La seguridad en almacenes es una parte integrante del proceso logístico y que tiene que ver con la gestión de las instalaciones y de la mercancía,por su importancia en el mantenimiento de la actividad y los costes derivados de daños y perjuicios que causan episodios relacionados con la seguridad.
Cuando hablamos de seguridad en almacenes estamos hablando de mantener seguros la mercancía y los recursos dentro y fuera del almacén, de manera que no sean objeto de robos o daños por incendios u otros.
A la vez que se protegen las mercancias, se está protegiendo a los clientes y en general el funcionamiento del negocio, de ahí la importancia de tener una serie de medidas que garanticen la seguridad de la mercancía y de las instalaciones, claves que vamos a tratar en el artículo de hoy.
Los datos y tendencias
En 2023 los robos en establecimientos comerciales e instalaciones industriales se incrementaron un 35%, según cifras del Ministerio de Interior, este incremento supone una verdadera preocupación para las empresas, que están viendo cómo crecen los robos en polígonos industriales y áreas logísticas de manera alarmante.
Por esta razón, en ese post vamos a tratar de dar una serie de claves que ayuden a establecer una base de seguridad mínima sobre la que construir una estrategia que evite aquellas pérdidas que puedan ser evitables lo demás lo debe cubrir un buen seguro, Como se suele decir no se piensa en un seguro hasta que se necesita porque ha ocurrido algo.
Pero al margen de la contratación de un seguro y de la aplicación en nuestra instalación de las medidas de seguridad relacionadas con la normativa:
¿Qué podemos hacer?
¿Por dónde podemos empezar?
Voy a tratar de tratar con una respuesta sencilla a ambas preguntas.
¿Cuáles son los desafiaos actuales en temas de seguridad?
Antes de sumergirnos en las estrategias de seguridad, es esencial tener una visión general de los desafíos actuales.
Robos en establecimientos ndustriales:
Tendencias generales: Según el Ministerio del Interior, aunque las cifras varían ligeramente de un año a otro, se ha observado una tendencia de aumento en los robos con fuerza en establecimientos tras el período más crítico de la pandemia. No obstante, es necesario destacar que las estadísticas oficiales suelen agrupar los datos en categorías más amplias, como «establecimientos industriales» o «locales comerciales», lo que dificulta la obtención de cifras exactas para almacenes específicos. En los últimos años, hemos visto noticias sobre robos en polígonos industriales que han resultado en pérdidas millonarias, poniendo de manifiesto la vulnerabilidad de estos espacios. Estos incidentes subrayan la necesidad de implementar medidas de seguridad más robustas y proactivas. Por ejemplo, robos de mercancías de alto valor como componentes electrónicos, productos farmacéuticos o maquinaria industrial han sido reportados en la prensa, generando un gran impacto en las empresas afectadas.
Incendios en instalaciones industriales:
Tendencias generales: Las estadísticas de la Asociación Española de Sociedades de Protección contra Incendios (Tecnifuego) revelan una preocupación constante por los incendios en instalaciones logísticas y de almacenamiento. Aunque las cifras varían según la región y el año, los incendios en este tipo de instalaciones pueden tener consecuencias devastadoras debido a la gran cantidad de materiales inflamables que suelen contener y la rápida propagación del fuego en espacios amplios y con estanterías.
Factores de riesgo: Los principales factores de riesgo incluyen fallos eléctricos, negligencia humana (como fumar en áreas prohibidas), sobrecalentamiento de maquinaria, almacenamiento inadecuado de materiales inflamables y falta de mantenimiento de los sistemas de protección contra incendios. Por ejemplo, una chispa de un montacargas o un cortocircuito en el cableado pueden iniciar un incendio en cuestión de minutos.
Mejores prácticas: Es fundamental realizar inspecciones periódicas para identificar y corregir cualquier situación que pueda aumentar el riesgo de incendios. Esto incluye la verificación del correcto funcionamiento de los sistemas de protección contra incendios (extintores, rociadores, etc.) y la formación del personal en medidas preventivas y de respuesta ante emergencias.
Principales riesgos de seguridad en almacenes
Con una idea clara del panorama general, es fundamental identificar los riesgos específicos que enfrentan los almacenes:
Riesgos de robo:
Puntos vulnerables: Los puntos más vulnerables de un almacén suelen ser los accesos (puertas, portones), ventanas, áreas poco iluminadas, perímetros mal definidos y zonas de carga y descarga sin vigilancia. Los ladrones a menudo aprovechan la falta de control de acceso y los puntos débiles en la infraestructura para llevar a cabo robos.
Tipos de robos: Los robos pueden variar desde intentos de intrusión simples hasta operaciones planificadas y sofisticadas, incluso con el uso de violencia. Los robos internos también son un riesgo significativo, donde empleados o personal con acceso al almacén pueden sustraer mercancías.
Control de Acceso: Un control de acceso robusto es esencial. Esto puede incluir el uso de tarjetas de proximidad, lectores biométricos, contraseñas y registros de acceso detallados. Es importante tener políticas claras sobre quién tiene acceso a cada área del almacén y en qué horarios.
Por ejemplo, el robo de mercancía aprovechando horarios nocturnos o fines de semana en los que la vigilancia es menor. También es frecuente la suplantación de identidad de proveedores o transportistas para acceder al almacén con fines delictivos.
Riesgos de incendio:
Causas comunes: Los incendios suelen originarse por fallos eléctricos, negligencia en el uso de equipos eléctricos, acumulación de polvo y suciedad en maquinaria, almacenamiento inadecuado de materiales inflamables o inflamables, sobrecalentamiento de equipos, chispas de soldadura y la falta de protocolos de seguridad. Un ejemplo sería la sobrecarga de enchufes que lleva a un cortocircuito y a la propagación del fuego.
Materiales inflamables: La presencia de materiales inflamables (como papel, cartón, plástico, productos químicos, etc.) en los almacenes aumenta considerablemente el riesgo de incendio y su rápida propagación. Un correcto almacenamiento, utilizando estanterías y contenedores adecuados para cada tipo de material es básico.
Sistemas de protección: La falta, ocultación o el mal mantenimiento de los sistemas de protección contra incendios (extintores, BIES, rociadores, detectores de humo, etc.) puede agravar las consecuencias de un incendio. Es necesario garantizar que todos los sistemas de seguridad estén en perfecto funcionamiento y sean revisados regularmente.
Medidas de seguridad para proteger la mercancía
La protección de la mercancía es esencial para minimizar las pérdidas y garantizar la continuidad de las operaciones. Estas son algunas de las medidas clave:
Seguridad física:
Sistemas de alarma y vigilancia: La instalación de alarmas perimetrales, cámaras de videovigilancia (con capacidad de grabación y análisis) y sistemas de detección de intrusos es fundamental para disuadir a los ladrones y facilitar la identificación de cualquier intento de robo. Las cámaras con visión nocturna y detección de movimiento son especialmente útiles.
Control de accesos: Además de los sistemas ya mencionados (tarjetas de proximidad, biometría, etc.), es importante establecer protocolos claros sobre quién tiene acceso a qué áreas y en qué horarios. El personal debe estar capacitado para identificar cualquier actividad sospechosa.
Iluminación adecuada: Una iluminación adecuada en todas las áreas del almacén, tanto interiores como exteriores, dificulta la acción de los ladrones y aumenta la visibilidad de los sistemas de vigilancia. La iluminación LED, con sensores de movimiento, puede ser una opción eficiente y económica.
Vigilancia perimetral: La vigilancia perimetral con vallas, muros, sensores de movimiento, patrullas de seguridad y cámaras es vital para disuadir y detectar intrusiones en el almacén. Es importante establecer zonas de seguridad y puntos de control.
Seguridad logística:
Protocolos de carga y descarga: Establecer protocolos claros de carga y descarga, verificando la identidad de los transportistas, registrando las entradas y salidas de mercancía y realizando inspecciones aleatorias, ayuda a prevenir el robo y la pérdida de mercancías.
Seguimiento de envíos: El seguimiento de envíos mediante GPS y sistemas de gestión de la cadena de suministro (SCM) permite conocer la ubicación de la mercancía en tiempo real y detectar cualquier anomalía o desvío.
Inventarios regulares: Realizar inventarios regulares, preferiblemente con frecuencia semanal, ayuda a detectar posibles pérdidas o robos de forma rápida y a tomar medidas correctivas. Los sistemas de gestión de almacenes (SGA/WMS) pueden facilitar este proceso.
Seguro de mercancías: Contar con un seguro de mercancías adecuado puede ayudar a minimizar las pérdidas económicas en caso de robo, incendio u otro incidente.
Medidas de seguridad en almacenes u otras instalaciones
La seguridad en almacenes es tan importante como la de la mercancía. Estas son algunas de las medidas fundamentales:
Sistemas de detección y alarma:
Detectores de humo y calor: La instalación de detectores de humo y calor es fundamental para detectar incendios en sus primeras etapas y activar la alarma de forma rápida. Es importante elegir detectores adecuados para cada tipo de espacio y material almacenado.
Sistemas de alarma contra incendios: Los sistemas de alarma deben estar conectados a una central de control y activar las sirenas y los avisos correspondientes en caso de detección de un incendio. Los sistemas de alarma con notificación remota son especialmente útiles.
Sistemas de extinción:
Extintores: Contar con extintores adecuados (de agua, polvo, CO2, etc.) en puntos estratégicos y formar al personal en su uso es fundamental.
Rociadores automáticos: Los rociadores automáticos son una medida de protección contra incendios muy eficaz, ya que pueden activar la extinción del fuego de forma automática en su fase inicial.
Bocas de incendio equipadas (BIEs): Las BIEs son útiles para combatir incendios de mayor magnitud, siempre y cuando el personal esté capacitado en su manejo.
Plan de evacuación:
Rutas de evacuación: Es necesario establecer rutas de evacuación claras y señalizadas en todas las áreas del almacén, garantizando que sean accesibles y estén libres de obstáculos.
Simulacros regulares: Realizar simulacros de evacuación periódicamente ayuda a preparar al personal para responder de forma eficaz ante un incendio o cualquier otra emergencia.
Inspecciones:
Revisiones periódicas: Realizar revisiones periódicas de las instalaciones, de los sistemas de seguridad y de los equipos contra incendios es fundamental para detectar cualquier anomalía o problema y garantizar su correcto funcionamiento.
Mantenimiento: Llevar a cabo el mantenimiento adecuado de todos los sistemas de seguridad, de acuerdo a las recomendaciones de los fabricantes y de la normativa vigente, es esencial para garantizar su eficacia.
Tabla resumen sobre la seguridad en almacenes y mejoras prácticas
Veamos de manera más gráfica estos riesgos y su prevención
Robo
Accesos vulnerables (puertas, ventanas, portones)
– Refuerzo de accesos con puertas y portones de alta seguridad. – Instalación de rejas o persianas de seguridad. – Control de acceso con tarjetas, biometría, contraseñas.
– Puertas anti-intrusión certificadas con resistencia balística. – Ventanas con cristal laminado de seguridad y sensores de rotura. – Sistemas de control de acceso con registro detallado de entradas y salidas.
Perímetro mal definido o desprotegido
– Establecimiento de un perímetro seguro con vallas o muros. – Iluminación perimetral. – Sistemas de alarma perimetral con sensores de movimiento. – Patrullas de seguridad.
– Vallas de seguridad electrificadas con detección de intrusos. – Iluminación LED con sensores de movimiento que se activan al detectar presencia. – Cámaras de videovigilancia perimetral con grabación y análisis de video. – Personal de seguridad realizando rondas periódicas.
Zonas poco iluminadas
– Instalación de iluminación adecuada en todas las áreas. – Uso de iluminación LED con sensores de movimiento.
– Iluminación LED que se activa con sensores de presencia, ahorrando energía y disuadiendo a intrusos. – Mantenimiento regular de los sistemas de iluminación para garantizar su correcto funcionamiento.
Falta de vigilancia en zonas de carga y descarga
– Establecimiento de protocolos de carga y descarga. – Verificación de identidad de transportistas. – Registro de entradas y salidas de mercancía. – Inspecciones aleatorias de vehículos y mercancías.
– Utilización de sistemas de reconocimiento de matrículas para controlar el acceso de vehículos. – Personal de seguridad verificando la identidad de los transportistas. – Inspección de mercancías en puntos de control antes de la carga o descarga.
Falta de control interno
– Establecimiento de políticas claras de seguridad. – Control de acceso del personal a zonas restringidas. – Realización de auditorías periódicas de inventario. – Implementación de códigos de conducta.
– Sistemas de control de acceso por zonas con diferentes niveles de autorización. – Auditorías internas con personal externo para prevenir fraudes. – Políticas claras de consecuencias ante incumplimientos de seguridad.
Falta de seguimiento de envíos
– Implementación de sistemas de seguimiento GPS. – Uso de sistemas de gestión de la cadena de suministro (SCM). – Comunicación constante con transportistas.
– Uso de etiquetas de seguimiento RFID. – Sistemas de geolocalización que permitan conocer la ubicación de las mercancías en tiempo real. – Plataformas de comunicación con transportistas para informar sobre cualquier anomalía.
Incendio
Fallos eléctricos
– Inspección y mantenimiento regular de la instalación eléctrica. – Uso de equipos eléctricos certificados. – Protección contra sobrecargas y cortocircuitos. – No sobrecargar enchufes o tomas de corriente.
– Revisión anual de la instalación eléctrica por un electricista cualificado. – Uso de regletas de protección con limitador de sobretensiones. – Prohibición de uso de extensiones y aparatos eléctricos en mal estado.
Negligencia humana (fumar, etc.)
– Prohibición de fumar en áreas de riesgo. – Formación del personal en medidas de prevención de incendios. – Protocolos de uso de equipos de trabajo.
– Establecimiento de zonas de fumadores alejadas de áreas de almacenamiento. – Realización de simulacros de incendio con participación de todo el personal. – Inspecciones periódicas para verificar el cumplimiento de los protocolos de seguridad.
Almacenamiento inadecuado de materiales inflamables
– Almacenamiento de materiales inflamables en zonas aisladas y protegidas. – Uso de contenedores y estanterías adecuadas. – Control de temperaturas. – Señalización clara.
– Almacenamiento de materiales inflamables en armarios de seguridad con ventilación. – Uso de estanterías metálicas ignífugas. – Instalación de sensores de temperatura para detectar sobrecalentamiento. – Señalización de zonas de riesgo con pictogramas claros.
Falta de mantenimiento de sistemas contra incendios
– Inspección y mantenimiento regular de extintores, rociadores y BIEs. – Formación del personal en el uso de equipos de extinción. – Verificación de la presión y caducidad de los extintores.
– Contrato de mantenimiento con una empresa especializada en protección contra incendios. – Simulacros de uso de extintores para que el personal sepa cómo actuar en caso de incendio. – Registro detallado de las inspecciones y el mantenimiento realizado.
Acumulación de polvo y suciedad en maquinaria
– Mantenimiento preventivo regular de maquinaria. – Limpieza periódica de equipos y áreas de trabajo. – Uso de aspiradoras industriales.
– Programas de limpieza y mantenimiento con frecuencia semanal o diaria. – Inspección visual de maquinaria para detectar fugas o anomalías. – Uso de aspiradoras industriales con filtros HEPA.
Sobrecarga de equipos
– Uso adecuado de equipos y maquinaria. – Verificación de la capacidad de carga de los equipos. – Mantenimiento y calibración de los equipos.
– Implementación de sistemas de monitorización de la carga. – Programas de mantenimiento preventivo para evitar la sobrecarga de equipos. – Calibración periódica para garantizar un funcionamiento correcto.
La seguridad en los almacenes es una inversión esencial que va más allá de la simple prevención de pérdidas; es una forma de garantizar la continuidad del negocio, proteger el valor de la mercancía, mantener la seguridad del personal y construir una reputación sólida.
Como hemos visto, la seguridad no es una tarea puntual, sino un proceso continuo que requiere una planificación estratégica, la implementación de medidas preventivas, la formación del personal y la adopción de tecnologías avanzadas.
Si quieres evaluar la seguridad de tu almacén, te recomiendo que te pongas en contacto con expertos en seguridad que puedan realizar un análisis de riesgos, proponer soluciones personalizadas y ayudarte a implementar las mejores prácticas. No esperes a que ocurra un incidente para tomar medidas; Invierte hoy en la seguridad de tu almacén y protégé tu negocio.
Nota: Este artículo se ha desarrollado con fines educativos e informativos. La normativa en materia de seguridad puede variar según la región y es importante consultar a los expertos y las autoridades competentes para garantizar el cumplimiento de las leyes vigentes.
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¡Bienvenido al tutorial de preparación de pedidos en un almacén en 6 pasos!
En este tutorial, aprenderás los pasos básicos para preparar pedidos en un almacén de manera eficiente y efectiva.
La preparación de pedidos es una actividad esencial en cualquier tipo de almacén, desde la empresa más grande a la más pequeña el picking o preparación de pedidos es la operación que más recursos consume y más importancia tiene, desde el punto de vista de la productividad, distribución y satisfacción del cliente, vamos a poner en marcha un tutorial en 6 pasos, básico para cualquier nivel y empresa ¡Adelante!
Cómo prepara pedidos de forma eficaz. Vamos a repasar 6 pasos básicos que siempre debes recordar.
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Paso 1: Revisar la orden de pedido
Antes de comenzar a preparar el pedido, asegúrate de revisar detalladamente la orden de pedido.
Asegúrate de tener toda la información y datos correctos, cantidades, referencias, cliente, tiempos, peticiones especiales, etc.
Además, asegúrate de que tengas todos los materiales necesarios para realizar la recogida de los productos, tales como carretilla, carro de picking, pistola lectora, etc. y para embalar el pedido, como cajas, cinta adhesiva, etiquetas y relleno para proteger los productos durante el transporte.
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Paso 2: Localiza los productos en el almacén
Una vez que hayas revisado la orden de pedido, comienza a buscar los productos en el almacén.
Asegúrate de tener una lista de los productos que necesitas y una idea clara de dónde se encuentran en el almacén (ubicación). Si no estás seguro de dónde se encuentra un producto en particular, pregúntale a un colega o utiliza un sistema de etiquetado para ayudarte a ubicar los productos de manera más rápida, o mejor, un software tipo SGA.
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Paso 3: Verifica los productos
Una vez que hayas encontrado los productos, verifica que la cantidad y la calidad de los productos sean correctas.
Si detectas algún producto dañado, asegúrate de retirarlo de la orden de pedido y reemplazarlo por uno en buen estado. Si no tienes un producto en el almacén, comunica la situación al departamento de compras para que puedan realizar un pedido adicional y comunícalo al cliente.
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Paso 4: Embala los productos
Una vez que hayas verificado que los productos son correctos, procede a embalarlos de manera segura y eficiente.
Coloca los productos en la caja de manera ordenada, de forma que estén protegidos y no se muevan durante el transporte.
Utiliza relleno para proteger los productos adicionales durante el transporte.
Finalmente, asegura la caja con precinto y coloca una etiqueta clara en la parte exterior que indique el nombre del destinatario, la dirección y cualquier otra información relevante.
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Paso 5: Verifica el pedido completo
Antes de enviar el pedido, asegúrate de que todos los productos estén correctamente empacados y que se haya agregado cualquier documento adicional necesario, como una factura, albarán o un recibo.
Verifica que se haya completado la orden de pedido en su totalidad y que no falte ningún producto o documento.
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Paso 6: Envía el pedido
Una vez que hayas verificado todo, estás listo para enviar el pedido.
Coloca el paquete en la zona de envío designada y asegúrate de que llegue al transportista adecuado en el momento correcto.
¡Felicidades!
Has completado tu primer pedido en un almacén.
Recuerda siempre verificar cada paso para asegurarte de que el pedido esté completo y correctamente empacado antes de enviarlo.
Aprende de tus errores y mejora el proceso, controla las incidencias y el stock de productos, controla el transporte y trabaja en equipo para lograr un buen sistema y la satisfacción de los clientes.
Si necesitas ayuda para mejorar tu proceso de preparación, mándame un mensaje y estaré encantado de colaborar con tu empresa y mejorar tu almacén.
Gestión de equipos en el almacén y personal de logística, las claves
La gestión de equipos en el almacén de por sí ya es complicada y si a eso le añadimos las necesidades operativas de los entornos logísticos, la tarea de formar un equipo competitivo y productivo se convierte en todo un reto.
En este post vamos a ver cómo se gestiona un equipo en entornos logísticos, junto con los diferentes determinantes o claves que nos ayudarán a estructurar un entorno de trabajo competitivo y a la vez cómodo para los integrantes del equipo.
En primer lugar, tenemos que decir algo que parece obvio pero que es uno de los principales motivos por los que un equipo no funciona, la motivación.
Podemos llevar a cabo cambios en la estructura del equipo del almacén, podemos intentar implantar sistemas o metodologías de gestión de equipos o de productividad, podemos idear multitud de planes y sistemas para que todo funcione mejor, pero si el equipo no está motivado, no tenemos nada.
Para que un equipo obtenga la motivación suficiente que haga que tire del carro todos los días necesitamos una estructura u organización en la que el equipo puedo trabajar de manera automática, competitiva y siendo consciente de que existe una manera concreta de trabajar, para ello es importante que analicemos las siguientes claves:
Organización del trabajo
La primera regla fundamental para que un equipo funcione: organización
La estructura organizativa del trabajo es la clave, cada integrante del equipo debe conocer cuál es su rol dentro de la organización y saber perfectamente cómo llevar a cabo su trabajo, un equipo que no tiene una estructura o una organización de trabajo es como un conjunto de pollos sin cabeza que dan vueltas por el almacén sin lograr ningún objetivo.
En primer lugar, debemos tener claro cuál es el organigrama del departamento y qué posición ocupa cada integrante del equipo en este organigrama, veamos un organigrama tipo de cualquier almacén.
Organigrama básico de un almacén. Fuente: EP
Con este con organigrama determinaremos ante quién se responde cada cual ante la resolución de los problemas que puedan surgir, parece obvio, pero en muchas ocasiones la falta de estructura y liderazgo impide que los integrantes del equipo sepan realmente a quien dirigirse y en consecuencia trabajen bajo su propio criterio que nunca será el mismo que persigue la empresa, siempre es bueno tener una referencia.
La organización del trabajo también tiene que ver con la gestión de las diferentes tareas que se deben ejecutar de manera ordenada junto con los permisos o turnos a los que tienen acceso los trabajadores.
La gestión de los Recursos Humanos en este aspecto tiene que ser equitativa, respetuosa con la ley y alineada con los objetivos de la empresa, por lo tanto, las personas que trabajen en un almacén deben conocer la estructura jerárquica del equipo, el trabajo de cada uno, cómo está este trabajo organizado y cuál es el sistema de trabajo de la empresa, es decir, sus costumbres, protocolos, sistemas de trabajo, tareas diarias, etc.
Objetivos
Sin objetivos no se puede llegar a ningún lado y menos en el estresante mundo de la logística.
Los objetivos guían al equipo hacia una meta determinada, es necesario tener un objetivo sobre el que trabajar de la misma manera que es necesario que exista una recompensa por la consecución de ese objetivo.
Uno de los principales problemas a los que se enfrentan los trabajadores del sector logístico tiene que ver con las remuneración económica, el trabajo tiene que estar pagado en su justa medida y los incentivos tienen que responder a la consecución de los logros, cuando mayores sean estos, mayores serán los incentivos, pero no solo estamos hablando de dinero, existen muchas maneras de fijar objetivos y que la consecución de estos tenga como recompensa la felicitación por parte de la empresa u otras recompensas que no tienen que ser estrictamente económicas.
Es necesario fijar unos objetivos posibles de alcanzar y que estén alineados con los objetivos globales de la empresa y al margen de esto unos objetivos propios del trabajo que se desarrolla, la organización del almacén junto con los objetivos será el sistema de trabajo que todos los días se tiene que completar y que con la motivación adecuada y un liderazgo correcto construirán un equipo competitivo.
Liderazgo y motivación
El liderazgo siempre va acompañado de la motivación
Un líder no solo tiene que ser bueno organizando y gestionando el trabajo, también tiene que ser bueno o muy bueno logrando que el equipo esté motivado, tenga coherencia y los integrantes del equipo tengan un sentimiento de pertenencia, un equipo motivado es un equipo feliz de trabajar en la empresa, con los compañeros adecuados y con el líder.
Existen muchos tipos de líderes, pero solo existe un objetivo, lograr que el equipo trabaje en la misma dirección y consiga los objetivos marcados por la empresa.
El liderazgo sobre la gestión de equipos en el almacén se basa en lograr la coordinación y cohesión de grupo, de manera que todo el mundo trabaje en una misma dirección y con un mismo objetivo, la comunicación es fundamental para que exista una cohesión y salgan a la luz los posibles conflictos que se generan sí o sí en cualquier gestión de equipos, el líder tiene la obligación de conocer y solucionar los conflictos, procurar que el equipo trabaje de manera unida y de localizar aquellos elementos que puedan distorsionar el trabajo.
Comunicación
La comunicación bien entendida tiene siempre un camino de ida y vuelta
Si es solo la empresa o el jefe el que emite un mensaje, no nos equivoquemos, no es comunicación.
La comunicación debe fluir entre las dos partes, la empresa se comunica con los responsables para transmitirles sus objetivos y retos discutiendo la mejor manera de completarlos, los responsables se comunican y debaten con los operarios los objetivos y siempre, ante la duda, prevalece el criterio de la empresa, esto es algo que todo el mundo debe asumir, que se debatan los temas con todos los integrantes del equipo no significa que se les esté pidiendo que discutan los objetivos de la empresas, lo que se les pide es que comprendan los objetivos y debatan cómo llevarlos a cabo de la manera más eficiente para la empresa.
Existen diferentes formas para que los empleados se comuniquen con la empresa ya sea a través de los responsables de cada departamento o mediante otras fórmulas cómo buzones de sugerencias, reuniones generales, actividades fuera de la empresa, concursos de sugerencias, entrevistas personales, actividades de mejora continua, etc.
La empresa debe de entender que la comunicación con sus empleados y el conocimiento que estos pueden aportar a los procesos es simplemente importantísima.
La empresa puede hacer dos cosas, contar con sus empleados y formar un equipo de trabajo competitivo o decirles que hagan lo que tengan que hacer sin discutir, un estilo de liderazgo basado en la no comunicación, yo ordeno lo que tú tienes que hacer y tú lo haces sin rechistar, no creo que sea muy buena idea verdad.
Las formas de comunicación
La comunicación dentro de una empresa puede tener diferentes formas:
Comunicación verbal: a través de órdenes, reuniones, etc.
Comunicación escrita: con la que se pueden diseñar sistemas para que el equipo del almacén pueda conocer los diferentes protocolos de actuación, normas de seguridad, protocolos en caso de incidencias o diferentes maneras de hacer las cosas.
Comunicación visual: a través de diferentes sistemas o símbolos que indiquen diferentes aspectos dentro de los procesos de trabajo, como señales de peligro, cartelería relacionada con los protocolos de trabajo, carteles informativos, paneles de anuncios, paneles Kanban, etc.
Formación
La formación da alas y herramientas a las personas y equipos
Es importante que cada miembro del equipo sepa exactamente lo que tiene que hacer y también sepa solucionar cualquier problema que pueda surgir y para ello tiene que entender o comprender lo que está haciendo y para qué sirve su trabajo, si no queremos robots, si lo que queremos son personas haciendo su trabajo de manera correcta y solucionando los problemas, que en la logística son muy numerosos y diarios, necesitamos formar de manera adecuada a cualquier persona del equipo.
Todas las personas que trabajan en logística deben estar formadas y conocer el cómo y el porqué de todos los procesos logísticos, de cuál es el sentido de su trabajo, de la repercusión y conexiones que tiene y de la manera de solucionar problemas de manera eficaz, esto solo lo da la formación.
Un equipo formado, motivado, con un sistema de trabajo y un buen líder es un equipo invencible que se enfrentará a cualquier problema logístico en el almacén en producción o donde sea y sacará su trabajo adelante sin problemas.
Pero formar un equipo competitivo no es tarea fácil ni rápida, debemos encontrar a las personas adecuadas, que sean compatibles, que sean capaces de completar objetivos y buscarles un buen líder y motivación.
Quizás pienses que no es necesario tomarse tantas molestias para llevar un almacén, pero si piensas lo contario y crees que trabajar sobre un equipo motivado y competitivo es una prioridad y merece la pena, tus clientes te lo agradecerán, no se lo digas a nadie… un equipo competitivo aporta tanto o más valor a tu producto que cualquier otro atributo y supone una ventaja competitiva en toda regla.
La formación profesional es uno de los pilares sobre los que se asienta la construcción de una logística eficaz y capaz, que marca la diferencia entre la empresa que ofrece un servicio y la empresa que ofrece un producto.
Producto o servicio, qué es mejor
La diferencia básica entre ofrecer un servicio o un producto, estriba en la manera en que el cliente percibe que lo que está adquiriendo le aporta un valor diferencial con respecto a otros proveedores, de no existir este valor diferencial la empresa está vendiendo un producto determinado y este producto o servicio, no tiene porqué ofrecer valor al cliente, solo tiene que satisfacer las necesidades del proveedor.
Desde el punto de vista operativo, la estructura operacional de la logística de una empresa se construye desde una base en la que se establecen los parámetros para que las operaciones logísticas se realicen de una manera adecuada, objetiva, controlada, con enfoque al cliente y con los costes controlados
Desde este prisma, la formación profesional ofrece al alumno y futuro logista, a la empresa que lo contrata y al sector en general una base de conocimientos que facilitan que finalmente se puedan estructurar servicios de alto valor en lugar de productos que solo benefician al proveedor.
Cómo te ayuda la formación profesional
El responsable de FPL Academy, Jose C. Gisbert, se está dedicando a colaborar en proyectos de redacción y diseño de libros de texto relacionados con la formación profesional en las especialidades de Comercio y marketing y más concretamente en Logística y Transporte.
Desde su experiencia, ha podido constatar que una buena formación profesional, que no solo abarque el currículo académico Del Ministerio de Educación, también una formación complementaria llevada a cabo por profesionales del sector y con contenidos y textos perfectamente adaptados que interioricen la situación actual y ofrezcan al alumno una visión global del sector que sea moderna, actualizada y con vistas al futuro.
En palabras de José Carlos Gisbert:
“Recomiendo a cualquier persona que quiera entrar en el sector de la logística que realice estudios de formación profesional de grado superior, pero escogiendo correctamente la escuela en la que cursará estos estudios.
La formación profesional online y presencial que ofrecen los centros privados puede ser una excelente idea que dotará al alumno, no solo de los conocimientos exigibles por parte del Ministerio, sino que además será asesorado y su formación será complementada mediante la guía de un profesorado especialista en la materia y que le dé una visión práctica de la formación.
Tras varios años trabajando con la escuela IMF Smart Education y redactando y creando contenidos de formación profesional, puedo recomendar a esta organización como una de las que proporcionarán al alumno mejores resultados académicos y empresariales”
Desde el punto de vista académico y práctico la formación profesional es muy recomendable, por encima de otras formaciones de nivel superior, por su alcance práctico, su adecuación al trabajo que se realiza actualmente en el sector y su alta capacidad para proporcionar empleo a los estudiantes.
Vamos a describir cómo se planifica y ejecuta el proceso de preparación de pedidos, qué medios se pueden utilizar y cómo mejora la tecnología el picking.
Desde el punto de vista operativo el picking supone:
1 Alrededor del 70% de tiempo de trabajo en los almacenes.
2 Una media de 4 empleados trabajando exclusivamente (almacén medio en pequeñas empresas).
3 Cerca de un 75% de los errores que se producen en un almacén.
Desde el punto de vista del proceso, el picking supone el proceso más costoso en ejecución y más relevante a la hora de formalizar KPIs de desempeño tanto ante el cliente como en la propia explotación de la empresa. Es obvio que si estamos ante un proceso tan relevante, este debe planificarse y ejecutarse de manera estructurada y con los recursos adecuados.
Veamos una descripción funcional de un proceso de picking convencional y sus posibilidades de mejora.
Fases del proceso del picking
De manera general se puede dividir la preparación de pedidos en 4 fases (Ilustración 1).
Fase 1: Planificación y ordenes
En esta fase se pueden distinguir, por un lado, la planificación y por otro las ordenes de pedido a preparar. La planificación, que será un concepto fijo de cómo hacer el picking o con un protocolo de trabajo que requiere una organización previa y que nos va a servir para determinar cómo se realizará el proceso, de que parte se ocupa cada quien y de las directrices de comprobación, calidad y registro que serán necesarias para garantizar un picking fiable.
Por otro lado, en la 1ª fase y ya a nivel operativo, la recepción de la orden de pedido o orden de picking iniciará el proceso de preparación, que antes habremos planificado. Una orden de picking consiste en un documento interno donde se refleja el pedido de un cliente que tenemos que preparar y que debería informar al preparador de conceptos como:
Tipo o referencia del articulo (nombre, número, fotografía o ilustración, etc.)
Ubicación exacta del artículo en el almacén (pasillo, estantería, nivel, posición, boca, cajón, portal, etc.).
Número de unidades a extraer.
Referencia o número de pedido.
Datos relativos a la preparación, observaciones, etc.
Datos relativos al transporte o expedición.
También señalaremos que la orden se puede completar con conceptos como:
Número de artículos en existencia (en cada posición), de esta manera facilitamos un inventario continuo.
Apartado de verificación de calidad o conformidad.
Apartado de identificación del operario.
En función de la organización de cada almacén o de la cantidad y frecuencia en la salida de pedidos o del número de artículos en el pedido, se pueden expedir ordenes de picking para un solo pedido o para varios y pueden ser completados por un operario o varios.
En este sentido y como mejora, introduciremos el uso del SGA o ERP como facilitador de estas operaciones. Estos softwares automatizan parte del proceso de picking ayudando a ubicar la mercancía y luego a prepararla señalando al operario las instrucciones exactas para completar el pedido. El ERP o SGA se puede aplicar en la preparación de pedidos manual o con sistemas automatizados del tipo Pick-To-Light
Fase 2 y 3: Ruta de recogida y extracción de artículos
En esta parte del proceso se consume la mayor cantidad de tiempo. El operario tiene que ir extrayendo los artículos descritos en la orden, buscándolos a lo largo del almacén, para ello se debe definir un ruta de recogida que cumpla con las siguientes condiciones:
Que sea una ruta donde no se pase dos veces por el mismo sitio.
Que sea una ruta corta, es decir con la menos distancia posible.
Que sea una ruta rápida, intentando que el consumo de tiempo sea razonable.
Que sea una ruta que facilite el acceso a la mercancía.
Es necesario hacer constar que en esta fase es donde más errores se producen, ya sea porque el operario se confunda de artículo o de número de unidades, como que se extraigan artículos dañados, bloqueados o se dañe en el proceso. Por otro lado, el error puede venir de la confección de la orden, que esta contenga errores respecto al pedido original, que las ubicaciones dadas no se correspondan con las físicas o existan errores en el inventario. Finalmente, la extracción de artículos se debe realizar con los recursos adecuados y el operario debe preparar estos: carro de picking, pistola de lectura de códigos, plataformas elevadoras, carretillas o escaleras, cajones o cajas, etc.
Como mejora insistiremos en el uso de tecnología mencionada (ERP y SGA) y en especial debemos mencionar a los sistemas guiados por luces o Pick-to-light (Imagen. 2), como ejemplo del uso conjunto del ERP o SGA y este sistema que automatiza el proceso de localización y extracción de artículos, elevando la productividad a niveles entre un 40% y 200% con menos recursos. Por medio de leds, el operario visualiza rápidamente la ubicación y por medio de un display ve el número de unidades a coger y confirma la extracción. Cabe destacar la enorme capacidad de trabajo de estas instalaciones para absorber impactos en la actividad como los vividos con el COVID19 donde se reducen las plantillas y la demanda sufre fuertes fluctuaciones, los sistemas Pick-to-light son grandes soluciones como las que ofrecen especialistas como Electrotec y que nos describen en su web.
Fase 4: Preparación para la expedición
En esta fase final consolidaremos el pedido conforme a las instrucciones y los sistemas de consolidación y embalaje que tengamos previstos. En esta parte toman protagonismo las tareas de:
Comprobación de la mercancía: tanto de cantidades como de estado de los artículos, referencias, colores, tallas, etc. de manera que completemos el trabajo de verificación que tendríamos que haber hecho ya durante la fase anterior.
Consolidación para envío: protegeremos la mercancía en el interior del embalaje, cerraremos y etiquetaremos las cajas y finalmente realizaremos las operaciones complementarias como el pesado, volumen, etc.
Expedición: en este caso, básicamente se trata de colocar la mercancía en la playa de carga para que se la lleve el transportista que tenga programada la recogida.
A nivel de mejoras, igualmente insistimos en el uso de ERP y SGA para mejorar la gestión del almacén y del picking en general y la adopción de protocolos con las agencias de transporte para la recogida de la mercancía.
El proceso de preparación de pedidos no tiene por qué ser complejo si se articula un protocolo y se revisan los KPI relativos a la calidad y desempeño.
Por otro lado, los sistemas automatizados en instalaciones de almacén y el software ponen a la empresa, a medio/largo plazo, en una posición competitiva, está demostrado.
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