que viene a ser una mezcla entre bombero, psicólogo y diana para disparos.
La empresa de distribución de Jose ha tenido la brillante idea de abrir un canal de venta online para profesionales, que pueden realizar compras a través de la web mediante registro previo y con un pedido mínimo, y digo brillante idea en el sentido irónico de la palabra ya que el almacén de la empresa está totalmente fuera de control y esto añade más leña al fuego.
Recordemos que tan importante es controlar la entrada como la salida de mercancías en un almacén y en este sentido Jose es un verdadero artesano, con el ERP de la empresa, tiene relativamente controlada la entrada de mercancías y la salida, pero donde realmente tiene problemas es en la ubicación y preparación de pedidos.
Jose lleva trabajando en la empresa más de 14 años y ha visto como su crecimiento supera el 20% anual. El crecimiento rápido de la empresa ha obligado a Jose a buscar alternativas a las necesidades de almacenaje que ha provocado este crecimiento, acudiendo al alquiler de naves cercanas para aumentar la superficie de almacenamiento, en este contexto, el crecimiento ha sido desordenado y ahora nuestro amigo está pagando las consecuencias.
El pasado mes de febrero ocurrió lo que Jose se temía.
Uno de sus jefes, bajó al almacén visiblemente enfadado y casi al borde de un ataque de nervios, increpó a nuestro protagonista:
–     ¿Qué está pasando en el almacén Jose? He recibido la llamada de Cholloshop, uno de nuestros mayores clientes, advirtiéndonos de que va a cambiar de proveedor y nos va a dejar de lado ya que está teniendo problemas muy graves con sus pedidos. No los recibe a tiempo, hay muchas equivocaciones y le falta mercancía. ¡no me lo explico! Tenemos de todo en el almacén, recibimos 4 contenedores de mercancía todos los días ¿Qué está pasando?
–     Verás Javi- replicó Jose- tengo los almacenes a tope, hemos alquilado otro la semana pasada y ya se nos ha quedado pequeño, los chicos trabajan a destajo para dar salida a todos los pedidos, pero no llegan, preparamos el 75% de los pedidos y nos faltan horas. Vamos dejando la mercancía de los contenedores donde podemos o donde hay hueco y vamos todo lo deprisa que podemos.
–     ¡Arréglalo Jose! Si perdemos a este cliente…-
Jose tenía un problema entre manos, un problema muy grave que empezaba a afectar al nivel de servicio y estaba tan bloqueado como su almacén.
La situación empezaba a afectar también a su vida personal, llegaba a casa preocupado y su mente solo podía pensar en sus problemas laborales restando espacio para su familia y para vida fuera del trabajo (que también la hay…). Amanda, su mujer, estaba preocupada también.
Una tarde en la que ambos se sentaron en el comedor, Amanda le comentó, preocupada por la deriva de la situación:
–     Te acuerdas de aquel Máster de logística que hiciste hace tiempo ¿no te podría ser de ayuda ahora?¿No estudiaste nada sobre eso del picking?
–     Si, me acuerdo -respondió Jose- pero era un Máster bastante generalista y no entraba en detalles sobre el tema del almacenaje… aunque si hubo algo que llamó mi atención, recuerdo que la asignatura de picking era de un profesor que me gustó mucho, voy a mirarlo-
Jose había cursado un Máster hace algunos años y la asignatura de picking era impartida por un profesor que particularmente llamó su atención, por su manera de enfocar la clase y sus ideas, así que decidió contactar con el, lo cual dio como fruto una reunión para hablar sobre el tema.
Jose, estaba compartiendo sus preocupaciones con el profesor mientras tomaban un café en un céntrico hotel:
–     Es difícil hacer un diagnostico desde aquí sin conocer en directo tu almacén – le comentaba el profesor a Jose- pero si te puedo dar una serie de recomendaciones básicas sobre las que puedes ir construyendo un sistema de gestión de tu almacén, con una cierta solidez o, como mínimo, con una cierta base razonable.-
Jose escuchó atentamente toda esta serie de recomendaciones:

Cómo planificar la gestión del picking

Verás Jose, todo proceso, porque el picking es un proceso, tiene un inicio y un final y todo lo que ocurre entre estos dos puntos es la cadena de acciones que forman el proceso. Muchas veces nos limitamos a ver un proceso de manera unitaria, nos centramos únicamente en lo que ocurre dentro de esos dos puntos si tener en cuenta que estos pueden tener más profundidad de la aparente, es decir, hay procesos que se pueden mejorar desde el punto de vista limitado al propio proceso y otros que es necesario ir más allá para encontrar una mejora, y el picking es uno de estos procesos.
Todo lo que ocurre durante el picking es un reflejo de cómo hemos organizado las cosas antes del proceso:
–     Cómo hemos recepcionado la mercancía.
–     Con qué criterios la hemos ubicado
–     Qué facilidades hemos buscado para hacer a la mercancía más accesible al picker.
Si empezamos a pensar en el proceso de picking como un flow que parte desde la recepción de la mercancía, estaremos empezando a resolver tu problema.
Antes incluso de que llegue la mercancía a nuestras instalaciones, debes tener claro que vas a hacer con ella y como la vas a tratar para que sea accesible, localizable y esté controlada.
Tienes que planificar por adelantado anticipándote al flujo de mercancía a diario o mejor semanalmente e incluso mensualmente. Para ello necesitas un plan y tecnología.
Pero antes de nada quiero que asumas cuatro reglas básicas para crear una base sólida sobre la que asentar tu gestión del picking:

Las 4 columnas del picking perfecto

UBEC  Concept PICKING

PICKING MEJORA, JOSE CARLOS GISBERT

Segmentando el proceso: es necesario basar el diagnostico de tu picking en cuatro áreas que surgen de segmentar en función de la importancia de cada una para realizar un picking básico:

1.UBICACIÓN: Se puede hacer Picking en un almacén caótico, si somos Amazon , de lo contrario difícilmente. Con este concepto, se hace referencia a la organización de las mercancías en el almacén, a su ubicación, accesibilidad, control y estado. Si es importante mejorar los tiempos de preparación de pedidos, más lo será que las mercancías estén localizables y controladas, una cosa sin la otra no puede funcionar, de ahí la importancia de anticipar y prever la entrada de mercancías.
Por lo tanto, tener una excelente base de gestión de stocks, ubicaciones y control de mercancías es una buena manera de asegurarse un Picking rápido y fluido, sin cuellos de botella. Llevar a cabo una gestión de stocks basada en las rotaciones de los productos, puede ser una buena solución.

2. BÚSQUEDA: Cuando el operario recibe la orden de preparación y se dispone a preparar:
¿Tiene una manera concreta y estructurada de proceder?
-No exactamente-
¿Existe un sistema habitual, un SGA u otro tipo de ayuda?
-Si, usamos el ERP con código de barras para entradas y listas de pedidos-
¿Hay algún criterio para definir la creación de las rutas de recogida?
-No, cada operario sabe más o menos donde está todo y se guía por su experiencia-
¿Existe un control sobre los tiempos de preparación y algún cuadro de mando que los analice?
-No-
¿Se realizan diagnósticos con la plantilla, para evaluar y mejorar el Picking?
-No-
Como la mayoría de las respuestas que me has dado son no, este es un buen momento para iniciar cambios y mejorar el sistema. Como has observado, este punto tiene relación directa con cómo se realiza la operación y el sistema de organización que la dirige. No hay mejor bálsamo que la organización, que cada uno sepa lo que tiene que hacer, cómo hacerlo y a quién recurrir.
Cualquier plan de organización o mejora, debe conllevar la integración del grupo de trabajo y la estandarización del sistema en busca de un estándar de trabajo y calidad.

3.EXPEDICIÓN: ¿Qué pasa una vez el operario tiene toda la mercancía encima de la mesa preparada para su consolidación en un pedido? Podemos ser rápidos encontrando y recolectando la mercancía, pero si no somos cuidadosos en comprobar que las referencias, tallas, colores, etc. son las que tiene que ser, que el embalaje es adecuado, la colocación y protección de los artículos es suficiente o la consolidación, da como resultado un palet o caja seguro y etiquetado de manera correcta, tiraremos a perder toda la operación. No deseamos que al cliente le llegue una “caja sonajero” con toda la mercancía dando vueltas. Es en este apartado donde hay que cuidar el aspecto estético del pedido, la impresión que se llevará el cliente al recibir su mercancía: el Packaging, diseño, protección, etiquetado deben ser cuidados, así como la manera de realizar el embalado, proteger cada elemento o tener en cuenta las especificaciones del cliente.

4.CALIDAD: No nos podemos olvidar del seguimiento de los pedidos o mejor de las incidencias, tanto negativas como las valoraciones positivas. No basta con esperar a que ocurra un fallo y buscar al responsable para hacer caer sobre él todos los males del mundo, las personas cometen errores por que los sistemas no funcionan o no existe una manera estandarizada de hacer el trabajo.

Picking Flow, un concepto rompedor

Mira Jose, como la tuya, en muchas empresas se trabaja con el sistema “hago lo que puedo y luego voy apagando fuegos” esto es pan para hoy y hambre para mañana. Me refiero a que cada uno de los procesos que ocurren dentro de un almacén deben tener un sentidoy una estructura, el sentido se lo da el hecho de que el cliente sea el beneficiario de hacer bien ese proceso y la estructura se la da un sistema de trabajo que permite un “Flow” rápido y cómodo de las mercancías a su paso por todos los procesos.

Te dejo esta reflexión (y a ti estimado lector también):

¿Que pasaría si convirtiéramos al proceso de picking en el protagonista de la gestión?

Si construimos el trabajo a partir de este proceso que es el que está literalmente atado al cliente… Te lo dejo a tu reflexión, yo como consultor lo estoy haciendo mira con qué medios: Clic aquí

Destapando los errores en el picking

Otro de los problemas que me comentabas, Jose, era la dificultad que tenias para localizar los problemas derivados del picking, antes de conocerlos a través de las quejas de tus clientes, es decir, cómo prevenir los errores.
En este sentido quiero que tengas en cuenta que por mi experiencia debo enumerarte una serie de problemas que son comunes a este proceso y que te pueden ayudar a centrar el tema y a empezar por algún sitio:

·      Sin stock, literalmente va el operario a por mercancía y… no hay! En esa ubicación no está la mercancía ya sea por que se ha acabado y nadie lo ha reflejado o por que existe un error de introducción de datos en el sistema. Puedes revisar los protocolos (si los tienes descritos) de aprovisionamiento y de gestión de la información.
·      Producto incorrecto: El operario extrae el producto equivocado, ya sea por la falta de claridad en la identificación de la ubicación, producto o referencia, como por el sistema de recogida y clasificación. Puedes revisar la manera en la que identificas los artículos o el sistema de recogida.
·      Errores en el conteo: se extraen más o menos productos de los demandados, en este caso la claridad que ofrece la orden o pedido en cuanto a las cantidades puede ser revisada.
·      Daños en los productos, ya sea por la falta de revisión, como por la manipulación inadecuada. Vamos a revisar el producto antes de ponerlo en el carro de picking y vamos ha manipularlo con precaución.

Como verás son recomendaciones genéricas que se pueden ampliar con las especificas de tu empresa y de esta forma podemos implantar soluciones a medida de cada proceso, incluso si tu empresa está pensando en abrir un ecommerce de cara al público, que en ese caso se requiere de una gestión integral diseñada únicamente para ese tipo de logística, y para ello nada mejor que una consultoría o una buena formación.
Jose, si quieres te dejo mi web Clic aquí y se la pasas a tu jefe, seguro que si hablamos de ello saldrá algo muy positivo para todos.

Conclusiones

Si una empresa, como la de Jose, toma conciencia de que tiene que mejorar de manera continua los procesos, estará más preparada para afrontar los cambios en la logística y en el consumo que estamos viviendo y que serán más rompedores en los próximos años. Sus clientes se lo agradecerán y este será su  elemento diferenciador respecto a su competencia y un motivo estupendo para que los comerciales vayan a ver a los clientes con la cabeza bien alta y seguros de representar a una empresa que no falla.
El picking es el protagonista en esta ocasión, junto con la percepción de la empresa en cuanto a lo importante que es el cliente:

“La gestión de la empresa, es la gestión de sus clientes”

 

Gracias!
linkedin, jose carlos gisbert, blog de logística ecommerceJose Carlos Gisbert 

Director, consultor y formador en FPL Logística

PICKING O PREPARACIÓN DE PEDIDOS. GUÍA DE LOGÍSTICA BÁSICA 8

PICKING O PREPARACIÓN DE PEDIDOS. GUÍA DE LOGÍSTICA BÁSICA 8

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¿Qué es y cómo se hace picking?

El picking o preparación de pedidos, una actividad estratégica y que hay que cuidar y mejorar, vamos a conocerla.

En un almacén se realizan una serie de actividades que forman parte del proceso de almacenaje y que dependiendo de su coste (económico o en forma de esfuerzo) requieren de una serie de medios materiales y humanos. Hoy vamos a hacer un recorrido básico sobre uno de los procesos más costosos, en cuanto a tiempo (recuerda que la logística es tiempo), esfuerzo, medios y personal: la preparación de pedidos o Picking.

Javier Mata, entró a trabajar en nuestro almacén la semana pasada. Venía de conducir un camión de reparto y por circunstancias de la vida acabo pidiendo un puesto en la empresa, finalmente aceptamos su solicitud y se puso manos a la obra. Tras unos días de aprendizaje de la mano de nuestro encargado, se le asignó una nueva tarea: colaborar en la preparación de pedidos.

–Muy bien Javier – dijo el encargado – Hoy vamos a preparar tres pedidos que nos han pasado desde la oficina, mira, está es la bandeja de los pedidos y la de al lado la bandeja de los terminados; cuando viene un pedido Lola lo pone en esta bandeja y nosotros tenemos que prepararlo. Primero comprobamos que esté todo correcto, si nos surge alguna duda se la preguntamos a Lola.

Todas las mañanas has visto que preparamos esa zona de allí, es la zona de preparación de pedidos, allí están las cajas, embalajes, precinto, palets, la retractiladora, la máquina de las etiquetas, etc.

– ¿Cómo recogemos la mercancía, cómo sabemos que hay en el almacén?– preguntó Javier– Mira, cuando tenemos la orden de trabajo, esta ha sido emitida por el programa de gestión de almacenes que tenemos, este ha revisado el inventario y nos ha dado una orden sin faltas y además, si te fijas, al lado de la referencia está la ubicación del artículo, así que ya vamos a ir recogiendo artículos conforme nos indica la orden. ¡Coge ese carro y vente! Vamos a por el primero… Pasillo 1, estantería A, pila 2, 1er piso… mira, ese contenedor rojo es ¿cuántos pone? 25 piezas, nos aseguramos de que sea todo correcto y de que las piezas estén perfectas.

–¿Tenemos qué ir paseando por todo el almacén?–preguntó Javier–Así es, hasta que completemos el pedido, una vez en la mesa, iremos embalando y montándolo en cajas, que luego harán un palet, que será lo que enviemos al cliente, lo etiquetaremos y dejaremos preparado para el camión que viene esta tarde.

Es muy importante comprobar la cantidad y la referencia, así como el color y el calibre, antes de consolidar el pedido, también acuérdate de mirar si los artículos están bien, si no tienen alguna rotura o estás rayados, el cliente no puede ser afectado por nuestros fallos, recuérdalo.

Esta podría ser perfectamente una conversación habitual en cualquier almacén, porque el picking es una actividad común independientemente del sector, tipología o negocio de la empresa.

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¿Qué es y qué representa el picking en una empresa?

 

Podríamos definir el picking o la preparación de pedidos, como el conjunto de tareas dirigidas a consolidar en una sola unidad de transporte una cantidad determinada de artículos pertenecientes a un pedido realizado por un cliente determinado.

Estas tareas incluyen las siguientes operaciones:

  • Recopilación de datos y pedidos.
  • Gestión de los mismos y sistema de preparación.
  • Documentación de trabajo.
  • Picking o extracción de los artículos.
  • Rutas y traslados de recogida y descarga en la zona de preparación.
  • Verificación de referencias, estado del producto, medios disponibles, etc.
  • Embalaje y etiquetado.
  • Consolidación adecuada, en palet, caja, etc.
  • Traslado a expedición.

Este conjunto de operaciones puede variar dependiendo del tipo de mercancía (piezas sueltas, cajas o palets), almacén (convencional o automático) o tecnología empleada, así como el sistema particular que la empresa haya adoptado para esta actividad.

El picking es una actividad que produce costes a la empresa y además costes importantes, alrededor de un 60% de los costes de las operaciones de un almacén provienen de esta actividad, de ahí la importancia de optimizar al máximo todos y cada uno de los procesos que hemos visto.

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Métodos o sistemas de Picking

Cuando hablamos de hacer picking podemos distinguir entre dos tipos de recogida del pedido:

  1. Picking de producto a operario: en almacenes automatizados, el producto acude a las manos del operario.
  2. Picking de operario a producto: este es el caso de nuestro amigo Javier. Almacenes convencionales donde se realiza un desplazamiento en busca de la mercancía.

En el último caso, picking de operario a producto (el más común), podemos organizar el sistema de trabajo atendiendo a varios factores, veámoslos:

  • Un pedido, una persona, recogida por pedido.
  • Un pedido, más personas, reparto por sectores de la recogida.
  • Varios pedidos, una persona, recoge por pedidos múltiples.
  • Varios pedidos, más personas, reparto de pedidos.

Como has visto, el picking es una actividad estratégica y compleja, quédate con el hecho de que los recursos necesarios para llevarla a cabo, son numerosos y costosos, por lo tanto es necesario llevar a cabo mejoras en los tiempos de preparación, rutas, ubicaciones, controles de calidad de la información y recogida, etc.

Ahora conoce cómo se implanta un sistema de picking perfecto desde la base

Ya conoces que el el picking y cómo se trabaja, ahora te invito a conocer como se crea e implanta un sistema de preparación de pedidos desde la base y sin necesidad de gastar dinero en sistemas informatizados, software y demás tecnologías, para introducir estos avances siempre hay tiempo.

Si quieres conocer con más profundidad como mejorar u optimizar el picking en tu empresa te invito a que leas este post:

✅ Picking, las bases de la implantación

¡Adelante! Aporta tus ideas y danos tu punto de vista.

Hasta la próxima entrega.

Jose Carlos Gisbert, nos vemos en Linkedin.

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PICKING, LAS BASES DE IMPLANTACIÓN Y MEJORA

PICKING, LAS BASES DE IMPLANTACIÓN Y MEJORA

 

El picking, una  actividad  estratégica y que consume enormes recursos

Como reforzar y mejorar el Picking de cualquier empresa

Picking, como seguramente sabrás, es uno de los procesos estratégicos más importantes que se lleva a cabo en la logística. Su importancia reside en el hecho de que es el último eslabón entre el fabricante y el cliente, es decir, el producto que ha adquirido nuestro cliente pasa por las manos del picker o preparador de pedidos y de ahí al cliente, por lo tanto lo que el cliente recibe, no solo es el fruto de un proceso de fabricación, si no, también el proceso de preparación embalaje y envío.

Un proceso tan importante requiere de un control exhaustivo.

Todas las partes de la cadena logística son importantes y requieren de una monitorización adecuada, pero hay partes que por su cercanía con el cliente deben ser de especial atención, entre ellas el Picking o la preparación de pedidos.

Una vez resaltada esta circunstancia, vamos a centrarnos en el control de la tarea y de sus consecuencias.

Desde que nuestro cliente activa la cadena por medio de un pedido, suceden una serie de procesos que podemos perfectamente segmentar en cuatro campos:

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Como puedes ver en el gráfico, hay una sección que tiene que ver con la organización del almacén y sus mercancías, otras dos con el Picking en sí, y una última y quizás menos habitual relacionada con ejercer un control sobre lo preparado y la percepción del cliente ante ello.

Los cuatro factores del Picking

Vamos a por ellos:

1.UBICACIÓN: Se puede hacer Picking en un almacén caótico, si somos Amazon sí, de lo contrario difícilmente. Con este concepto, se hace referencia a la organización de las mercancías en el almacén, a su ubicación, accesibilidad, control y estado. Si es importante mejorar los tiempos de preparación de pedidos, más lo será que las mercancías estén localizables y controladas, una cosa sin la otra no puede funcionar.

Por lo tanto, tener una excelente base de gestión de stocks, ubicaciones y control de mercancías es una buena manera de asegurarse un Picking rápido y fluido, sin cuellos de botella. Llevar a cabo un gestión de stocks basada en las rotaciones de los productos, puede ser una buena solución.

2. BÚSQUEDA: Cuando el operario recibe la orden de preparación ¿tiene una manera concreta y estructurada de proceder? ¿existe un sistema habitual, un SGA u otro tipo de ayuda? ¿hay algún criterio para definir la creación de las rutas de recogida? ¿existe un control sobre los tiempos de preparación y algún cuadro de mando que los analice?

¿se realizan estudios con la plantilla, para evaluar y mejorar el Picking? Espero que la respuesta mayoritaria a todas las preguntas haya sido sí, de lo contrario, este es un buen momento para iniciar cambios y mejorar el sistema. Como has observado, este punto tiene relación directa con cómo se realiza la operación y el sistema de organización que la dirige. No hay mejor bálsamo que la organización, que cada uno sepa lo que tiene que hacer, cómo hacerlo y a quién recurrir.

Cualquier plan de organización o mejora, debe conllevar la integración del grupo de trabajo y la estandarización del sistema en busca de un estándar de trabajo y calidad.

3.EXPEDICIÓN: ¿Qué pasa una vez el operario tiene toda la mercancía encima de la mesa preparada para su consolidación en un pedido? Podemos ser rápidos encontrando y recolectando la mercancía, pero si no somos cuidadosos en comprobar que las referencias, tallas, colores, etc. son las que tiene que ser, que el embalaje es adecuado, la colocación y protección de los artículos es suficiente o la consolidación, da como resultado un palet o caja seguro y etiquetado de manera correcta, tiraremos a perder toda la operación. No deseamos que al cliente le llegue una “caja sonajero” con toda la mercancía dando vueltas. Es en este apartado donde hay que cuidar el aspecto estético del pedido, la impresión que se llevará el cliente al recibir su mercancía: el Packaging, diseño, protección, etiquetado deben ser cuidados, así como la manera de realizar el embalado, proteger cada elemento o tener en cuenta las especificaciones del cliente.

4.CALIDAD: No nos podemos olvidar del seguimiento de los pedidos o mejor de las incidencias, tanto negativas como las valoraciones positivas. No basta con esperar a que ocurra un fallo y buscar al responsable para hacer caer sobre él todos los males del mundo, las personas cometen errores por que los sistemas no funcionan.

¿Cuántas veces le hemos preguntado a nuestros clientes acerca de nuestro trabajo?

Llevar un control exhaustivo de las incidencias y buscar la causa raíz de las mismas, es la mejor manera de mejorar; si conocemos la causa raíz podemos atajar y eliminar el problema, todo lo demás son parches que al final se despegan y explota el globo.

Por último, el Picking, es una actividad que es muy susceptible de la motivación y preparación del equipo, una buena parte del éxito en una mejora de Picking tiene relación directa con cómo se implica el personal en la planificación y puesta en marcha de las medidas, preguntarles a ellos es una magnifica iniciativa (aunque vaya en contra de mis intereses) que ahorra algunas horas de consultoría. Por otro lado, la metodología Lean tiene herramientas muy válidas en este aspecto, se puede formar y preparar al personal en métodos de resolución de problemas, sistemas de mejora continua, eliminación de despilfarros y trabajo en equipo, si quieres lo hablamos.

Si vamos a implantar un proceso de Picking o queremos mejorar el que tenemos, al margen de estas recomendaciones, contar con la colaboración de un consultor especializado es una opción de arranque muy aconsejable y por ello en FPL te podemos asesorar y trabajar codo con codo con tu equipo para obtener resultados tangibles.

Recuerda que como en casi todo, crear una buena base es el secreto de construir un proceso sólido y proyectable en el tiempo.

 Jose Carlos Gisbert

Director de FPL Logística. Consultor y formador.

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