por JOSE CARLOS GISBERT | Jun 14, 2017 | Logística
Integra los recursos de la empresa en la gestión y procesos logísticos, y como refuerzo en la implantación de un proyecto y de los cambios.
Primera parte
No hace mucho asistí a una conferencia en una feria de muestras, en la que se hablaba de gestión de proyectos, previsiones, demanda, gestión de procesos logísticos, etc. Entre los asistentes estaban directores de logística, operaciones, proyecto, etc.
Me llamó la atención que la mayoría ponía el foco en sus departamentos, como únicos eslabones de la cadena, con una misión dificilísima de cumplir y un montón de procesos por mejorar, saqué esta conclusión en virtud de las preguntas que le hacían al ponente, del enfoque de estas y de los problemas que se dejaban ver entre líneas.
Esta circunstancia no me resulta desconocida, en muchas empresas que he tenido la suerte de visitar, conocer o ayudar, le separación física y operativa de los departamentos es un hecho común y no digamos ya, el divorcio entre la dirección de los mismos y el personal laboral de base.
Las células independientes
Como si de un organismo vivo se tratase, la empresa, está compuesta de células y cada una de estas realiza un trabajo en concreto, para el cual está especializado, y que contribuye con el mismo al funcionamiento correcto de la empresa. Un organismo vivo al que le fallan las células o estas funcionan en su propio beneficio, es un organismo condenado al fallo continuo y a la imposibilidad de sobrevivir o crecer.
Entonces, por qué nos seguimos empeñando en funcionar de manera independiente, en enfocarnos en nuestros resultados particulares o en pensar que por el hecho de ser un cargo directivo tenemos garantizada la colaboración o la capacidad de trabajo de todos a los que impliquemos en un proyecto. A veces es la propia empresa la que fomenta este aislamiento con determinadas políticas, otras veces son los propios departamentos que buscan solucionar sus propios problemas o mantener el poder dentro de la toma de decisiones.
En cualquier caso, coincidirás conmigo, en que la coordinación entre departamentos es más beneficiosa que lo contrario. Pero vayamos aún más allá, no hablemos de departamentos o áreas, hablemos de las personas que en ellos trabajan: directivos, auxiliares, jefes, encargados, operarios, ayudantes, etc.
Cómo evitar el aislamiento e influir en las personas de distintas áreas
La primera tarea que podríamos realizar antes de lanzarnos a un nuevo proyecto es medir el impacto de este en las personas y departamentos, así como testear su capacidad operativa. ¿Correrías en una carrera de coches sin haber revisado, preparado y probado el coche? Muchas veces nos lanzamos a emprender proyectos o cambios en la organización y procesos de la empresa, sin medir antes la capacidad real de las personas y recursos disponibles. Los recursos tienen fácil solución, se optimizan o se adquieren más, pero qué pasa con las personas, si estas no están preparadas o dispuestas a desarrollar el proyecto, no será mejor saberlo antes de iniciarlo; y eso cómo se sabe: preguntando, comentando, haciendo rondas Gemba, etc. Para ello y antes que nada te propongo contestar a una serie de preguntas:
Test de las preguntas incomodas
- ¿Antes de iniciar un proyecto o mejora, te preguntas si todo el mundo está preparado para realizarlo con eficacia?
- ¿Antes de iniciar ese proyecto, te preguntas si todo el mundo estará dispuesto a seguirte?
- ¿Bajas a la arena, donde están los operarios, encargados, conductores, etc. para preguntar, pedir consejo u obtener feedback?
- ¿Compartes con el resto de los departamentos tus intenciones, pero antes de iniciar los cambios, no después?
- ¿Has diseñado o ideado algún plan de comunicación para comunicarte con el resto del mundo implicado de cualquier manera en tu proyecto?
- ¿Mides los recursos necesarios en función de su capacidad de adaptación al proyecto?
- ¿Haces un recuento de las necesidades del personal implicado en cuanto a capacitación, formación, experiencia, disponibilidad, etc.?
- ¿Crees que las personas deben cumplir con las exigencias del proyecto o les preguntas si pueden o están preparadas, antes de iniciarlo?
- ¿Te coordinas con el resto de los departamentos de manera fluida y continua?
Como verás, son preguntas incomodas porque te hacen pensar más de la cuenta y, además, te hacen pensar en cosas que no están aparentemente relacionadas con lo que vas a iniciar. Son preguntas que te hacen salir de tu zona de confort y te obligan a bajar al barro para comprobar de primera mano cómo a veces hay personas que con menos preparación tienen más conocimientos y aportan más soluciones en un momento de lo que tú eres capaz de pensar y crear en meses de trabajo. Es la experiencia, que en muchas ocasiones se deja de lado, pero que tiene un valor incalculable a la hora de planificar la parte más operativa de un proyecto. No solo la experiencia, el trabajo diario es realizado por personas que en ocasiones nos pueden sorprender por su talento, creatividad, conocimientos, ideas o puntos de vistas distintos. Vamos… una fuente nada despreciable de energía para tu proyecto.
Todo el mundo es importante en un proyecto, desde el director, hasta el operario. Si el operario no saca adelante la parte del proyecto que le toca, el director de este tiene un problema y de los grandes, pensar que, por proyectar, planificar y ordenar la realización de unos trabajos, estos saldrán correctamente por que los empleados los tiene que cumplir porque es una orden, es ser demasiado generosos con nosotros mismos.
La respuesta a las preguntas
Cuando en el entorno empresarial surge la necesidad de renovar, cambiar o realizar un proyecto nuevo, el primer impulso es crear el diseño del mismo, el planteamiento, la organización, planificación, informes, estudios, indicadores, etc. En este caso, estamos empezando a construir sobre la base de… [ ], pues eso, nada. La base de nuestro proyecto se construye comprobando antes una serie de aspectos y su proyección futura; por eso, preguntarnos si el personal está preparado, formado, motivado, si nos seguirá, si realiza bien su trabajo actual o algo tan simple como: ¿tenemos suficiente personal para sacar el proyecto y este, está capacitado?
Como he comentado antes, la experiencia es un grado en cualquier empresa, tato la experiencia de gestión como la experiencia operativa o mano de obra, son herramientas que tenemos al alcance de nuestra mano y además son gratis, lo que te puede decir un consultor sobre un proceso, perfectamente te lo puede trasladar un operario que lleva 10 años trabajando en el mismo y sospecho que hasta te lo solucionará bastante mejor. Por lo tanto: consulta, conversa, págate unos cuantos cafés, pregunta antes durante y después del proyecto.
Y que pasa con el resto de la empresa, presupones que te van a seguir sin preguntar o que no van a ser una oposición a tu proyecto, no lo presupongas porque no lo van a hacer, salvo que los impliques, los lleves a donde está la acción, los hagas participes y se sientan valorados e implicados en un proyecto que va a mejorar la vida y el trabajo de todos. Sácalos de su zona de confort, rétalos y convierte al resto de departamentos en tus colaboradores directos.
Ya sabemos donde estamos, y ahora…
Bueno, parece que hemos conseguido un feedback positivo y nuestros departamentos son favorables a colaborar y las personas implicadas están preparadas, motivadas y les gusta la idea de crear un proyecto o realizar cambios. ¡¡Hemos comprobado que antes de iniciar ese proyecto o cambio tenemos unas ciertas garantías de implantación exitosa a todos los niveles, ahora a trabajar!!
Tenemos que comunicar nuestras ideas, intenciones y el proyecto en sí: ¿Por qué este proyecto? ¿Cómo lo vamos a realizar? ¿Quién hará qué? ¿Cuándo y Dónde?
Todas estas y más preguntas se deben responder después de haber trazado un plan de comunicación. Este plan estará dirigido a que todo el mundo conozca cual es el proyecto y sus objetivos, cómo se está desarrollando y lo que supone para cada uno de los implicados el proyecto en el que colaboran, que progreso se está experimentando y como s pueden aportar ideas o discutir las existentes.
La comunicación es básica en todos los niveles y más cuando se trata de poner de acuerdo a distintos departamentos y personas, categorías profesionales, etc. Es necesario comentar que el sentido de la comunicación es ofrecer información que razone el porqué de lo que estamos haciendo y explique a las personas las razones y beneficios de los cambios en el proyecto, que dé la oportunidad de debatir y recoger otros puntos de vista o soluciones alternativas y de mantener la motivación usando la comunicación como hilo conductor del proyecto a largo plazo.
El plan de comunicación debe ser orientado en dos direcciones: una comunicación abierta con las partes, departamentos y personas, y una comunicación conjunta en formato reunión general con el fin de promover la participación. Estas dos estrategias de comunicación son el aperitivo a muchas más acciones que se deben planificar en virtud los diferentes objetivos, avances o necesidades concretas, así como de la propia gestión del proyecto.
En definitiva, para sacar adelante un proyecto o para iniciar la gestión del cambio, antes de iniciar el proceso debemos conocer si es posible realizarlo, si tenemos los medios o si las personas están cualificadas. Tras lo cual iremos al planteamiento del proyecto a nivel organización, usando como herramienta fundamental la comunicación «con todos los participantes».
En la próxima entrega hablaremos de la integración práctica de los departamentos, la visión del Lean Office al respecto y el valor añadido de la comunicación abierta.
¡No te lo pierdas, te espero!
Jose carlos Gisbert 
Director, formador y consultor FPL Logística
por JOSE CARLOS GISBERT | Mar 15, 2017 | Logística 4.0
ARTÍCULO PROMOCIONADO
Ignacio de Ribot, Director de Operaciones de Hurrynow
En el último año, el sector del transporte y la logística ha vivido una revolución con la aparición de los servicios de entrega inmediata de pedidos. Frente a los plazos de entrega en 24 o 48 horas habituales hasta hace poco en el sector del comercio electrónico, cada vez más tiendas online ofrecen la posibilidad de recibir la compra en el mismo día, incluso en horas. Amazon y El Corte Inglés fueron pioneros en esta apuesta por la inmediatez, pero enseguida se han sumado otros operadores como Decathlon, Zalando, Mediamarkt, PC Componentes… Y la lista sigue, porque la carrera apenas acaba de empezar: según la consultora McKinsey, los servicios de entrega inmediata facturarán 3.000 millones de euros en Europa Occidental en 2020.
En este sentido, la entrega urgente de los pedidos es una opción que se va a generalizar en la mayoría de las tiendas online, al menos las que quieran seguir siendo competitivas con los grandes operadores. Las cifras son contundentes a este respecto: el 17 % de los consumidores europeos espera que las tiendas online puedan entregar un pedido el mismo día, según Business Insider, y seis de cada diez españoles abandonan el carrito de compra si el plazo de entrega de la tienda online es demasiado largo. Por otro lado, ofrecer un servicio de entrega inmediata tiene otras ventajas para los e-commerce: fomenta las compras por impulso, aumenta la fidelización de los clientes, reduce las entregas fallidas, mejora la reputación online, elimina una de las últimas ventajas diferenciales del comercio físico, etc.
¿Cómo se ha adaptado el sector del transporte y la logística?
El sector del transporte y la logística ha reaccionado con agilidad a esta nueva demanda de los vendedores y los compradores. Las grandes compañías del sector como MRW o Seur han lanzado soluciones de entrega “same day” especialmente dirigidas al comercio electrónico, y
los operadores más modestos también intentan ofrecer fórmulas para satisfacer esta necesidad de entregar cada vez más rápido, pese a las dificultades que plantea la última milla.
Paralelamente, han surgido otras fórmulas de entrega inmediata basada en la “mensajería colaborativa”. Consisten en confiar el reparto de los pedidos de las tiendas online a colaboradores que no son profesionales del sector y que realizan las entregas en su tiempo libre, utilizando para ello su vehículo particular o incluso repartiendo en bicicleta o a pie.
Resulta como mínimo sorprendente que una tienda online que quiera hacer las cosas bien confíe la entrega de sus pedidos a personas que no son profesionales del sector. Sobre todo teniendo en cuenta las dificultades que plantea repartir en la última milla (congestión de los núcleos urbanos, ocupación no autorizada de las zonas de carga y descarga, entregas fallidas porque el cliente no se encuentra en casa, etc.) y la importancia que este último eslabón de la cadena logística tiene para la satisfacción del cliente. Conviene recordar en este sentido que los retrasos en la entrega son una de las mayores causas de reclamaciones en el e-commerce.
Las tiendas online son perfectamente conscientes de este hecho y por eso el 92 % de los e-commerce españoles considera fundamental entregar los pedidos a los clientes sin errores, en perfectas condiciones y dentro del plazo estipulado, según un reciente informe de Adigital.
El futuro de la entrega inmediata es de los profesionales
Frente a las soluciones de entrega inmediata de los grandes operadores de transporte y logística, que pueden permitirse ajustar sus márgenes gracias al gran volumen de negocio que generan
sus clientes, y las fórmulas basadas en la mensajería colaborativa… ¿qué opciones tienen las empresas pequeñas y medianas del sector logístico para competir en este mercado?
Como alternativa a estos dos enfoques y aprovechando las últimas innovaciones tecnológicas, especialmente la nube, está surgiendo una “tercera vía” que consiste en servicios de entrega inmediata prestados por empresas especializadas en colaboración con compañías de mensajería y transporte profesionales. Estas soluciones generalmente consisten en un módulo o complemento que se añade a las tiendas online de las principales plataformas del mercado. Cuando un cliente selecciona la opción de entrega inmediata del pedido a cambio de un pequeño coste adicional, el software selecciona el repartidor disponible de las empresas colaboradoras que esté más cerca. Este repartidor recoge el pedido en el almacén o la tienda del comercio y lo lleva directamente al cliente, lo cual permite entregar incluso en dos horas.
Esta fórmula combina la innovación tecnológica en la que se basa la mensajería colaborativa con la experiencia, capacidad operativa y calidad del servicio que solo pueden ofrecer las empresas de transporte profesionales. De esta manera, la tienda online puede entregar más rápido sus pedidos, el cliente recibe un servicio perfecto y la mensajería colaboradora tiene la oportunidad de aumentar su volumen de negocio participando en este segmento en auge.
Como decíamos al principio, la carrera de la entrega inmediata apenas acaba de empezar y es normal que en estos momentos convivan diferentes fórmulas que intentan resolver este nuevo reto planteado a la cadena logística. Sin embargo, no existen atajos para dar un servicio de calidad y, sin lugar a dudas, las opciones basadas en las empresas profesionales se acabarán imponiendo en un mercado sumamente exigente en el que no tienen cabida los aficionados.
Ignacio de Ribot es cofundador y Director de Operaciones de Hurrynow.com, startup española que ofrece servicios de entrega inmediata para tiendas online y tiendas físicas que quieren vender en Internet. Lleva más de 15 años ligado al mundo del transporte urgente y la logística, y actualmente está aplicando su experiencia a la búsqueda de soluciones para la última milla
Desde FPL Logística queremos agradecer a Ignacio y a Hurrynow, este análisis de la demanda de la entrega inmediata y de sus alternativas.
FPL Logística es la 1ª escuela especializada en formación logística aplicada al ecommerce y ello nos hace ver con mucho interés como startups como Hurrynow, aportan una potente inyección de soluciones al complicado sistema de distribución de última milla, desde aquí nuestro apoyo.
FPL Logística ecommerce
por JOSE CARLOS GISBERT | Feb 24, 2017 | Logística, Logística 4.0
Lean outsourcing como ejemplo de una colaboración que mueve montañas.
Hace tiempo se hablaba de la conveniencia o no de subcontratar procesos, en este caso, Outsourcing para logísticos. Hoy en día la conveniencia se ha convertido en necesidad y en estrategia empresarial.
Quizás la crisis nos ha puesto en el camino del outsourcing, y cosas que hace años ni remotamente consideraríamos en subcontratar, hoy es una estrategia habitual y en esto tiene mucho que ver los propios outsourcers, que se han puesto las pilas y han entendido que la confianza es la base de la subcontratación.
Contratar a alguien para que nos haga el trabajo está bien, pero:
¿Nos quedamos ahí?
Nuestros clientes son cada vez más exigentes, tienen más información y más alternativas y todas ellas estupendas y competitivas. Si nuestra idea de la competitividad pasa por ofrecer una experiencia insuperable a nuestro cliente, ¿seremos capaces de transmitir esta necesidad a nuestro partner?
Alineando objetivos.
El lean management es enfoque al cliente y mejora continua, entre otras cosas no menos importantes, y es precisamente esta filosofía la que nos impulsa a mejorar nuestros procesos y, porque no, los procesos de nuestros partners. Dentro de la filosofía Lean son muchos los ejemplos o recomendaciones a cerca de los beneficios del Outsourcing y de su aplicación para mejorar las operaciones sin renunciar al servicio y la calidad
Las políticas de nuestro partener deben estar alineadas con las nuestras para poder ofrecer al cliente una experiencia positiva.
Para ello debemos preguntarnos:
¿Tenemos socios o proveedores?
Un proveedor es una herramienta para conseguir varios objetivos. Un socio es un proveedor que se involucra junto a nosotros para realizar los cambios necesarios con el objeto de mejorar la respuesta ante el cliente, es más que una herramienta, es un compañero de viaje que crece con nosotros y que nosotros debemos apoyar y enseñar a mejorar para que ganemos todos.
La confianza mutua, el trabajo en equipo; el riesgo y las recompensas deben ser compartidas para construir una relación sólida y beneficiosa para todos.
Cómo lo hacemos.
Autocrítica y autoconocimiento
Para enfrentarnos al reto de conseguir una colaboración abierta y sólida primero tenemos que saber cómo estamos funcionando nosotros mismos, si nuestros procesos funcionan y si estamos haciendo las cosas de manera adecuada o por lo menos si nuestra manera de funcionar está alineada con lo que espera nuestro cliente de nosotros, antes de enseñar hay que aprender.
Enseñar a nuestro socio, darle el conocimiento.
Y de eso se tratará en ocasiones, de que enseñemos a nuestro socio a hacer las cosas como nosotros las queremos o más bien como las espera el cliente, desarrollar e innovar en este sentido.
Desafiar la organización del socio.
Debemos retar o desafiar a nuestros socios, dejarles que sean parte de la solución y que se impliquen en mejorar ayudándoles y motivándoles, cogiéndolos del brazo y saltando juntos hacia el nuevo reto.
Estamos en un sector muy competitivo y la flexibilidad es vital y todos lo sabemos, pero esto no es aplicable a las empresas rígidas, con organizaciones basadas en su propia satisfacción, con procesos que obligan a que nosotros, sus clientes, debamos contratarlos bajo unas condiciones que solo les benefician a ellos, todo ello totalmente alejado de la flexibilidad y la posibilidad de hacer cambios o negociar. ¿Este es el tipo de subcontratación o de proveedor que te interesa? Creo que la pregunta se contesta por si sola, pero no, definitivamente no.
Elimina o descarta a la organización rígida y egoísta que no te ofrezca un mínimo de colaboración o que sencillamente no se implique contigo o sea inflexible.
Los socios trabajan para el beneficio mutuo, comparten sus ideas y se desarrollan juntos.
Objetivos del Lean Outsourcing
Debemos de enfocar, desde el punto de vista de la previsión y la demanda, la relación con nuestros socios outsourcers y clientes como alianzas en busca de la optimización de la demanda de los productos en la cadena de suministro, buscando la mejora continua y la eliminación de barreras que nos impidan dar un nivel de servicio excelente y eliminar sobre-stocks, procesos poco flexibles, trabajos que no aportan valor, tiempos excesivos o las faltas de organización, formación o automatización que quepan.
Es un trabajo a medio-largo plazo de colaboración y desarrollo que sin duda ofrece excelentes resultados.
Ponte en la piel de tu cliente e imagina cómo se beneficiaría de la colaboración entre nuestros socios de la cadena de suministro.
En definitiva se trata de forjar alianzas más que contratos comerciales al uso, de tener socios estratégicos que compartan tu afán por ofrecer al cliente un servicio excelente y todo ello con la visión de crecer e innovar; logística colaborativa.
Jose Carlos Gisbert 
Director de FPL Logística
www.fpl-logistica.com formación in company y consultoría
Espero que la información te haya sido útil, con esa intención he redactado este post. Suscríbete o vuelve a visitarme para poder disfrutar de la segunda parte y del resto de contenidos y no dudes en compartir el post o hacer comentarios.
Jose Carlos Gisbert 
